Как сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначисления налогов

Предпринимателям выгодно работать с самозанятыми: за них не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, сдавать отчеты, их не надо оформлять в штат. Однако обновленное законодательство о занятости населения в РФ расширяет полномочия Роструда и ФНС по контролю над трудовой деятельностью. В связи с этим внимание контролирующих органов становится более пристальным. Делимся в авторской колонке, как работать с самозанятыми без доплаты налогов и других рисков.

15 марта 2025 года вступит в силу большинство поправок, внесенных Законом № 324-ФЗ от 08.08.2024 г. в Закон «О занятости населения в РФ» № 565-ФЗ от 12.12.2023 г. Также эти Законы дополнил Приказ Министерства Труда и социальной защиты РФ № 40Н от 02.02.2024 г.

Согласно этим нормативно-правовым актам, созданы межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости, которым ФНС по результатам проверок предпринимателей будет передавать собранные сведения. Также данные будут направлены в Роструд.

Стоит учитывать, что зарплатные налоги — один из ключевых KPI ФНС, поэтому внимание к бизнесу в этом направлении становятся все более пристальным. Сегодня даже малые предприятия в фокусе. Использование труда самозанятых и заработные платы сотрудников на уровне МРОТ остаются ключевыми факторами повышенного риска и маркером для более пристального контроля.

Бизнес уже получил множество налоговых изменений с началом 2025 года. Стоит разобраться еще в одном — по каким признакам налоговая будет проверять предпринимателей и как правильно выстроить работу с самозанятыми.

Данный формат сотрудничества приносит преимущества и бизнесу, и специалисту. Он подходит удаленным сотрудникам. Самозанятый работает по своему распорядку, заказчику не нужно его контролировать, в оговоренный срок он получает результат работы и оплачивает его.

Нередки случаи, когда работодатели «прикрывают» сотрудничеством с самозанятым обычные трудовые отношения, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых взносах, отпускных, больничных. С января по сентябрь 2024 года в России свыше 663 тысяч человек в России находились в теневой занятости. После выявления этого факта и выведения их из тени, 46% из них устроились на работу официально. Но это не означает, что до этого все они работали нелегально. К неформальному сектору занятости также относятся самозанятые специалисты, которые сотрудничают с работодателями по правилам трудовых отношений вместо гражданско-правовых.

Новые поправки призваны помочь контролирующим органам выявлять и пресекать подобную деятельность. Поэтому они будут уделять пристальное внимание признакам, указывающим на нее.

При этом есть три условия, на которые не влияют ни масштабы бизнеса, ни общее количество сотрудников в компании, однако при их совокупности ФНС проведет проверку и передаст ее результаты Роструду и региональной трудовой комиссии:

Если в результате изучения данных от ФНС у трудовой инспекции возникнут сомнения или ей поступит заявление от работника — она проведет проверку. Выявленные нарушения, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, влекут за собой наложение штрафа в размере:

При повторном нарушении штрафы увеличатся: до 40 тыс. рублей для ИП, до 200 тыс. — для организаций. Руководителям могут запретить занимать определенные позиции в компаниях в течение трех лет.

Договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. За весь период его действия необходимо будет перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Если контролирующие органы назначат пени — то и их тоже.

Проверяйте статус самозанятых. Они могут потерять право на применение НПД и не уведомить об этом клиентов, например, при превышении установленного лимита доходов — 2,4 млн рублей в год. Лучше попросить специалиста перед подписанием договора предоставить справку о том, что он является плательщиком НПД, чтобы обезопасить себя от штрафов и других лишних трат.

Не используйте фиксированную оплату за месяц. Платежи не должны быть одинаковыми и перечисляться в одни и те же дни месяца. Вместо этого оплачивайте каждый факт предоставления услуг и просите самозанятого предоставить чек. Имея квитанцию из приложения «Мой налог», заказчику не доначислят НДФЛ и не обяжут уплачивать страховые взносы. Чек — основной документ в документообороте с самозанятым. В нем должен отображаться ИНН компании, налогоплательщика и его ФИО. Важно учитывать, что акт не является достаточным подтверждением расходов в таком сотрудничестве.

Не работайте с самозанятыми как со штатными сотрудниками. Не стоит отправлять их в командировки, устанавливать им график, как у штатных специалистов, и другие условия. Не работайте с самозанятым, который раньше являлся штатным сотрудником вашей компании, как минимум в течение двух лет. Этот совет тесно связан со следующим.

Уделите пристальное внимание составлению договора. Важно убедититься, что его предмет не совпадает с основным видом деятельности компании. Например, компания по разработке программного обеспечения не должна нанимать самозанятого кодера, основной специализацией которого является точно такой же софт.

Не стоит детализировать в договоре обязанности специалиста. Это сильно напомнит налоговой трудовой договор, ведь в сотрудничестве с самозанятыми обычно используются более широкие формулировки. Лучше не употреблять такие слова и словосочетания, как «заработная плата», «сотрудник», «работник», «премия», «рабочее время». Иначе ФНС может переквалифицировать договор в трудовой. Из соглашения должно быть понятно, что компания является клиентом или заказчиком, но не работодателем для самозанятого.

Перечень работ или услуг, которые вы доверили самозанятому, вместе с оценкой результата стоит зафиксировать в актах. Обязательно укажите в договоре, что исполнитель является самозанятым — плательщиком НПД. Убедитесь, что в нем нет ссылок на должностные инструкции и корпоративные соглашения. Избегайте условия про регулярность, системность услуг.

Укажите, что специалист обязан незамедлительно сообщить о том, что он перестал быть плательщиком НПД. Не указывайте место работы, поскольку самозанятый может менять его по своему усмотрению, в том числе работать удаленно.

Налоговая и Минтруд легко выявляют схемы нелегальной занятости. Руководителям бизнеса стоит учитывать изменения в законодательстве и возможные последствия, чтобы сформировать взвешенный подход к работе с внештатными специалистами. Квалифицированная юридическая помощь поможет обезопасить бизнес от негативных последствий: юристы определят риски для предпринимателей и составят правильный договор для сотрудничества с самозанятыми.