Медицинская книжка: как сделать, сколько она действует, как она выглядит

Читательница Мария спрашивает: «Мы открываем кафе. Знаю, что повара и официанты должны быть с санкнижками. А кому еще необходима медицинская книжка? Нужно ли ее оформлять, к примеру, нашему бухгалтеру? И кто отвечает за оформление книжки: сотрудник или работодатель?»

Чек‑лист «Как оформить сотрудника в штат»

Пошаговый план, как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору. В чек‑листе даем шаблоны кадровых документов при приеме на работу.

Что такое медицинская книжка и как она выглядит

Личная медицинская книжка — это официальный документ, который подтверждает, что работник прошел комплексное медицинское обследование и не представляет эпидемиологической опасности для окружающих. Ее еще называют санитарной.

Она содержит результаты обязательных медицинских осмотров, сведения о вакцинации, перенесенных инфекционных заболеваниях, а также данные о профессиональной гигиенической подготовке и аттестации — так называемый санминимум.

Есть два формата медкнижки — бумажный и электронный. У бумажного темно‑синяя обложка, внутри — страницы с водяными знаками и типографским номером. Для защиты от подделок в документ вклеивают голограммы. Электронная медкнижка — это цифровой аналог бумажного документа, который содержит те же разделы и данные. Но с августа 2026 года в ней также указывают пол и гражданство владельца.

Электронные медицинские книжки оформляют с 1 сентября 2023 года. Но до 1 сентября 2027 года можно выдавать и вести также и бумажные.

Новости

Кому нужна медицинская книжка

Медицинская книжка нужна для трудоустройства в сферах, где есть прямой контакт с пищей, водой, детьми, медицинскими препаратами или людьми. Например, приемщица в химчистке обязана оформить медкнижку. А вот бухгалтеру она не нужна, ведь он по работе с клиентами не контактирует.

Примерный перечень профессий работников, у которых должны быть медкнижки, приведен в письме Минздрава № 1100/2196‑0-117. Это специалисты из таких областей:

пищевая промышленность;
общепит;
торговля;
бытовое и коммунальное обслуживание населения;
медицинская помощь;
работа с детьми.

Примеры сфер и профессий, для которых нужна личная медицинская книжка
Сфера	Примеры профессий
Общественное питание	Повар, официант, бариста, мойщик посуды, кухонный работник, бармен, водитель‑экспедитор продуктов
Образование и воспитание детей	Воспитатель, учитель, няня, вожатый, педагог дополнительного образования, тренер детской секции, работник пищеблока школы
Бытовое и коммунальное обслуживание	Парикмахер, мастер маникюра, косметолог, работник прачечной или химчистки
Гостиничное и туристическое обслуживание	Администратор отеля, горничная, портье, экскурсовод
Торговля промышленными товарами	Продавец‑консультант магазина, работник комиссионного магазина
Пассажирский транспорт	Водитель автобуса, проводник поезда, бортпроводник
Бассейны и спорт‑оздоровление	Инструктор по плаванию, фитнес‑тренер, администратор бассейна, работник бань и саун, массажист

Где и как работнику оформить медицинскую книжку

Если должность есть в перечне из письма Минздрава № 1100/2196‑0-117, работодатель обязан обеспечить оформление медкнижки работнику. Составили пошаговый план, что нужно сделать.

Шаг 1. Выберите медучреждение. Медицинская книжка считается бланком строгой отчетности, ее вправе выдавать только:

региональные центры гигиены и эпидемиологии. Такие центры и их филиалы есть в каждом субъекте РФ;
медицинские клиники, заключившие соглашения с такими центрами.

Свободной продажи таких бланков нет.

Шаг 2. Выдайте официальное направление на медосмотр. В нем укажите должность сотрудника, вид работ и данные организации или ИП: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРНИП. При оформлении электронной медкнижки эти сведения внесут в систему.

Шаг 3. Информируйте сотрудника. Он должен подготовить документы: паспорт, СНИЛС, при продлении — старую медкнижку, фото 3×4 см и пойти с ними в медцентр.

Оформление займет от трех до пяти дней.

После медосмотра медицинская организация загрузит результаты в ЕГИСЗ, а Центр гигиены внесет их в подсистему ЭЛМК. Книжка появится в личном кабинете сотрудника.

Шаг 4. Проверьте результат. После получения книжки убедитесь, что все записи актуальны: верно указаны должность и работодатель, есть отметки о врачах, анализах и аттестации. Если найдете ошибку — сообщите в медучреждение, которое проводило осмотр.

Шаг 5. Заведите журнал учета медицинских книжек. Отмечайте даты первичного оформления и сроки периодических медосмотров, они зависят от профессии, например раз в год или в полгода. Это поможет вовремя напомнить сотруднику о продлении.

Где и как пройти профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию

В некоторых организациях работодатель должен отправить сотрудников не только на медосмотр, но и на аттестацию по вопросам гигиены в профессии. Например, ее проходят сотрудники, которые работают с продуктами, водой или детьми.

Подготовить сотрудников к аттестации можно в образовательной организации, которая имеет для этого лицензию Роспотребнадзора:

В Центрах гигиены и эпидемиологии — они есть в каждом регионе.
В медицинских организациях, которые имеют отделение или кабинет гигиенического образования. Часто это крупные частные медцентры, которые также занимаются профосмотрами и оформлением медкнижек.
В аккредитованных учебных центрах дополнительного профессионального образования, если у них есть этот вид подготовки и разрешение от Роспотребнадзора.

Есть два формата подготовки:

очно — сотрудник посещает лекции в центре. Для разных профессий могут быть отдельные группы и расписание;
дистанционно. Человек изучает методические материалы онлайн, а затем проходит итоговое тестирование на портале, часто это Гигтес т.

Важное условие: к аттестации допускают только после того, как сотрудник пройдет медицинский осмотр и в его медицинской книжке появится соответствующее заключение врача со всеми результатами обследований.

После успешной аттестации в медкнижку вносят штамп центра и наклеивают голографическую марку.

Кто должен оформлять и оплачивать медкнижку

Оформление медкнижки — это платная услуга. По закону работодатель обязан за свой счет обеспечить прохождение обязательного медосмотра и гигиенического обучения. Он может оплатить комиссию напрямую в клинике или компенсировать сотруднику расходы — главное, чтобы у работника на руках были чеки.

Сколько действует медкнижка и нужно ли ее продлевать

У самого бланка медкнижки нет срока действия: она может служить, пока есть место для новых записей и голограмм. Но актуальность документа определяется тем, насколько актуальны отметки о медосмотрах и гигиенической аттестации.

Как часто обновлять. Периодичность зависит от сферы деятельности и уровня санитарных рисков. Чем выше риск распространения инфекций, тем чаще нужны осмотры:

Раз в год проходят периодические осмотры работники общепита, пищевого производства, торговли продуктами, образовательных и детских учреждений, сферы бытового обслуживания, плавательных бассейнов, медицинские работники. При этом для некоторых категорий отдельные анализы, например на кишечную группу, могут требоваться даже раз в полгода.
Раз в два года — например, водители общественного транспорта.

Точный перечень для конкретной должности закреплен в нормативных актах, например приказе Минздрава России № 29н.

Как работодателю проверить медкнижку на подлинность

Роспотребнадзор предупреждает, что работодатели сами должны проверять медкнижки сотрудников на подлинность. А вот за подлинность медицинских обследований работодатель ответственности не несет. За это отвечает медучреждение, проводившее медосмотр работника или соискателя.

Как проверить бумажную медкнижку. Вот несколько способов:

Проверить медкнижку по типографскому номеру или по QR‑коду через единый онлайн‑реестр выданных медкнижек.
Позвонить в учреждение, выдавшее медкнижку, назвать ее номер и имя владельца. Там должны подтвердить либо опровергнуть факт ее выдачи.
Визуально осмотреть бланк. Часто поддельные медкнижки отличаются.

Вот несколько признаков подлинной бумажной медкнижки, которые можно заметить невооруженным глазом:

водяные знаки на каждой странице;
книжка прошита специальной защитной нитью;
номер книжки нанесен типографским способом, а не написан от руки;
фото владельца заверено круглой защитной голограммой и печатью Центра гигиены и эпидемиологии или его филиала;
страница с данными владельца ламинирована;
есть наклейка с QR‑кодом.

Как проверить электронную медкнижку. В Едином реестре выданных ЭЛМК введите номер книжки или СНИЛС сотрудника. Если медкнижка подлинная, система покажет информацию: дату формирования, статус — активна/неактивна, основные реквизиты — Ф. И. О., дату рождения, а также данные о медосмотрах, гигиенической аттестации и прививках.

Если в реестре данных нет, скорее всего, документ поддельный или еще не оформлен, например сотрудник прошел осмотр, но данные еще не синхронизировались в системе. В последнем случае нужно связаться с медицинской организацией, где сотрудник проходил обследование, чтобы уточнить статус.

Какие штрафы за отсутствие у работника медкнижки

Если при проверке Роспотребнадзор выявит, что у кого‑то из работников нет медкнижки, она фальшивая или в ней не хватает какой‑то записи, работодателю грозит штраф: