Распределенные команды без хаоса: как правильно ставить задачи сотрудникам на удаленке
Еще недавно офис был основным центром трудовой активности. Но сегодня все больше людей предпочитает работать из дома. Согласно данным сервиса «Работа.ру», 37% опрошенных устраивает гибридный формат, а 23% предпочитают полностью удаленное сотрудничество.
Одной из наиболее удобных и эффективных моделей стали распределенные команды. Они позволяют работодателям привлекать лучших специалистов независимо от их местоположения, а сотрудникам — гибко организовывать рабочий день и выбирать для выполнения должностных обязанностей часы максимальной продуктивности.
Управление в онлайн-среде имеет свои особенности. В статье разберем несколько эффективных принципов организации работы и распределения задач.
Четкость и ясность — залог эффективности
Конкретика прежде всего. Необходимы ясные цели и четкие формулировки, не подразумевающие двойного толкования или искажения. Каждую цель лучше разбирать на отдельные задачи, под которые выделять ресурсы, назначать исполнителей и определять дедлайны.
Хаос, длинные сообщения вместо нескольких кратких или сухость в онлайн-коммуникации снижают управленческую результативность. Не стоит надеяться, что исполнитель сам додумает детали, если дать только общую суть. Чтобы сэкономить время и добиться лучшего понимания, можно использовать инфографику, добавить эмодзи, быстро создать презентации с помощью ИИ, выделить заголовки и важные тезисы.
Если задача объемная, ее лучше разбить на более мелкие и простые, чтобы сотрудник понимал последовательность действий и знал, каких промежуточных результатов от него ждут. Также важно предлагать задачи «на вырост», которые развивают имеющиеся и новые навыки, но при этом всегда поддерживать работника, оснащать его необходимой информацией и предлагать наставника.
По данным компании Naumen и аналитического портала TAdviser, 60% сотрудников российских предприятий испытывают сложности с получением нужных данных или материалов. Для удаленной команды это серьезный демотивирующий фактор. Поэтому удобно создавать структурированные базы данных с обучающими материалами, шаблонами документов, инструкциями и регламентами.
Также важно помнить про принцип: «Если мы не подводим итоги, итоги подводят нас». Субъективного мнения или общего впечатления недостаточно для принятия верных решений. Поэтому нужно регулярно анализировать успехи и промахи, обсуждать промежуточные и итоговые результаты, вносить изменения в процессы при необходимости.
Контроль без микроменеджмента
Доброжелательное и оперативное общение — это основа корпоративной культуры. В нашей компании в Telegram мы создали общие чаты, где все сотрудники получают информацию о главных направлениях, событиях и проектах. Кроме того у каждого отдела есть свой чат для обсуждения узконаправленных задач.
Если проект касается нескольких подразделений, лучше создать отдельный чат или использовать канбан-доску, например, Kaiten. Она помогает планировать и распределять работу, а также отслеживать статус ее выполнения.
Правила внутренней коммуникации должны быть едиными и известными каждому сотруднику. Так удается следить за ходом выполнения задач и этапами реализации проектов. Например, если у сотрудника нет вопросов по задаче, он сообщает об этом кратко — «ок» или «в работе». Эти же принципы распространяются и на руководителей, чтобы у членов коллектива не возникало ощущения, что их сообщения остаются без ответа. В онлайн-коммуникации важна открытость и прозрачность, поэтому нужно поощрять у сотрудника инициативу задавать вопросы, высказывать свое мнение и предложения и при этом не оставлять его без обратной связи.
Для обсуждения крупных задач, затрагивающих несколько отделов или всю компанию, подходят видеовстречи в Zoom. Однако, чтобы избежать переутомления коллектива, видеоконференции лучше использовать только по большой необходимости. Все материалы стоит подготовить заранее, а встречи проводить с заботой о времени участников.
Качественная коммуникация помогает поддерживать связь, несмотря на географическую удаленность. Это избавляет сотрудников от чувства одиночества и оторванности и помогает строить сплоченную команду. Вовлеченность, доверие и поддержка позволяют обходиться без микроменеджмента.
Внутренний сервис как инструмент мотивации
Подход «выполнил услугу — получил оплату» оправдан только при разовом сотрудничестве. Пандемия изменила приоритеты людей: подход «работа ради денег» сменился подходом «работа ради денег и самореализации». Поэтому при долгой совместной работе человекоцентричность и внутренний сервис — это не следование модному тренду, а стратегия успешного бизнеса. Для удаленных работников это особенно актуально, потому что такой формат изначально подразумевает более слабую эмоциональную связь с компанией. Решить проблему помогают инструменты нематериальной мотивации, возможности для обучения и развития, забота о психологическом здоровье членов коллектива.
На базе нашего университета мы разрабатываем образовательные программы, которые учитывают потребности компании и запросы сотрудников. Это помогает им совмещать личные и профессиональные цели. Основные направления — проджект-менеджмент, развитие коммуникативных навыков и адаптивного интеллекта.
В современном мире с его постоянными изменениями адаптивность крайне важна. По данным опроса сервиса hh.ru совместно с медицинским сервисом «Доктор рядом», каждый второй россиянин регулярно сталкивается со стрессом. Почти столько же страдают от выгорания, согласно исследованию РШУ. Сейчас важно не только создавать дружелюбную и безопасную рабочую среду, но и помогать сотрудникам справляться с трудностями и выстраивать внутренние опоры, гибко реагировать на перемены и находить ресурсы, чтобы оставаться продуктивными и чувствовать удовлетворение от работы.
С коллективом мы проводим ресурсные онлайн-встречи, вебинары и поддерживающие практики. При необходимости каждый сотрудник может обратиться в наш фонд бесплатной психологической помощи «Быть Человеком» и получить индивидуальную поддержку. Также у нас есть чаты для неформального общения. Мы устраиваем интересные челленджи, а на созвонах обязательно отмечаем заслуги и успехи коллег.
Публичное признание, похвала и благодарность остаются одними из самых действенных видов нематериальной мотивации. Они дают работникам почувствовать свою значимость, ценность и настраивают на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
Сегодня технологии позволяют нам привлекать сотрудников из любой точки мира. Однако именно принципы взаимодействия определяют, будет ли команда сплоченной и мотивированной на успех. Распределенная команда — это не просто группа людей, которых связывают одни лишь рабочие задачи. Как и в офлайн-пространстве, здесь важна корпоративная культура. Чем больше компания инвестирует в выстраивание прозрачных процессов коммуникации, создание доверительной среды и заботу о благополучии членов команды, тем выше их мотивация и, как следствие, продуктивность.
О чем хотите спросить автора статьи? Пишите вопросы в комментариях.