Что такое резолюция: виды, примеры и как оформить

Когда руководитель отдает распоряжение сотруднику, он может написать резолюцию. Документ содержит просьбу и сроки выполнения. Это дисциплинирует коллектив и фиксирует указания начальства.

В статье расскажем, для чего нужна резолюция, какие виды резолюций бывают и какая структура этого документа.

Что такое резолюция и зачем она нужна

Термин «резолюция» используют в двух значениях. В первом случае так называют документ, в котором зафиксировано решение собрания, конференции, совещательного органа или международной организации. Например, участники собрания могут принять резолюцию о дальнейшем развитии проекта.

Во втором случае резолюция — это пометка должностного лица на документе с указанием, что и кому нужно сделать. Например, руководитель пишет на служебной записке: «Подготовить ответ до 25 сентября. Иванов». В статье будем рассматривать именно это значение.

Резолюция на документе помогает:

• зафиксировать решение руководителя;
• назначить ответственного;
• установить срок исполнения.

Благодаря резолюции сотрудникам понятно, что нужно сделать и кто отвечает за результат. Для компании это также инструмент контроля: по резолюции можно отследить, какое решение принято, кому поручено его исполнение и выполнено ли поручение в срок.

Резолюцию не стоит путать с приказом или постановлением. Приказ — это распорядительный документ руководителя, который обычно устанавливает обязательные для исполнения правила или поручения. Постановление — решение коллегиального органа по определенному вопросу. Резолюция на документе, как правило, не заменяет такие документы: она фиксирует конкретное поручение по уже подготовленному документу.

Какие бывают виды резолюции

Резолюции различают по содержанию и назначению:

• поручение — обязывает кого‑то выполнить определенные действия или задачи. Например, разработать план мероприятий по отработке действий в случае пожара;
• указание — описывает направление деятельности организации или подразделения и может включать инструкции или методические указания;
• согласование — утверждение позиции лица или группы лиц по какому‑то вопросу. Например, согласование нового графика дежурства охраны;
• визирование — разрешение или запрет на какие‑то действия, которое дает должностное лицо.

Иногда резолюции делят по срочности выполнения на обычные и срочные.

На каких документах ставят резолюцию

Резолюцию ставят на документах, которые поступают руководителю на рассмотрение и требуют решения или поручения. Например, это могут быть:

• служебные и докладные записки — руководитель указывает, что нужно сделать по вопросу из записки;
• входящие письма от организаций и граждан — например, поручает подготовить ответ или передать обращение ответственному сотруднику;
• договоры и другие документы от контрагентов — руководитель может определить, кто должен их проверить или согласовать;
• запросы, обращения и предложения — резолюция помогает назначить ответственного за рассмотрение вопроса;
• проекты документов — руководитель может дать поручение доработать текст, согласовать его с другими сотрудниками или подготовить окончательную версию.

При этом резолюция нужна не на каждом документе. Если документ не требует решения руководителя или каких‑либо действий сотрудников, ставить на нем резолюцию обычно не нужно. Например, если компания получила рекламное письмо от поставщика с информацией о новых услугах, но оно не требует ответа или каких‑либо действий, резолюция на нем не нужна.

Как оформить резолюцию: структура и требования

Единой формы резолюции нет. Порядок ее оформления организация может установить в своей инструкции по делопроизводству. Общие требования к оформлению резолюции устанавливает п. 5.28 ГОСТа Р 7.0.97‑2025.

Чтобы оформить резолюцию, используйте следующий алгоритм:

1. Изучите документ. Определите, какое решение нужно принять и какие действия требуются.
2. Укажите исполнителя. Напишите фамилию и инициалы сотрудника, которому поручаете задачу. Если исполнителей несколько, можно указать каждого из них.
3. Сформулируйте поручение. Кратко напишите, что именно нужно сделать: например, «Подготовить ответ», «Проверить договор», «Согласовать с юридическим отделом». Формулировка должна быть конкретной и понятной исполнителю.
4. Укажите срок исполнения. Если для задачи установлен срок, напишите конкретную дату, например «до 25 сентября 2026 года».
5. Добавьте пояснения, если они нужны. Например, можно указать, с кем согласовать результат, в какой форме его представить или на что обратить внимание.
6. Поставьте дату и подпись. Укажите дату оформления резолюции и подпишите ее. Подпись ставит руководитель или другое лицо, уполномоченное давать поручение.
7. Передайте документ исполнителю. В бумажном документообороте его передают сотруднику в установленном в организации порядке, в электронном — направляют через систему электронного документооборота.

Из резолюции должно быть понятно кто, что и к какому сроку должен сделать.

Примеры резолюций на документах

Рассмотрим формулировки резолюций на разных документах.

На входящем письме от контрагента, в котором он предлагает изменить условия поставки. Руководитель поручает сотруднику проанализировать предложение.

На служебной записке, где изложили просьбу увеличить бюджет отдела на следующий квартал.

На проекте договора с новым подрядчиком.

На обращении клиента, в котором он сообщает о проблеме с оказанной услугой и просит разобраться в ситуации.

Типичные ошибки при составлении резолюции

Разберем некоторые частые ошибки.

Несколько исполнителей без распределения ответственности. Если в резолюции указаны несколько сотрудников, но не определено, кто отвечает за результат, поручение может остаться без конкретного ответственного. Лучше назначить одного основного исполнителя, а остальных указать как участников.

Слишком общее поручение. Формулировки вроде «Разобраться с вопросом» или «Принять меры» не объясняют, какого результата ждет руководитель. Исполнителю придется уточнять задачу, а руководителю при проверке будет сложно определить, выполнил ли ее сотрудник.

Резолюция не учитывает содержание документа. Поручение должно соответствовать вопросу, который руководитель рассматривает. Например, если в письме контрагент просит подтвердить условия поставки, поручение «Подготовить коммерческое предложение» не отвечает на поставленный вопрос.

В резолюции пытаются описать весь порядок работы. Если задача сложная, не стоит превращать резолюцию в подробную инструкцию с несколькими этапами и условиями. В ней достаточно зафиксировать поручение, а подробные требования можно оформить отдельно.

Что нужно запомнить

1. Резолюция — документ с поручением, которое направлено ответственному лицу.
2. Резолюции в бизнесе дисциплинируют сотрудников и фиксируют на бумаге или в электронном виде поручения руководителя.
3. Резолюция может содержать поручения, указания, согласования и визирование.
4. Установленной формы резолюции нет, но она должна включать ответственного, суть задачи, срок выполнения, дату и подпись руководителя.