Эра гибких офисов: что будет востребовано в 2025 году

Гибкие офисы — тренд, который активно обсуждается последние несколько лет. Но стал ли он реальностью? Поговорим о том, как меняется офисное пространство и что ждёт его в будущем.

Гибкий же офис — это просто готовые рабочие места или пространства с более комфортными (гибкими) по сравнению с традиционным офисом условиями аренды и с набором дополнительных сервисов. В этом смысле предлагаемые операторами готовые решения хоть и универсальны, но не могут учитывать индивидуальные параметры пользователей в части операционных задач и текущих бизнес-процессов, характерных для конкретных организаций.

Поэтому далее мы будем говорить о гибком офисе в контексте эффективного кастомизированного рабочего пространства, отвечающего целям и стратегиям компании, а также обеспечивающее сотрудникам оптимальные условия, основываясь на типах их работы.

Тренд на гибкие офисы сформировался по нескольким причинам. С одной стороны, в условиях волатильности компании ищут решения, которые позволяют адаптироваться к изменениям в требованиях и приоритетах в любой момент времени проекта. С другой, он является следствием нового запроса людей — желания находиться в офисах не 100% своего рабочего времени.

Работодатели и сотрудники сошлись на гибкости, стремясь, с одной стороны, сократить расходы и повысить производительность, а с другой — добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Согласно данным Nature, гибридный график признан наиболее эффективным для сотрудников. По результатам исследования, он снижает число увольнений на руководящих должностях и повышает удовлетворённость сотрудников. Это подтверждают и социологические исследования. По информации Level Group, 42% россиян хотят гибридный график.

В то же время, согласно многим отечественным и зарубежным опросам и исследованиям прошлого года, большинство работодателей намерены вернуть сотрудников в офисы и активно работают в этом направлении.

При этом, половина компаний сталкиваются с высоким оттоком сотрудников, треть испытывают трудности с набором персонала, а ¾ сотрудников декларируют готовность уволиться, если их обяжут вернуться в офис.

Небольшой, но показательный пример. К нам пришла компания, которая организовала в офисе кофе-пойнты с зонами для коллабораций, но они оказались невостребованными. Почему? Исследование показало, что причина — в корпоративной культуре. Руководство не поддерживало среди сотрудников неформальную коммуникацию. Общаешься с коллегами не по работе? Значит, “лоботрясничаешь”. Это сводило на нет все попытки использовать кофе-пойнт для кросс-функционального взаимодействия.

По этой причине мы рекомендуем перед трансформацией офисного пространства в гибкий формат изучить внутренние процессы. Провести анализ поведения, корпоративной культуры, скрытой динамики, привычек работников. Это помогает понять, что происходит на самом деле, как сотрудники используют офис, что мешает их эффективности, а что мотивирует.

При этом нужно учитывать не только функциональные, но и дисфункциональные привычки. Для одного из проектов мы изучали причины низкой утилизации (степени полезного использования) 400 рабочих мест в офисе. Одним из основных триггеров оказалась плохая шумоизоляция. Сотрудники предпочитали работать из дома, так как даже на 30% заполненный офис создавал серьёзный акустический дискомфорт и порождал конфликты. Например, аналитикам мешал громкий отдел продаж, что вызывало неудобство для всех сторон.

Важное дополнение: существующие стереотипы — не то, на что нужно опираться при анализе. Есть мнение, что айтишники — интроверты, а в PR развита коллаборация между людьми. На деле в каждой компании всё индивидуально и находится под влиянием множества факторов.

Когда офисное пространство не используется на полную мощность, проблема часто кроется во внутреннем протесте сотрудников. А протест возникает, если декларируемые ценности расходятся с реальностью.

Например, сотрудников призывают чаще приходить в офис, а само руководство посещает его раз в полгода. Если нет “амбассадоров” рабочего процесса, то и организован он правильно не будет.

Аналогичная ситуация возникает в компаниях, где директивно устанавливают обязательное посещение. Яркий пример — Apple. После пандемии руководство в приказном порядке сообщило сотрудникам, что им нужно появляться в офисах не менее 3 раз в неделю. Это шло вразрез с самим позиционированием бренда — возможностью работать из любой точки мира. Результат — публикация петиции от сотрудников против возвращения в офисы.

Бизнес говорит: “Нам нужен коворкинг!” В ответ нужно задать вопрос: “Нужен коворкинг, чтобы что?” Непонимание целей тормозит развитие. Гибридные офисы — это не аксиома, а направление, в котором развивается корпоративный мир.

Сейчас основная дискуссия сводится к тому, как оптимально организовать офисное пространство, чтобы сотрудники хотели возвращаться в офис. Многие компании столкнулись с дилеммой: рабочих мест не хватает, при том, что утилизация рабочих мест низкая и офисы пустуют, а аренда слишком больших площадей продолжает «съедать» значительные бюджеты.

Один из наших заказчиков попал в подобную ловушку. Число сотрудников росло, компания столкнулась с дефицитом переговорных комнат. На деле оказалось, что сотрудники просто не могут рационально использовать переговорные зоны, находясь по два-три человека в помещениях на 12 человек. Большие помещения оставались недозагруженными, а для малых встреч сотрудники не находили места. Этот пример подчёркивает важность аналитики и точных цифр при организации пространства. Нужное решение — адаптировать помещения, а не расширять площади.

Много примеров удачного внедрения гибкого офиса. Для одного из проектов организовали зоны — от тихих мест для работы и кабинок до спортзон, лаунж-зон и фреш-баров. Разнообразие позволяет сотрудникам выбирать формат, наиболее подходящий их задачам. Люди чувствуют себя свободно и могут спокойно перемещаться из зоны в зону. Это история про сильную корпоративную культуру. При этом, в ходе работы, компания утвердила план по двукратному росту численности сотрудников.

Когда компании следует задуматься об изменениях:

Нужно также понимать взаимное влияние: пространство формирует культуру, а культура формирует пространство. Только так это и работает.

Мы рекомендуем проводить чекап рабочего пространства как минимум раз в год, чтобы превентивно выявлять деструкторы и находить возможности для улучшений.

Гибридные офисы — не просто модный тренд, а стратегический шаг для компаний, которые хотят сохранить лидерство и конкурентоспособность привлекая и удерживая таланты.