Бизнес‑ассистенты — это блажь, понты или реальный ресурс предпринимателя?

Ассистенты, без преувеличения, есть в любой компании. С ассистентами работают как крупные игроки рынка, так и представители малого и среднего бизнеса, блогеры и эксперты.

Так кто же такие ассистенты? Просто тренд или же незаменимые люди в любой команде? Сегодня разберемся.

Кто такие ассистенты и что они могут делать

В 99% случаев, когда в агентство по подбору ассистентов обращается собственник, это говорит о том, что случился триггер.

Прочитанная книга, бизнес‑завтрак на тему делегирования, пример коллеги‑предпринимателя, частые болезни или нервные срывы, осознание, что как раньше — больше не хочу. И здорово, когда собственники бизнесов не ждут негативных последствий от недоделегирования, а превентивно и с холодной головой подходят к поиску своего ассистента.

Если зайти на HH.ru, то можно увидеть вакансии на ассистентов и помощников, персональных ассистентов и бизнес‑ассистентов.

Что общего: абсолютно все эти люди своей главной миссией считают… освобождение время руководителя. Но есть и разница. Этим специалистам поручают разные задачи.

Что ему можно поручить:

1. Любые коммуникации (телефон/почта/мессенджеры). Договориться, узнать, собрать информацию и др.
2. Организация любых встреч и ведение графика, чтобы не было накладок и руководитель успевал больше.
3. Протоколирование встреч, чтобы все задачи и договоренности были закреплены.
4. Организация командировок под ключ.
5. Контроль исполнения задач. Собирать статусы по задачам, формировать отчеты, напоминать сотрудникам.

Кейс: например, большинство помощников деканов и ректора в ВШЭ выполняют именно такие задачи. Их цель — чтобы руководитель не думал о мелочах, поскольку ассистенты в силах забрать на себя всю организационную рутину.

Примеры задач:

1. Ведение переговоров от лица компании.
2. Организация мероприятий (переезд офиса, мини‑корпоративы и др.).
3. Сбор и анализ информации (по нишам/конкурентам и не только).
4. Курирование команд как внешних, так и внутренних.
5. Постановка задач от лица шефа и их контроль и др.

Опыт нашего агентства по подбору ассистентов показывает, что бизнес‑ассистентам по силам также:

• курировать переезд офиса под ключ;
• описывать процессы и создавать с нуля базу знаний компании;
• адаптировать новичков в небольшой компании;
• проводить первичные собеседования по вакансиям;
• помогать в развитии личного бренда руководителя;
• подбирать агентства, подрядчиков;
• курировать проекты и пр.

Кейс: руководитель сети VR‑арен искал с помощью нашего агентства именно бизнес‑ассистента, способного управлять командами, проводить вместо шефа планерки и командные встречи. Руководитель живет на 3 страны, а значит, ему нужен был негласный заместитель.

Примеры задач:

• что‑то купить/заказать;
• подобрать подарок жене/сыну;
• организовать отпуск;
• найти няню/лагерь детям;
• записать к врачу/тренеру;
• отследить прием витаминов и пр.

Кейс: известному шеф‑повару и автору книг мы подбирали личного помощника. В его задачи входило: взаимодействие с персональными тренерами руководителя, выстраивание удобного графика тренировок, заказ БАДов и контроль их наличия, покупка подарков и организация их доставок друзьям и бизнес‑партнерам, ведение календаря и др. То есть, по‑простому — помощь в организации яркого и комфортного lifestyle.

Вам не нужен ассистент в офисе? Не вопрос. Сейчас очень актуальны удаленные ассистенты. Это те же сотрудники, но работающие удаленно, часто — из регионов.

Как понять, что пришло время нанять ассистента

Проверьте себя по тесту ниже. Ваша задача — честно ответить, узнаете ли вы себя хотя бы в одном пункте:

1. Я сам контролирую статусы задач и устаю бегать за сотрудниками.
2. Много времени уходит на любые коммуникации, переписки и договоренности.
3. Мое время уходит на организацию чего‑либо (совещания, поездки, отпуска и пр.).
4. Фактически весь мой день уходит на тактические задачи, а не на стратегию.
5. На стратегию не хватает не только времени, но и сил. Все ресурсы уходят на решение задач здесь и сейчас и тушение пожаров.
6. Я выполняю много задач… от которых не кайфую. Злюсь, но делаю.
7. Мой календарь веду сам, но его ведение оставляет желать лучшего.
8. Я считаю, что делегировать — сложно. Легче делать самому.
9. В конце дня я не испытываю удовлетворения от количества сделанного. Ощущение, что можно было бы провести день эффективнее.
10. Минимум половина дня уходит на задачи не масштаба руководителя.

Если есть хоть два пункта, на которые хочется ответить «да, есть такое» — ассистент Вам точно нужен. И нужен уже сейчас.

Где искать помощника/ассистента

Ассистентов можно искать двумя путями:

1. Самостоятельно. На сайтах, в тематических группах и пабликах. Есть минус: нужно посвятить этому много времени и уметь отсеивать тех, кто не потянет или не подходит.
2. С помощью профессионального агентства. Всю работу с нуля и под ключ сделают за Вас: от снятия потребностей (чтобы ассистент на 100% подошел именно вам) до выхода кандидата к вам.

Есть особенность: услуги агентства стоят денег. Чаще всего — минимум 1 оклад вашего ассистента.

С чего начать работу с ассистентом

Составьте список того, что хотите делегировать. Для этого ответьте на следующие вопросы:

1. Куда уходит ваше время и что я потенциально могу передать? (техника «хронометраж» в помощь).
2. Какие из задач тратят ваши ресурсы и энергию?
3. Какие задачи Вы делаете просто потому что надо, но потенциально делать не хотите?
4. Какие задачи отнимают колоссальное количество времени, но не ведут к росту компании, получению прибыли?

Ответы лягут в основу должностных обязанностей вашего будущего ассистента.

Определитесь с графиком ассистента. Для этого ответьте на следующие вопросы:

1. Вам важно, чтобы помощник был на связи с утра до вечера?
2. Сколько часов работы в день требуется для решения всех ваших задач?

Не забывайте, что нанять ассистента можно и на частичную занятость (неполный рабочий день).

Определитесь с критериями поиска. Вам нужен новичок‑ассистент или опытный? Услуги второго стоят, естественно, дороже. Ассистент нужен в конкретном городе или же удаленно?

Создайте портрет вакансии. Советуем очень четко описывать вакансию по структуре:

1. Самое важное о компании и о вас (в условиях конкуренции за интересных кандидатов важно уметь “продавать” компанию).
2. График работы.
3. Требования к кандидату (здесь о том, какой он — ваш помощник с точки зрения качеств и философии).
4. Задачи и функционал (что конкретно нужно будет делать).
5. Каналы для связи.

Чем более подробно и продающе описана вакансия, тем больше подходящих откликов вы получите.

Ваши коллеги из малого и среднего бизнеса уже успешно работают с помощниками и очно, и онлайн. А это сферы строительства и логистики, онлайн‑школы, производственные компании, адвокаты и юридические компании и др.

Помните, что за спиной любого успешного руководителя стоит сильная команда. А первый человек, с кого лучше начинать строить эту команду — всегда ассистент.