HR‑бот: что это и какие задачи решает
Каждый день HR‑специалисты просматривают резюме, обрабатывают отклики, проводят интервью, оформляют документы, помогают адаптироваться новичкам и составляют отчёты. Такие повторяющиеся задачи занимают около 60% рабочего времени, снижают продуктивность и демотивируют.
Чтобы этого избежать, большинство процессов можно автоматизировать. Расскажу, какие задачи доверить чат‑ботам.
Что такое HR‑боты и их преимущества для бизнеса
HR‑боты — это специализированные чат‑боты, которые автоматизируют процессы найма, адаптации, вовлечения, информирования и обучения сотрудников. Они могут быть как с искусственным интеллектом, так и без него. Например, ИИ‑ботов чаще используют, чтобы отвечать на повторяющиеся вопросы, а обычных — для сбора данных от соискателей и сотрудников.
Чат‑бот для HR берёт на себя рутинные задачи и освобождает рабочие часы менеджеров. Например, может провести опрос, подскажет, как оформить документы, или расскажет новости компании. Это помогает увеличить скорость найма и производительность, а также снизить выгорание и ошибки человеческого фактора.
У чат‑ботов есть и другие преимущества.
Работают 24/7. HR чат‑боты обрабатывают запросы мгновенно в любое время суток. Например, если кандидат откликнулся на вакансию вечером или в выходные, ИИ ответит ему и проведёт опрос, чтобы собрать информацию для менеджера.
Также боты удобны для тех, кто работает в другом часовом поясе или в ночную смену. Сотрудники получают ответы на вопросы в удобное для них время, а HR‑специалистам не приходится обрабатывать накопившиеся запросы на следующий день.
Удобны для пользователей. Согласно статистике, 73% россиян активно пользуются чат‑ботами, половина из них предпочитает делать это в мессенджерах. С HR‑ботом можно пообщаться в любое время и мгновенно получить ответы на свои вопросы, поэтому такой формат взаимодействия будет удобным как для действующих сотрудников, так и для кандидатов.
Систематизируют информацию. Например, бот занесёт данные о кандидате в таблицу, составит список тех, кому нужно пройти обучение, или сделает анализ резюме и даст оценку, насколько соискатель подходит под требования вакансии.
Боты многозадачны. Например, они одновременно общаются с сотней соискателей по десяткам вакансий, отвечают сразу в нескольких мессенджерах и заносят данные в разные системы, ничего не упуская.
Таким образом, внедрение HR‑ботов позволяет сделать процессы качественнее для обеих сторон. Менеджеры по персоналу получают умного помощника, который освобождает им время для более важных задач. А соискатели и сотрудники быстрее решают свои запросы, что помогает повысить их лояльность к компании. Дальше подробнее рассмотрим, какие задачи можно автоматизировать с помощью чат‑ботов для HR‑процессов.
Что передать боту на этапе найма
Найм сотрудника состоит из нескольких шагов, количество которых может меняться в зависимости от должности. Обычно HR‑менеджеры делают следующее:
- размещают вакансию на сайте компании и job‑агрегаторах;
- обрабатывают отклики;
- проводят первичный опрос кандидата;
- заносят данные в таблицу или корпоративную систему;
- назначают интервью;
- дают обратную связь;
- составляют отчёты.
Для технических или digital‑специалистов добавляют этапы тестового задания и повторного интервью. Например, копирайтер может пообщаться сначала с HR‑менеджером, потом с главным редактором, а затем ещё и с директором по маркетингу. Менеджеры по продажам могут дополнительно проходить оценку навыков презентации и психологическое тестирование. Рассмотрим подробнее, как использовать HR‑боты, чтобы сделать подбор персонала проще и быстрее.
Знакомство с вакансиями. Соискатели просматривают вакансии не только на агрегаторах, но и, например, в Telegram‑каналах по поиску работы или на сайте компании. На этом шаге можно подключить бота, который будет общаться с кандидатом в мессенджере или в онлайн‑консультанте.
Например, сделать меню с открытыми вакансиями и сгруппировать их по категориям — «Маркетинг», «Техподдержка», «Тестирование». Пользователь выберет ту, что его интересует, и в ответ HR чат‑бот направит инструкцию, как откликнуться. В сценарий такого бота можно включить ответы на часто задаваемые вопросы:
- место и график работы;
- условия оформления;
- чем занимается компания;
- сколько этапов отбора.
Обработка откликов и первичный опрос. По данным исследования HeadHunter, 60% соискателей негативно относятся к компаниям, которые не реагируют на отклики, а 40% теряют интерес к вакансии, если им не ответили в течение 3 дней. При этом на одну вакансию могут откликнуться сотни кандидатов в разных каналах, и рекрутер не успевает дать обратную связь каждому в короткие сроки. В результате 15% соискателей уже находят работу к тому моменту, когда HR связался с ними.
Чтобы не терять лояльность кандидатов и увеличить скорость ответа, можно подключить HR‑бота для подбора персонала к сайту, социальным сетям и мессенджерам. Бот ответит на отклик и проведёт первичный опрос, чтобы выяснить, насколько кандидат подходит под требования компании.
Таким образом, благодаря автоматизации до рекрутеров доходят только релевантные отклики, а все соискатели получат обратную связь.
Назначение интервью. Бот согласует время с кандидатом и отправит ссылку на конференцию, если собеседование проходит онлайн. В день интервью чат‑бот напомнит о встрече и сообщит HR‑менеджеру, если планы кандидата изменились.
Обратная связь кандидатам. Чат‑бот может координировать соискателей на всех этапах отбора. Например, сообщит о результатах выполнения тестового задания, отправит отказ и объяснит, почему кандидата не готовы пригласить в компанию, или, наоборот, сделает оффер и расскажет о дальнейших шагах.
Сбор данных в единую систему. Бот можно интегрировать с Google‑таблицей, специализированной HR‑платформой или CRM‑системой. Он будет сохранять данные о соискателях и двигать их по воронке.
Что может чат‑бот для сотрудников
На этапе найма рутинные задачи в работе HR‑специалистов не заканчиваются. Они помогают адаптироваться новичкам, отвечают на вопросы сотрудников, оформляют документы, делают корпоративные рассылки, организуют обучение и ревью. Часть этих задач можно автоматизировать.
Онбординг. По статистике HH.RU, 35% новых сотрудников испытывают негативные эмоции, потому что не понимают, какие у них задачи, 30% не знают, куда обратиться с вопросами, а 28% ощущают информационный вакуум. Снизить стресс от смены работы помогает онбординг — это процесс адаптации нового сотрудника.
Во время онбординга новичок разбирается в своих обязанностях, знакомится с коллегами и узнаёт о внутренних правилах компании. Если процесс выстроен хорошо, снижается текучесть кадров, уменьшается количество ошибок и повышается производительность.
Повысить качество онбординга помогут HR‑боты для адаптации персонала. Им можно задать любые вопросы, даже те, что кажутся «глупыми», и мгновенно получить вежливый ответ.
ИИ‑помощник расскажет, как оформить документы, какие материалы изучить в первую очередь, к кому обратиться, чтобы настроить рабочие программы. На следующих этапах онбординга бот может постепенно знакомить нового сотрудника с корпоративной культурой, ключевыми лицами в компании и собирать обратную связь о том, как проходит адаптация.
Координацию внутренних процессов. К ним относятся: оформление документов, информирование о новостях, опросы, приглашения на встречи, поздравление с днём рождения и другие повторяющиеся действия. Все эти задачи можно автоматизировать.
Например, если обучить бота по вашей базе знаний, он подскажет сотрудникам, как оформить отгул, подать заявление на отпуск, получить справку. ИИ‑помощник соберёт необходимые документы — СНИЛС, полис, ИНН, скан паспорта и передаст их в бухгалтерию или отдел персонала.
Также бот может рассказывать о новостях компании, приглашать на внутренние встречи и проводить опросы. Например, отправит сообщение с предложением присоединиться к поздравлению коллеги с днём рождения или узнает мнение сотрудников, где лучше провести новогодний корпоратив.
Обучение. В боте можно запустить тест или курс с различными заданиями. Например, посмотреть видео и ответить на вопросы по нему. Сотрудникам не придётся изучать новую платформу, создавать аккаунт и придумывать пароль — обучение будет проходить в привычном мессенджере, который всегда под рукой.
Чат‑бот напомнит об очередном уроке, отправит домашнее задание и проконтролирует его выполнение. Например, попросит написать отчёт или развёрнутый ответ на вопрос до следующего занятия.
Чтобы повысить мотивацию сотрудников, можно добавить соревновательный момент и корпоративные подарки для самых активных учеников. Например, начислять баллы, присваивать ачивки и формировать рейтинги, которые бот будет отправлять всем участникам. После окончания обучения сотрудник сможет обменять накопленные бонусы на призы от компании.
Организацию performance review. Примерно раз в полгода компании проводят оценку профессиональных навыков и результатов работы всех сотрудников — performance review. Этот метод помогает понять сильные и слабые стороны персонала, отследить прогресс в развитии, определить цели на следующий период и принять решение о повышении зарплаты или выплате премии.
Единого стандарта performance review нет, компании адаптируют процедуру под свои задачи и возможности. Например, в Smartbot этот процесс состоит из 6 этапов:
- Самооценка (self review): сотрудник заполняет анкету, где рассказывает о своих задачах и результатах.
- Подготовка матрицы обзора: в ней прописывают, кто и кого оценивает.
- Рассылка заполненных анкет респондентам: тем, кто даёт обратную связь по участникам ревью.
- Свод данных: наставник анализирует self review сотрудника и фидбеки от коллег, даёт свою оценку и формирует отчёт.
- Презентация экспертам: на встрече обсуждают результаты, утверждают или меняют оценку и дают ей обоснование.
- Подведение итогов: топ‑менеджеры компании принимают решение о повышении и передают результаты HR.
Performance review отнимает много времени и создаёт дополнительную нагрузку на сотрудников всех уровней — от стажёров до топ‑менеджмента. Чтобы ускорить процесс и сделать его проще для всех участников, мы автоматизировали часть этапов с помощью чат‑бота.
В нём есть сценарии для тех, кто проходит ревью, и респондентов. По команде бот отправляет нужные инструкции — как сделать self review или дать обратную связь о работе с коллегой. Также чат‑бот напоминает о дедлайнах и информирует, если есть изменения в процессе. Например, когда увеличили срок одного из этапов.
Где и как создать HR‑бота
Можно купить готовое решение, которое предлагают вендоры. Так, вам не придётся тратить время и ресурсы на разработку бота. Минус в том, что готовый продукт не всегда можно адаптировать под ваши процессы.
Второй вариант — сделать чат‑бота для HR‑процессов самостоятельно на конструкторе. Для этого необязательно иметь навыки программирования — есть платформы с интуитивно понятным интерфейсом, готовыми шаблонами и инструкциями. Также можно заказать разработку чат‑бота «под ключ». Плюсы этих двух вариантов в том, что компания сможет гибко настраивать бота под свои потребности и быстро вносить изменения в алгоритм, например, добавлять новые сценарии.
Главное
Только 5% компаний используют ИИ в HR‑процессах, но 46% планируют внедрить чат‑ботов в ближайшем будущем. Я считаю, что автоматизация — это конкурентное преимущество для бизнеса. Компании, которые внедряют HR‑ботов для адаптации и управления персоналом, получают больше релевантных резюме, увеличивают скорость найма, удерживают сотрудников и повышают их лояльность.
Конечно, искусственный интеллект не заменит человека — у него нет эмпатии, он не может принять решение. Но чат‑боты освобождают ресурсы, которые можно потратить на более важные и сложные задачи, например, развитие HR‑бренда.
А вы используете чат‑ботов для автоматизации HR‑процессов?