Как оформить перевод сотрудника на другую должность

📂 В конце статьи найдете шаблоны документов, которые помогут оформить перевод. Их можно заполнить своими данными и скачать.

Когда сотрудников переводят на другую должность

Сотрудника переводят на другую должность в таких ситуациях:

• он сам попросил перевод;
• сотрудник трудится в подразделении, которое реорганизуют или ликвидируют;
• сокращают штат компании;
• врачи рекомендуют сотруднику другую работу по состоянию здоровья;
• по результатам аттестации у работника выявили недостаточную квалификацию для занимаемой должности;
• если нужно временно заместить другого работника.

Если истек срок временного перевода и работодатель не вернул сотрудника на прежнюю должность, а работник этого не потребовал, он остается в новой должности на постоянной основе.

Обязательно ли согласие сотрудника

Нужно получить письменное согласие сотрудника в таких случаях:

• при переводе на другую постоянную должность;
• временном переводе на другую работу;
• переводе на нижестоящую должность.

Правила перевода на другую должность

Независимо от того, кто инициирует перевод — сотрудник или работодатель, при переводе есть несколько общих правил:

• должна измениться или должность, или подразделение, или местность;
• нельзя устанавливать испытательный срок;
• у работника не прерывается отпускной стаж;
• нужно издать приказ для перевода.

Должна измениться или должность, или подразделение, или местность. Если же сотрудника просто пересадили на другое рабочее место или перевели в другое здание в пределах населенного пункта — это не перевод, а перемещение. Для него не надо получать согласие работника и вносить запись в трудовую книжку. Достаточно издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись либо вручить уведомление.

Если же работника переводят на другую должность в период испытания, условие о нем утрачивает силу.

Нужно издать приказ для перевода — и при временном, и при постоянном переводе. А вот уведомлять Социальный фонд и делать запись в бумажной трудовой нужно, только если перевод постоянный.

Виды переводов

Самые распространенные виды переводов внутри организации:

1. Временный перевод с согласия работника.
2. Временный перевод без согласия работника.
3. Перевод по медицинским показаниям.
4. Перевод в другую местность вместе с работодателем.

• отсутствующего работника. Тогда в допсоглашении к договору и приказе надо написать, что перевод длится до выхода основного сотрудника;
• вакантной должности. В этом случае максимальный срок перевода — 1 год.

В обоих случаях зарплату на время перевода устанавливают в допсоглашении. Как правило, она соответствует оплате труда по новой должности.

При этом есть исключение. Даже при чрезвычайной ситуации принудительный перевод невозможен, если работника надо перевести на низкоквалифицированную работу или на срок более месяца. В этих случаях обязательно надо получить письменное согласие сотрудника на перевод.

Если работник согласен, перевод на другую должность оформляют на срок, указанный в заключении.

Если при этом оплата на новой работе ниже, человеку нужно платить средний заработок по прежней должности в течение месяца со дня перевода. А если проблемы со здоровьем возникли из‑за работы, тогда средний заработок платят вплоть до выздоровления либо до полной утраты трудоспособности.

Когда у работодателя нет подходящих вакансий или работник не согласен на перевод, действия зависят от срока профнепригодности по медицинскому заключению:

• до 4 месяцев — работника отстраняют на установленный срок без зарплаты, а потом он возвращается к своей обычной работе;
• больше 4 месяцев или постоянно — работника увольняют по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Для такого увольнения нужно, чтобы работник письменно отказался от предложенных вакансий либо работодатель уведомил его об их отсутствии. Вот как может выглядеть уведомление об отсутствии вакансий.

Перевод в другую местность вместе с работодателем. Бывает, что работодатель официально меняет место госрегистрации и переезжает в другой населенный пункт. Тогда работник тоже может перевестись в другой город, но только если согласен на это. В таком случае нужно заключить допсоглашение к трудовому договору с указанием нового места работы.

• на переезд его и членов семьи и провоз имущества;
• на обустройство на новом месте жительства.

Как перевести сотрудника на другую должность

Перевод в другое подразделение, например департамент или отдел, либо на другую должность — вышестоящую, нижестоящую или аналогичную — оформляют одинаково. Различается только оформление постоянного и временного переводов.

Брать с работника заявление на перевод не обязательно, но он может его написать, если у работодателя так принято.

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем надо прописать:

• новую трудовую функцию работника;
• дату, с которой работник переводится на новую должность;
• условия, которые изменятся для работника на новой должности, например режим работы, размер оклада, гарантии и компенсации.

Вот как может звучать условие допсоглашения о постоянном переводе на другую должность:

«1. Работник переводится с должности мастера на должность начальника строительного участка с 20.05.2024.

2. Изложить п. 1.1 трудового договора в следующей редакции: „Работнику предоставляется работа по должности «начальник строительного участка»“.

3. Изложить п. 3.2 трудового договора в следующей редакции: „За выполнение трудовых обязанностей Работнику устанавливается оклад 78 000 (семьдесят восемь тысяч) рублей в месяц“».

Издать приказ. В нем надо указать причину перевода, например повышение в должности, заявление работника, медицинское заключение, авария на производстве.

Сделать запись в трудовой книжке. Вот как можно сформулировать запись о переводе на другую должность в другой отдел: «Переведена на должность заместителя начальника в отдел управления персоналом».

Причины для отказа в переводе

Составили шаблон, как примерно может выглядеть отказ в переводе на другую должность.

Ответственность за нарушения

• для должностного лица, например директора, — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для малого бизнеса — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для средней или крупной компании — от 30 000 до 50 000 ₽.

При повторных нарушениях директора могут дисквалифицировать на определенный срок, а деятельность компании или ИП приостановить.

Главное

1. По общему правилу работника можно перевести на другую работу только с его письменного согласия. Но есть исключения. Например, если случилась производственная авария.
2. Перевод бывает постоянный и временный. Они отличаются по оформлению. Так, при временном переводе не нужно делать запись в трудовой книжке работника и сдавать на него в социальный фонд подраздел 1.1 ЕФС‑1.
3. Человеку, которого переводят на другую работу, нельзя установить испытательный срок.
4. Если сотрудник принес медицинское заключение, по которому он не может выполнять текущие обязанности, работодатель должен предложить ему перевестись на другую подходящую работу. А если ее нет, сотрудника надо отстранить от работы без оклада либо уволить, если по медзаключению он не может выполнять текущие обязанности дольше 4 месяцев.
5. Если работник просит перевести его на вакантную должность в компании, отказать ему можно, только если у него нет необходимых деловых качеств. Например, нужного опыта или уровня образования.