Как «Галамарт» автоматизировал работу с самозанятыми
Компания «Галамарт» — федеральная франчайзинговая розничная сеть, специализирующаяся на продаже недорогих товаров для дома, часть холдинга «Гала‑Центр».
С момента начала работы в 2009 году компания открыла больше 500 магазинов от Калининграда до Владивостока и продолжает расширяться. В год магазины сети посещают более 20 млн посетителей, которые покупают от 100 млн товаров. Это стало возможным благодаря широкому ассортименту, в котором есть более 10 товарных групп: от посуды и хозтоваров до спортивного инвентаря и химии по выгодным ценам.
«Галамарт» активно привлекает внештатных исполнителей в рамках стратегии гибкой занятости. Самозанятые выкладывают товары, обслуживают клиентов и мониторят состояние магазинов. Особенность такого взаимодействия в том, что исполнители выходят на разовые подработки, а не устраиваются в штат как сотрудники. Это позволяет компании оптимизировать кадровые ресурсы и издержки, а самозанятым — свободно распоряжаться своим временем. Многие исполнители одновременно подрабатывают или работают в других компаниях.
«Когда мы только начали сотрудничать с самозанятыми, их численность не превышала нескольких десятков человек. Бухгалтеры справлялись с бумажным документооборотом и выплатами через банк. Однако с ростом числа исполнителей рутина начала отнимать все больше времени. Из‑за большого объема работ начали теряться бумажные документы, росло время на их обработку, а исполнители жаловались из‑за необходимости отправлять документы почтой».
Павел Казановский
Генеральный директор холдинга «Гала‑Центр»Проблема клиента и поиск решения
Компании потребовалось срочно решить проблему лишней рутины, чтобы направить силы на развитие. Было решено найти решение для автоматизации сотрудничества с внештатными исполнителями.
Помимо базовых функций вроде массовых выплат, проверки статуса исполнителя, удобного и автоматизированного ЭДО для большой федеральной сети было важно, чтобы сервис:
- имел поддержку 24/7 для бухгалтеров и исполнителей;
- интеграцию бухгалтерской системы;
- давал управлять финансовыми потоками и расчетом налогов.
После анализа рынка представители компании поняли, что не все представленные на рынке сервисы имеют нужные инструменты. Например, часть из них не предоставляют возможность электронной подписи документов.
Помимо этого значительная часть решений на рынке не интегрируется с бухгалтерскими программами. Это приводит к необходимости ручного создания и выгрузки единого реестра выплат. Это сильно снижает эффективность автоматизации процессов и увеличивает возникновения ошибок из‑за «человеческого фактора».
Особое внимание уделялось вопросам безопасности и конфиденциальности данных. Нужно было выбрать сервис обеспечивающий высокий уровень защиты информации и соответствующий требованиям законодательства в области персональных данных.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Автоматизация работы с самозанятыми: ЭДО, выплаты и работа с документами
После долгого изучения рынка «Галамарт» остановился на сервисе Jump.Finance из‑за функциональности, надежности и стоимости. Сервис обеспечил автоматическую обработку данных, управление документооборотом и контроль за выполнением условий договоров для нашей сети магазинов.
«В сервисе мы выделили прозрачное ценообразование. Мы оплачиваем банковскую комиссию без дополнительных расходов. Ряд сервисов предлагают данную услугу на платной основе за счет самозанятых, что могло бы снизить лояльность исполнителей».
Павел Казановский
Генеральный директор холдинга «Гала‑Центр»Шаблоны документов. Бухгалтеры «Галамарт» готовят шаблон документа, который автоматически отправляется массово всем исполнителям на подписание, или одному отдельному самозанятому в случае необходимости. Данные исполнителей автоматически подгружаются в шаблоны документов сразу после их регистрации. Это сильно проще, чем направлять каждому отдельному исполнителю пакет документов вручную и запрашивать закрывающие через чаты.
Онбординг. Все исполнители самостоятельно проходят регистрацию в сервисе по ссылке‑приглашению. Компании не нужно самостоятельно собирать и хранить паспортные данные исполнителей. Все полученные данные после регистрации автоматически вставляются в подготовленный ранее шаблон документа. Сразу после регистрации исполнитель получает и подписывает документы для начала сотрудничества.
Электронный документооборот. Исполнители могут осуществлять подписание документов в дистанционном режиме в течение нескольких минут, используя простую электронную подпись (ПЭП). При этом ПЭП обладает юридической значимостью равной собственноручной подписи.
Оплата самозанятому. Выплата исполнителям отправляется по номеру карты, которую самозанятые сами указывают при регистрации в Jump.Finance. Деньги можно отправить из приложения конкретному исполнителю или группе людей по реестру.
Сервис проверяет статус самозанятого и декларирует его доход. Также автоматически проверяются корректность реквизитов получателя по ФИО через СБП: в случае ошибки всплывает предупреждение для ответственного сотрудника.
Автоматический сбор чеков. По каждой выплате автоматически формируется чек для самозанятого, который отображается в личном кабинете. Если самозанятый аннулирует свой чек, бухгалтер получает уведомление и может отслеживать такие чеки в общем списке выплат. Это позволяет компании и исполнителю экономить время на обмене закрывающими документами.
Интеграция с ERP. С помощью специального расширения для 1С была выстроена прямая интеграция с 1С «Галамарта». Это позволило реализовать сквозную автоматизацию работы с самозанятыми и минимизировать ручной труд.
Что в итоге
Количество самозанятых продолжает расти. На момент написания статьи в России их уже больше 14 млн человек. Для компаний внедрение систем для работы с внештатными исполнителями позволяет более гибко управлять трудовыми ресурсами и повышать лояльность.
«Галамарт» растет и постоянно привлекает новых исполнителей в свою сеть магазинов. При этом не приходится нанимать новых бухгалтеров — обработка документов для новых исполнителей занимает всего лишь 3 минуты.
Выплаты по всем исполнителем, онбординг, подписание закрывающих, сбор чеков теперь автоматизированы. Сотрудники рады тому, что могут всего за несколько дней в месяц разбираться с процессами, которые раньше занимали сильно больше времени.
Исполнители тоже довольны. Они подписывают документы удаленно и получают выплаты даже в выходные дни. На подработки можно выходить, не посещая предварительно офис для подписания документов. После смен чеки уходят в «Галамарт» автоматически и исполнителям не приходится каждый раз вспоминать, что нужно отправить документы бухгалтерам.
👍👍