ЭТрН в логистике: как подготовить персонал к обязательному ЭДО в 2026 году
С сентября 2026 года транспортные накладные будут только в электронном виде. Это требование №140‑ФЗ. Работать в цифре обязаны все, кто участвует в грузоперевозках. Нововведения затронут несколько подразделений компаний. Ваши специалисты должны разобраться в новых правилах заранее, иначе есть риск получить штрафы после того, как наступит дедлайн.
Зачем нужны ЭТрН
ЭТрН — привычная транспортная накладная, только в цифре. По сути, это пакет XML‑файлов или титулов. Их подписывают все участники перевозки груза: грузоотправитель при отправке, перевозчик при приёмке, грузополучатель при получении. Для подписи используют УКЭП, для которой нужны специальные доверенности — МЧД. Вся информация попадает в ГИС ЭПД и доступна надзорным органам. Это значит, что «дооформить» документы задним числом или исправить накладную без следа уже не получится.
До сентября года компании сами выбирали, как им работать: с бумагой или цифрой. С того момента, как поправки к закону заработают, ЭТрН станет единственным допустимым вариантом. Цель полного перехода на цифру — убрать серые схемы, споры и упростить налоговый контроль. Помимо этого, у экспедитора появится конкретный статус и обязанности участника перевозки. Роль простого посредника он больше играть не будет.
По требованиям №140‑ФЗ с 1 марта до 1 мая этого года компании‑экспедиторы должны зарегистрироваться в ГосЛог. Сделать это можно через Госуслуги.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Плюсы от введения ЭТрН
Новые требования — не только про ответственность, но и про реальную выгоду для бизнеса. Переход на ЭТрН меняет работу сразу двух ваших подразделений: бухгалтерии и логистики. Для ваших бухгалтеров перевод бумажных документов в цифру упрощает задачи учета и отчетности. Каждая ЭТрН автоматически регистрируется в ГИС ЭПД в момент создания. ИФНС видит её в сразу, скрыть или «потерять» накладную невозможно. Когда получатель подписывает свой титул, то подтверждение о доставке приходит мгновенно. Счёт‑фактура закрывается автоматически, выручка признаётся в момент фактической отгрузки.
Для специалистов по логистике цифра обеспечивает прозрачность логистической цепочки на всех этапах. Статус груза, подтверждение приёмки, геолокация, факт доставки отражаются в системе по мере того, как каждый участник подписывает свой раздел накладной. Кроме того, это экономит время. Продуктивность ваших сотрудников возрастает.
Почему бизнесу надо готовиться сейчас
Эксперты НЦПО предупреждают: до дедлайна надо успеть организовать переход и отладить новые рабочие процессы. Откладывать это не стоит. Если вы начнете перестраивать работу в последний момент, есть риск опоздать с подключением к ГИС ЭДО, не успеть настроить учетную систему, делать ошибки из‑за неподготовленного персонала. Кроме того, можно сорвать сроки по договорам. Ваши партнеры или клиенты, которые стали работать с ЭТрН раньше, физически не смогут сотрудничать с вашей компанией. За отсутствие цифровой накладной предусмотрены санкции по КоАП.
Что надо сделать:
- подключиться к оператору ЭПД, чтобы можно было формировать и подписывать ЭТрН через Личный кабинет;
- сделать УКЭП и МЧД для специалистов подразделений, которые будут подписывать титулы;
- собрать документы и зарегистрироваться в ГосЛог до 1 мая, если вы работаете как экспедитор;
- обучить специалистов подразделений работать с ЭТрН, чтобы они не допускали ошибки после 1 сентября.
На обучение надо направить тех, кто будет подписывать титулы. Это бухгалтеры, так как они занимаются учетом выручки и отчетностью для ИФНС, а также специалисты по логистике. Дополнительно можно обучить и менеджеров, которые занимаются аналитикой. В Личном кабинете они смогут просматривать статистику. Для подготовки достаточно краткосрочных курсов повышения квалификации. Обратите внимание, что для бухгалтеров и логистов они разные. Программа должна учитывать функции специалиста.
Штрафы за нарушения требований
Работа без ЭТрН будет запрещена. За отсутствие цифровых накладных и ошибки в них бизнес ждут штрафы. Если ЭТрН нет, то компания заплатит до 250 тысяч рублей. Если в накладной найдут неверные данные — до 600 тысяч рублей. Штраф для экспедиторов, которые не зарегистрируются в ГосЛог — до 300 тысяч рублей.
