Аутсорсинг закупок: снижаем издержки, повышаем эффективность

Что такое аутсорсинг закупочной деятельности?

Услуги компаний‑аутсорсеров уже давно активно используются в таких направлениях, как бухгалтерский учет, разработка программного обеспечения и сайтов, техническая поддержка и обслуживание IT‑инфраструктуры, юридическое обеспечение деятельности компании, кадровый учет и управление персоналом, маркетинг и реклама и др.

Еще одним направлением, где активно применяется аутсорсинг, является сфера закупок. Это может быть как частичная помощь с подготовкой документации, размещением заявок и другой операционной деятельностью, так и полное сопровождение всего закупочного цикла. Внешние специалисты могут взять на себя планирование, подготовку и проведение закупок, работу с инициаторами (внутренними службами компании, которым требуются товары, работы, услуги) и ведение отчетности. Часто задачей привлеченных экспертов является не только выполнить работу, но и оптимизировать существующие процессы в компании. А если организация новая, аутсорсинг помогает настроить все закупочные процессы с нуля, опираясь на обширный бэкграунд и опыт внешних специалистов.

Кому и зачем нужен аутсорсинг в закупках?

Государственные и корпоративные закупки жестко регламентированы законодательством. При этом и сами законы, и многочисленные подзаконные акты регулярно обновляются: постоянно появляются новые правила, процедуры и ограничения. За всеми этими изменениями непросто уследить даже специалисту высокого уровня, особенно учитывая большие объемы текущих задач и высокую степень ответственности.

Ситуация осложняется дефицитом квалифицированных специалистов в сфере закупок. Несмотря на длительный срок существования рынка государственных и корпоративных закупок, количество профессионалов значительно отстает от потребностей рынка. Причина проста: заработные платы закупщиков, работающих в государственных учреждениях, зачастую ниже рыночных ставок частных компаний, хотя уровень ответственности гораздо выше — вплоть до штрафов и уголовной ответственности. Как следствие, многие опытные профессионалы предпочитают искать работу в коммерческой среде, оставляя рынок государственных закупок испытывать нехватку квалифицированного персонала.

Многие организации сталкиваются с тем, что их закупочная деятельность сконцентрирована в каком‑то одном периоде, например, в течение 2‑3 месяцев в году. Примером может служить образовательная сфера, где закупки продуктов питания происходят, как правило, раз в полгода (в начале лета и в конце года), а капитальные ремонты, являющиеся тяжелыми закупками в плане знаний и опыта, проходят раз в 2‑3 года, обычно летом. Держать постоянный штат сотрудников в условиях такой неравномерной нагрузки нецелесообразно, и внешние специалисты выступают здесь «рукой помощи», помогая полностью или частично закрывать закупочную деятельность в пиковые периоды.

Еще одна достаточно нередкая ситуация — это разовая необходимость закупки товаров, отличных от стандартных номенклатурных позиций. К примеру, штатный сотрудник занимается преимущественно приобретением бумаги, канцтоваров и типовых запчастей, но однажды возникла потребность в закупке сложного технического изделия, например медицинского оборудования или услуг по строительству нового здания. Каждый новый объект требует знания особых условий закупки, стандартов качества и спецификаций. В этих случаях целесообразно привлекать внешних специалистов, способных профессионально организовать такую сделку и минимизировать риски для компании.

Аутсорсинг также может существенно помочь начинающим участникам рынка госзакупок. Компании‑поставщики, впервые сталкивающиеся с процедурами закупки по закону № 44‑ФЗ или № 223‑ФЗ, испытывают значительные трудности на старте. Им предстоит пройти регистрацию в единой информационной системе (ЕИС), выпустить квалифицированную электронную подпись, аккредитоваться на электронных торговых площадках, изучить специфику составления документов и распространенные ошибки участников торгов. Самостоятельная подготовка требует значительных временных затрат и несет риски серьезных финансовых потерь: одна незначительная ошибка способна привести к отказу в допуске к торгам, а в некоторых случаях — к включению в реестр недобросовестных поставщиков. Использование возможностей аутсорсинга закупок позволяет эффективно и быстро решить эти вопросы.

Чем еще может быть полезен аутсорс?

Поиск закупок с максимальными шансами на выигрыш. Специалисты‑аутсорсеры изучат огромный массив закупок (он составляет около 3 млн процедур в год), проанализируют закупочную документацию (в отдельных случаях она может быть объемом до 500 страниц), составят краткий сравнительный отчет по ключевым параметрам конкурсной документации (включая требования к поставляемым товарам, работам или услугам, сроки исполнения контрактов, необходимость оформления банковских гарантий и наличие специальных условий) и подберут для поставщика наиболее подходящие лоты исходя из его специализации и возможностей.

Подготовка заявки на участие в закупке. Таким образом, у вас больше шансов избежать ошибок и несоответствий условиям конкурсной документации.

Жалоба в ФАС. В случае возникновения спорных ситуаций получить помощь в подготовке жалобы в ФАС или защиты своих интересов в суде.

Как это работает: форматы взаимодействия и особенности интеграции

Подключение по заявке. Привлеченные специалисты работают только по конкретным обращениям клиента, реализуя отдельные запросы и проекты.

Параллельная работ. Аутсорсеры могут работать одновременно с внутренним отделом закупок компании‑заказчика, при этом каждая сторона выполняет свою часть работы.

Полная замена отдела. Аутсорсинговая компания полностью берет на себя все вопросы закупочной деятельности организации.

Интеграция внешних специалистов во внутренние системы осуществляется путем прямого контакта со всеми задействованными лицами. Однако важно понимать, что полное исключение участия должностных лиц самой организации в закупочной деятельности невозможно из‑за законодательных требований:

Для рассмотрения заявок по проводимой закупке законодательство требует создания закупочной комиссии. В ее составе должны быть непосредственно сотрудники самой организации (обычно это директор, главный бухгалтер, специалист по закупкам — необходимо минимум три человека, общее число членов комиссии должно быть нечетным).

Некоторые этапы — например, согласование коммерческого предложения, предоставления обеспечения, подписание протоколов и заключение договора — также остаются в зоне ответственности клиента. Аутсорсер может подготовить документы, но не может принять за компанию обязательства.

Статистика использования аутсорсинга в закупках

Практика показывает высокую востребованность аутсорсинговых услуг. По данным Smart Ranking, в 2024 году совокупная выручка 15 крупных игроков рынка аутсорса составила почти 20,9 млрд рублей. А это на 13% больше, чем в 2023 году.

Или же возмем статистику электронной торговой площадке «Торги223». За услугами помощи на разных этапах (мелкая разовая помощь, подготовка документации, размещение, операционная деятельность) обращается до 60% клиентов — как организации‑заказчики, так и поставщики.

Чтобы не быть голословными, давайте обратимся к реальным кейсам и посмотрим на реальный опыт успешного перехода к аутсорсингу закупочной деятельности

Ситуация. Крупнейший региональный аэропорт, находившийся ранее вне сферы действия Федерального закона № 223‑ФЗ («О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»), перешел под управление крупной управляющей компании. После смены руководства предприятие попало под статус естественной монополии, обязывающей соблюдать нормы указанного закона.

Изменение статуса привело к увеличению нагрузки на службу закупок. При этом управляющая компания в рамках оптимизации расходов провела сокращение штата. Если раньше численность отдела закупок составляла восемь человек, то теперь осталось лишь двое сотрудников, которым пришлось справляться с возросшим объемом работы. Осенью ситуация еще более обострилась: сотрудники болели, а количество закупок росло — в частности, увеличились объемы закупок топлива, расходных материалов, антигололедных жидкостей и прочих жизненно необходимых позиций для бесперебойной работы аэропорта.

Перед руководством возникла дилемма: нехватка квалифицированных специалистов, неспособность справиться с новым уровнем документооборота и ответственностью, вызванной переходом под Федеральный закон № 223‑ФЗ, отсутствие опыта, дефицит человеческих ресурсов и усложнившиеся административные процедуры стали преградой для эффективного функционирования службы закупок.

Решение. Руководством аэропорта было принято решение обратиться за услугами аутсорсинга. Специалисты привлекли нашу компанию для оказания помощи в управлении закупочным процессом. Был заключен контракт на полное сопровождение закупок в течение полугода: мы приняли на себя полную ответственность за подготовку документации, проведение конкурентных процедур и обеспечение прозрачности процесса закупок. Одновременно мы помогли наладить внутренний документооборот и организовать эффективное взаимодействие между подразделениями компании. Особенное внимание уделялось оптимизации внутренних процессов согласования и внедрению электронных инструментов управления документами. Сотрудники получили базовые знания о работе в рамках нового правового поля, необходимые для дальнейшего самостоятельного функционирования.

В результате:

1. Скорость прохождения сделок сократилась в два раза.
2. Значительно повысилось качество подготовки документации, уменьшилось количество повторных проверок и возвратов документов.
3. Улучшилось внутреннее взаимодействие подразделений, возросла общая эффективность рабочих процессов.
4. Руководство получило возможность сосредоточить ресурсы на основных направлениях развития бизнеса, освободившись от избыточных административных нагрузок.
5. Аэропорт успешно перешел на новый этап работы, обеспечив соблюдение правовых норм и повысив эффективность закупочного процесса.

Подводим итоги

Аутсорсинг в закупках показывает свою ценность именно на практике. Он помогает компаниям экономить ресурсы: нет необходимости содержать постоянный штат, оплачивать налоги, рабочие места и обучение — расходы возникают только тогда, когда действительно выполняется работа. При этом бизнес получает доступ к опыту специалистов, которые ежедневно проводят десятки закупок, сталкиваются с редкими кейсами, спорными требованиями и даже судебными спорами. Такой бэкграунд позволяет им заранее видеть риски и предлагать решения, на которые внутренней команде может просто не хватить насмотренности.

Гибкость — еще один важный плюс. Подрядчика можно подключить под один тендер или закрепить на год, масштабируя объем работ в зависимости от сезонности. Это избавляет от необходимости раздувать штат, когда нагрузка растет, и потом искать, чем занять сотрудников в спокойные периоды.

И, наконец, аутсорс снижает количество ошибок. Специализированные компании работают по четким алгоритмам, используют шаблоны и автоматизированные проверки, поэтому вероятность технических недочетов и отклонений заявок сокращается в разы. Все это делает аутсорс удобным инструментом для тех, кто ценит эффективность и предсказуемость результата.