Как правильно оформить предоплату
Условия предоплаты можно указывать в договоре достаточно свободно. Главное — согласовать размер и сроки внесения аванса с партнером.
📝 В конце статьи даем пример, как отразить предоплату в договоре и какие дополнительные условия в нем можно прописать.
👉 Налоговая служба напомнила, как принимать предоплату с онлайн‑кассой.
👉 Минфин: оформлять онлайн‑заказ без предоплаты можно без кассы.
👉 Как интернет‑магазинам оформлять чеки предоплаты и полного расчета.
👉 Минфин: гостиницам нужно уплачивать турналог с предоплаты от постояльца.
Что такое предоплата и чем она отличается от аванса
Предоплата — это часть денег или вся сумма, которую клиент вносит продавцу или исполнителю до передачи товара, совершения работы или оказания услуги.
В законе нет четкого отличия между авансом и предоплатой — оба термина считаются предварительной оплатой товаров, работ и услуг. Поэтому в договорах можно использовать оба термина как синонимы. Но в рамках одного документа лучше называть такой платеж единым образом — только предоплатой или авансом.
Есть небольшие расхождения в сферах употребления двух терминов. В гражданском кодексе о предоплате сказано в контексте платежей по договорам купли‑продажи товаров. А аванс чаще используют по договорам подряда, оказания услуг и другим — когда речь не о передаче товара, а о выполнении работы или оказании услуги.
Виды предоплаты
Можно выделить три вида предоплат:
- частичная предоплата — покупатель вносит заранее лишь часть стоимости, например 50%, а оставшуюся часть оплачивает при отгрузке или оказании услуги;
- полная предоплата — покупатель перечисляет всю сумму до начала работы исполнителя. Такой формат распространен, например, при индивидуальном заказе оборудования, покупке лицензионного ПО, импортных закупках, когда товар отгружается позже;.
- предоплата по графику — покупатель вносит деньги частями по заранее согласованному календарю. Такой формат используют при длительных контрактах или поставках партиями.
Часто размер предоплаты — предмет переговоров. Бизнес не может самостоятельно установить предоплату и стоять на своем — приходится ориентироваться на рынок.
«Последние два года действует высокая ключевая ставка — привлечение денег стоит дорого. Из‑за этого возник тренд — неохотная работа по предоплате со стороны клиентов. То есть покупатели стремятся платить любые деньги только после сделки.
Тяжелее договориться о предоплате, если предложение бизнеса не уникально. Если аналогов нет — легче установить 30—50% предоплаты. Однако в этом случае клиенты обычно просят скидку, чтобы компенсировать недополученную выгоду от использования денег.
Мы оказываем ИТ‑услуги — продаем лицензии на ПО и встраиваем его клиенту. Из‑за особенностей сферы мы можем брать 100% предоплаты за сами лицензии и из этих денег платить сотрудникам, которые будут работать над заказом.
Но даже в этих условиях мы наблюдаем, как неохотно платят некоторые клиенты, как они затягивают сроки. У менеджеров части заказчиков даже есть KPI, как затянуть сроки оплаты подрядчикам».
Кирилл Пивоваров
Совладелец и коммерческий директор Rocket ScienceКак правильно оформить предоплату
Внесение предоплаты нужно указать в договоре. Вот основные правила:
- Нужно указать точную сумму — будь то частичная или полная предоплата. Сумму стоит указать цифрами и прописью.
- Можно подробнее описать срок внесения предоплаты — например, сразу после подписания договора, в течение определенного срока или до отгрузки.
- Зафиксировать обязательства — указать, когда нужно передать товар, оказать услугу, выполнить работу. Еще нужно прописать, какие последствия будут при задержке: возврат предоплаты, неустойка, перенос сроков.
Если берете предоплату лично, после подписания договора нужно выставить счет на оплату или провести деньги через кассу. После оплаты нужно выдать доказательство, что вы получили деньги, — платежное поручение или кассовый чек.
Если берете предоплату через сайт, нужно заранее опубликовать публичную оферту и указать, за какие конкретные товары или услуги бизнес берет предоплату. После оплаты клиент должен автоматически получить онлайн‑чек.
Когда услуга оказана, нужно оформить универсальный передаточный документ. Напомним, с 1 января 2026 года УПД — единственный официально признанный электронный документ, который подтверждает отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Оферту публикуют на сайте продавца. Договор считается заключенным автоматически, если клиент согласится на предложение. Например, нажмет на кнопку «Оплатить».
Какие есть риски при оформлении предоплаты
Предоплата не гарантирует, что сделка завершится по плану. Покупатель может задержать вторую часть оплаты, а продавец — нарушить сроки поставки. Для клиента больше рисков, когда поставщик работает по 100%-ной предоплате, — бизнес может остаться без товара, а деньги будут «заморожены» до исполнения.
«При работе по предоплате можно допустить налоговую ошибку — отразить в бухгалтерском учете аванс как доход и заплатить с него налог. На самом деле платить налог нужно, только когда сделка завершена, подписаны закрывающие документы и продавец получил все деньги.
Есть еще риск — получить кассовый разрыв. Например, предприниматель взял предоплату и с этих денег выплатил зарплату и рассчитался с подрядчиками. Если плохо спланировать финансы, на работу по договору денег может не остаться. Предоплата — это не деньги бизнеса, а обещание сторон выполнить свою часть сделки. Тратить эти деньги на другие нужды предпринимателя не стоит».
Ирина Долматова
Основатель ID Стратегия«Заказчику всегда выгоднее работать только по постоплате. Так он пользуется оставшимися у него деньгами как бесплатной ликвидностью. Фактически это беспроцентный заем у компании, которой он должен деньги.
А продавцу наоборот — всегда выгоднее работать по максимальной предоплате. Если деньги не нужны в обороте, их можно даже положить на бизнес‑вклад и дополнительно заработать на процентах».
Кирилл Пивоваров
Совладелец и коммерческий директор Rocket ScienceЕсли заказчик внес предоплату, а потом решил расторгнуть договор, нужно вернуть ему деньги в течение семи календарных дней, если иной срок не указан в договоре. Если просрочить возврат, заказчик будет вправе начислить проценты по текущей ставке ЦБ.
Как прописать условия предоплаты в договоре
Ниже — практический шаблон формулировки, который можно адаптировать под конкретную сделку:
«Покупатель обязуется внести предоплату в размере 30% — 30 000 рублей (тридцать тысяч рублей) до начала оказания услуг, а также 70% — 70 000 рублей (семьдесят тысяч рублей) после оказания услуг.
Полученная предоплата засчитывается в счет окончательного расчета по настоящему Договору. Оказание услуги осуществляется после поступления предоплаты на расчетный счет Продавца. В случае неисполнения обязательств Продавцом, Продавец обязуется вернуть полученную предоплату в течение семи календарных дней.
В случае задержки выполнения обязательств по вине Продавца Продавец уплачивает неустойку в размере 0,1% суммы Договора за каждый день просрочки».
В договоре можно представить предоплату в качестве коммерческого кредита. То есть исполнитель должен будет уплатить проценты на предоплату за каждый день после получения аванса. Но на практике такие условия встречаются редко.
Размер предоплаты и полную сумму договора обычно указывают прописью. Для удобства можете воспользоваться калькулятором сумм, который переводит числа в слова:
- Сумма прописьюпятьсот пятьдесят пять рублей 55 копеекСкопировано
Главное
- Предоплата — это часть денег или вся сумма, которую клиент вносит продавцу или исполнителю до передачи товара, совершения работы или оказания услуги. Это синоним аванса.
- Предоплата может быть полной, неполной или по графику — когда заказчик периодически платит деньги в длительных договорах.
- Чтобы взять предоплату, нужно подписать договор, отправить счет на оплату и выдать покупателю чек. Когда договор выполнен, нужно оформить универсальный передаточный документ.
- Предоплата не считается доходом — платить налог нужно со всей суммы договора после получения всех денег и завершения всей работы по договору.
- Зачастую заказчики стремятся работать без предоплаты — то есть платить деньги только после получения товара, работы или услуги. А исполнители, наоборот, хотят договориться на полную предоплату, чтобы получить деньги как можно раньше.
Какой размер предоплаты вам кажется справедливым? Делитесь мнением в комментариях.