Нет карточки — нет задачи: как дизайн-студия использует Kaiten

Когда основываешь студию, нужно учиться организовывать рабочие процессы — четко выстраивать работу с клиентскими проектами и не допускать хаоса. Для этого «по наследству» от агентства нам перешел таск-трекер — Kaiten. Сотрудники уже привыкли с ним работать. Но в «Мере» мы стали использовать его активнее, и не все были к этому готовы. Пришлось мотивировать коллег ставить задачи в трекере, а не писать в рабочем чате.

Сначала в «Мере» мы использовали только бесплатную версию Kaiten. Простых инструментов, которые входят в Free-тариф, хватало, чтобы закрыть наши потребности.

Параллельно студия работала над несколькими проектами. Чтобы разделить задачи, под каждый заводили отдельное пространство. На нем создавали доски по отделам: например, для менеджеров и дизайнеров. Так карточки не смешиваются, а задачи каждого подразделения собраны в одном месте.

На досках мы создали столбцы с этапами работы:

По мере выполнения задачи двигаем карточку вправо, чтобы видеть, на какой стадии она находится.

Путь карточки стандартный, за исключением колонки «Понимание задачи». Это наша наработка, которую мы создали на основе принципов управления в Бюро Горбунова, принятых в разработке. На этапе «Понимание задачи» оцениваем, готова ли она к работе. Это позволяет команде синхронизироваться по ожиданиям от результата и не переделывать задачу несколько раз.

Даже бесплатная версия Kaiten сделала процессы прозрачнее и понятнее: мы видели, на какой стадии каждая задача, и как продвигается работа. В сервисе нет ограничений по количеству столбцов на доске, поэтому можно отобразить процесс любой сложности. Постепенно мы стали понимать, что для автоматизации и аналитики нашей работы функций Free-тарифа недостаточно. Например, нам понадобились:

Последним аргументом в пользу перехода на платную версию стал модуль Гант и ресурсное планирование. Мы хотели проанализировать нагрузку сотрудников и выявить ошибки в планировании, поэтому в октябре 2024 года приобрели платный тариф.

В клиентских проектах мы используем методологию Scrum. Работаем по классическим спринтам, которые длятся неделю или две — в зависимости от проекта.

Визуализировали спринт на доске → создали колонку под каждый этап: «Очередь», «Анализ задачи», «В работе», «Согласование», «Приемка», «В разработке» и «Готово».

В зависимости от проекта и задачи количество этапов может отличаться. Про свой процесс работы с банком УБРиР мы рассказывали на дизайн-конференции — там производство одного изображения делилось аж на 20 этапов.

В течение недели или двух проджект-менеджер отслеживает, как идет работа, укладываемся ли мы в сроки — это удобно делать благодаря наглядности досок. А после завершения спринта проводим с командой встречу, на которой разбираем задачи из Kaiten: просматриваем доски и меняем статус задач.

Чтобы мониторить время на работу, активно используем модуль ресурсного планирования. С ним мы отслеживаем нагрузку каждого сотрудника: сколько задач он выполнил и сколько часов намечено, сколько карточек в работе. Когда только внедрили модуль, сразу выявили проблемы с планированием: у одного работника ежедневная загрузка была 10 часов, а у другого — всего 3–4. Ресурсное планирование помогает распределять задачи, чтобы не перегружать сотрудников, и при этом выполнять проекты в срок.

Наш принцип в работе: «нет карточки в Kaiten — нет задачи». Поэтому в трекере всегда ставим задачу так, чтобы она была понятна любому человеку, который зайдет в пространство. Это значит, что мы подробно заполняем карточки, например:

В таком подходе есть минус — на старте проекта тратим много времени, чтобы внести информацию в Kaiten. Зато потом экономим время при работе и не тратим его на уточнения по задачам.

По этому поводу даже появились локальные мемы в чатах:

Разработали собственную систему расстановки приоритетов под названием «Вера в задачу». «Мера» активно развивается, поэтому планы у нас амбициозные. Но внедрить всё, везде и сразу — невозможно. Поэтому приходится выбирать, над чем работать в первую очередь.

Так, для каждой задаче мы проставляем оценки от 1 до 10 баллов по 4 параметрам:

А затем по формуле автоматически высчитывается коэффициент «веры в задачу». Чем он выше, тем задача для нас приоритетнее, и наоборот. Таким образом мы даже отказались от некоторых идей за ненадобностью.

Тут тоже не обошлось без локальных мемов, куда без них:

Отчеты в Kaiten проливают на свет на то, правильно ли выстроены процессы в компании. Мы просматриваем два основных графика.

Накопительная диаграмма потока — чтобы понимать, как задачи распределяются по этапам работы, и не допускать их зависания. А также выявлять ошибки в планировании. Например, карточки долго лежали в очереди — значит, есть проблемы с оценкой и пониманием задачи.

Контрольный график — чтобы просматривать время выполнения работ за определенный период. Мы видим, по каким задачам вписались в сроки, а по каким — отклонились от дедлайнов.

Организация процессов в Kaiten помогает экономить время на работу:

В конце ноября в рамках «Качалки» мы запустили проект от студии — шоу Смотрины. В нём три худрука собираются и по пять минут дают обратную связь на один и тот же макет, но не слышат друг друга. А зрители решают, чей фидбэк был самый полезный. Специально для Смотрин мы сделали доску в Kaiten: тут мы будем отслеживать весь процесс подготовки к эфирам, начиная от выбора экспертов для Смотрин, анонсирования события в нашем Телеграм-канале и заканчивая проведением самой трансляции.

Kaiten предлагает уникальные функции для командной работы и отчетности. Это гибкий рабочий инструмент для визуализации рабочих процессов. Особенно сервис подойдет тем кто использует методологии Scrum и Kanban. Например, можно построить таймлайн, чтобы разбить проект на небольшие задачи и построить четкую цепочку от начальных приготовлений до готового продукта. Сервис поможет упорядочить процессы, проанализировать эффективность команды и сократить издержки.