Без лишних бумаг: как компании сэкономить на печати документов
Аутсорсинг печати способен сократить затраты на обслуживание принтеров и печать документов в среднем на 50—70%. Основатель и коммерческий директор SPRINT Кирилл Рубцов — о том, в каких случаях стоит передать организацию печати внешнему подрядчику.
Реальный пример заказчика, самостоятельно организующего сервис печати
В крупной промышленной компании установлено около 4 тысяч устройств (всего более 600 наименований техники). Часть оборудования функционирует еще К каждой модели нужны разные картриджи и запчасти. Общее количество расходных материалов — около 2,5 тысячи наименований, процедура закупки занимает 5—6 месяцев.
При этом сколько и каких материалов, с какой периодичностью нужно закупать — неизвестно. Необходимо предугадать и сделать заказ с запасом на длительный период. И это огромная проблема для ИТ‑руководителей: администраторы тратят на обслуживание парка печатающих устройств много времени, постоянно «тушат пожары», сталкиваются с непредсказуемым качеством картриджей от разных производителей и тонут в попытке обосновать выбор тех или иных устройств. Этот клубок проблем очень часто удается распутать с помощью передачи поддержки сервиса печати на аутсорсинг.
Разберемся, какие компании и в каких случаях обращаются к этому инструменту.
Кто использует аутсорсинг печати
Обычно услугой аутсорсинга печати документов пользуются крупные компании, у которых на поддержке находятся сотни или тысячи принтеров и многофункциональных устройств (МФУ). Своевременное обеспечение такого парка расходными материалами, а также ремонт и учет всего оборудования становится слишком трудоемким и затратным направлением работы ИТ.
Кроме того, аутсорсинг печати полезен компаниям среднего и крупного бизнеса, филиалы и офисы которых находятся в разных городах страны. Поддержка внутреннего парка принтеров в таких условиях становится довольно сложной задачей, требующей вовлечения множества специалистов и подрядных организаций.
Аутсорсинг печати также необходим развивающимся компаниям, когда сталкиваются с увеличением количества задач по управлению растущим парком устройств. Кроме этого, к аутсорсингу прибегают, когда внутри компании не хватает компетенций на организацию бесперебойной работы оргтехники.
Компаниям с одним системным администратором и несколькими принтерами аутсорсинг печати не требуется, так как они могут справиться с этой задачей самостоятельно и без больших затрат.
Причины привлечения внешних специалистов
Мы провели опрос и выяснили, для чего компании переходят на аутсорсинг печати. Можно выделить две ключевые причины.
Первая — необходимость разгрузить ИТ‑департамент, в чьи задачи входят функции по поддержке работоспособности всех ИТ‑систем и сервисов, включая информационные системы, связь, серверы, рабочие места и т. д. Чтобы сосредоточиться на более критичных для бизнеса ИТ‑функциях, обслуживание печатающей техники отдают внешним подрядчикам. Это помогает повысить эффективность работы ИТ‑департамента, а также скорректировать мотивацию сотрудников.
Квалифицированные инженеры и ИТ‑специалисты, как правило, не любят заниматься рутинной работой, связанной с обслуживанием печатающих устройств. Они не видят в этом возможностей для развития, а значит, теряют лояльность к компании и могут начать искать более интересную работу.
Другая причина, по которой компании выбирают аутсорсинг, связана с желанием обеспечить прозрачность затрат. Полезно провести аудит печати, который поможет проанализировать, как формируются расходы на эту функцию, и выработать решения по их оптимизации.
Для многих компаний услуги печати становятся «черной дырой», поглощающей ресурсы в виде бумаги, картриджей, запчастей и самих устройств. Когда компания переходит на аутсорсинг печати, она получает ясное представление о том, за что платит.
Обычно для решения подобной задачи устанавливаются тарифы — стоимость одного листа или отпечатка, произведенного на принтере. Тарифы зависят как от типа отпечатка (цветной или черно‑белый), так и от моделей устройств: на мощных производительных принтерах стоимость печати, как правило, ниже, чем на маленьких персональных устройствах.
Пример сокращения затрат при переходе на аутсорсинг
Офис FMCG‑компании занимал два больших здания. На 1500 сотрудников приходилось более 60 принтеров. Анализ процессов печати показал, что есть возможность сократить количество устройств до 10. В рамках решения данной задачи были установлены высокопроизводительные цветные устройства HP формата А3 с системой безопасной печати и использованием карт доступа сотрудников для авторизации. Это позволило вдвое снизить цену печати цветных документов, а также привело к общему снижению объемов печати на 70%.
Печать по‑новому
Еще одна причина привлечения аутсорсинговой компании — желание по‑новому организовать процесс безопасной печати документов. Например, реализовать функцию авторизации пользователей на МФУ с помощью своего пропуска для сканирования и печати документов. Часто с такими запросами приходят топ‑менеджеры, которые увидели подобные проекты в других компаниях.
Пересмотр процесса печати может обеспечить существенную экономию. Например, в центральном офисе компании из финансового сектора работало 1200 сотрудников, которые использовали около 300 принтеров различных моделей, многие из которых устарели. Некоторые из устройств, как выяснилось, генерировали значительные затраты из‑за частых ремонтов.
Мы предложили организовать print room на каждом этаже офисного здания: вместо персональных принтеров, которые стояли у сотрудников по кабинетам, выделить специальные комнаты для печати, в каждую из которых поставить высокопроизводительное устройство и внедрить систему печати по картам. Проект был реализован за полгода. В итоге вместо 300 аппаратов было выставлено около 25 устройств, а затраты на печать снизились более чем на 60%.
Минимальный документооборот
Кроме того, территориально распределенные компании очень часто сталкиваются с необходимостью работать со множеством различных поставщиков из разных регионов. Для каждого партнера требуется отдельный договор и документооборот: в каждом городе нужен поставщик расходных материалов и услуг по ремонту принтеров. Переход на аутсорсинг печати позволяет получить один договор и один счет в месяц за все услуги. В результате достигается экономия внутренних ресурсов в отделах документооборота и бухгалтерии.
Таким образом, аутсорсинг печати (как и передача непрофильных функций внешним подрядчикам во многих других сферах) позволяет удерживать внутренних специалистов, увеличивать эффективность работы ИТ‑департаментов, повышать доступность сервиса печати для пользователей, минимизировать документооборот, обеспечивать прозрачность и сокращение затрат для бизнеса.
Как найти партнера по аутсорсингу
При выборе партнера важно учесть его опыт работы и репутацию на рынке. Исследование и оценка релевантных отзывов могут помочь сделать осознанный выбор. В сфере бизнеса довольно популярна такая практика, как референс‑визиты, когда заказчик просит подрядчика познакомить со своими действующими клиентами.
Руководители ИТ‑отделов потенциального и действующего клиента, как правило, общаются довольно откровенно: в этой сфере существует особая солидарность, и специалисты делятся заслуживающей доверия информацией. Получение объективной оценки работы, обратная связь и возможность узнать мнение других клиентов играют ключевую роль в принятии решений о сотрудничестве.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм‑бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат‑бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Т‑Бизнес секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
Как вы находите партнеров по аутсорсингу? Расскажите в комментариях.