Как ускорять проекты, улучшая исполнение обязательств командой

По моим наблюдениям, помимо «черных лебедей» и общей непредсказуемости геоэкономических факторов, одна из частых причин краха проектов и срывов запуска новых продуктов — неисполнение обязательств партнерами, субподрядчиками или членами команды. Мы в компании «Твёрдое слово» внедрили регистрацию всех важных договоренностей команды в специальной системе выполнения договоренностей (СВД), и это стало поворотным моментом в реализации проекта. В статье — наш опыт, а также другие методы и инструменты, которые помогают командам держать слово и достигать цели.

Нет исполнения обязательств — нет бизнеса

Вы можете долго искать подрядчика или сотрудника по знакомым и рекомендациям, вычитывать договор, но вот вы оказываетесь перед фактом — то, что все договорились сделать, по какой‑то причине не происходит. Кто прав, кто виноват, как разруливать ситуацию? Есть строго формальные пути — разрыв договорных отношений, суд, увольнение за неисполнение трудовых обязанностей. Они ограничены документарными рамками, длительны в силу загрузки судебной системы, и самое главное, не решают корневой проблемы — дело от этого быстрее не делается.

Можно пытаться приводить бронебойные аргументы, взывать к совести противоположной стороны, но, как ни странно, у нее тоже будет своя правда и своя позиция, которая выглядит довольно убедительно и подкрепляется большим количеством слов.

И как же в этих условиях получить результат и не загубить дело?

Что помогает держать слово: практики и инструменты

В корпоративной и предпринимательской среде наработаны разные подходы к решению этой задачи.

Системы OKR (Objectives and Key Results). Четкая постановка целей с измеримыми результатами позволяет каждому участнику понимать, что именно он обещал сделать. Прозрачность и регулярные ревью‑процессы способствуют ответственности. Умение грамотно поставить цели по ОКР — для многих задачка со звездочкой, ведь нужно связать “верхнеуровневые” цели компании и персональную цель каждого сотрудника. Именно поэтому ОКР специально обучаются, и часто можно слышать “ваш ОКР не работает”. Однако при грамотном применении система способна значимо повышать эффективность.

Ретроспективы и командные соглашения (Team Agreements). Регулярное обсуждение того, что работает, а что — нет, помогает вырабатывать общие правила и этические рамки: как мы договариваемся, как выполняем, что делаем при срыве сроков. Риск здесь — когда на словах все со всем согласны и прилагают максимум усилий, а по факту команда продолжает буксовать и “забалтывать” проблему.

Системы выполнения договоренностей (СВД). Это отдельный новый класс решений, которые не только фиксируют договоренности, но и обеспечивают механизм их исполнения: деловая репутация, разрешение споров с участием компетентных доверенных лиц сторон, ограниченный доступ для участников, нарушивших обязательства. Один из таких примеров — система, которую мы внедрили у себя в компании, и о которой расскажем ниже.

Практика показывает: человеку сложнее отказываться от выполнения своих обязательств, если разбираться в ситуации придётся с хорошо знакомыми партнерами, а не абстрактными юристами или судьями. Деловую репутацию «среди своих» хочется поддерживать на высоком уровне. Когда вопрос решается по существу людьми, понимающими обстоятельства и особенности сторон, больше шансов найти путь, который приведет к продуктивному результату общего проекта, а не формальному «я не виноват» и краху.

Как СВД помогла нашему проекту выйти на результат

Команда, разработавшая проект техночейн «Сделано в БРИКС», прошла долгий и непростой путь слаживания, согласования миссии, цели и образа будущего, создания дорожной карты проекта и проработки многих его технических, финансовых и маркетинговых аспектов.

Был создан программный прототип системы, в котором реализованы все основные принципы работы, отлажены алгоритмы и протоколы. Настало время переходить к активному внедрению.

Именно тут проект «забуксовал». Согласованные на командных встречах действия откладывались или делались не в полном объеме, кто‑то «тащил» половину задач, а кто‑то объяснял, почему нужно выполнять их по‑другому. Все это были люди, которые финансово вложились в создание продукта, и, казалось, кровно заинтересованные в его скорейшем продвижении. Но на встречах команды возникали убедительные объяснения, а нужные задачи не решались.

Тогда было решено начать фиксировать договоренности о распределении задач в команде в СВД. Система предполагает запись объективной деловой репутации как соотношения числа рекламаций и общего количества заключенных сделок автоматически по мере закрытия сделок, её отображение как % надежности около имени каждого контрагента в системе, разрешение споров за 72 часа с мирителями — доверенными компетентными представителями каждой из сторон.

Каждый уже был зарегистрирован в системе вместе со своими мирителями, поэтому достаточно было нажатием нескольких кнопок за минуту отметить наличие договоренности, и отслеживать ее выполнение. Что произошло дальше? Оказалось, что не все участники команды готовы отвечать за свои слова. Кто‑то не вовлекает «настоящих» мирителей, кто‑то вообще не хочет отмечать договоры в системе. Ну, а у тех, кто и так делал работу с перевыполнением плана, проблем не возникло никаких.

Какой инструмент выбрать?

1. OKR идеальна, когда важно согласование целей на всех уровнях и замер прогресса.
2. Agile используем, чтобы обеспечить процессам и команде гибкость и итеративное улучшение.
3. СВД помогает там, где невозможно добиться результата формальными методами, и важно быстро достигать сложных целей, не тратя лишних денег.

Каждой команде стоит подбирать комбинацию методов под свои задачи. Главное — помнить: именно исполнение обязательств каждым членом команды превращает проект в работающий бизнес.