Как заполнить справку о стоимости выполненных работ КС‑3

Справку о стоимости выполненных работ КС‑3 применяют в строительстве. На основании этого документа заказчик оплачивает работы или услуги подрядчика.

🎁 В статье — предзаполненные шаблоны документов, которые можно скачать и использовать.

Что такое КС‑3 и для чего нужна эта справка

КС‑3 — это справка о стоимости выполненных работ и затрат. Ее используют, чтобы оформить расчеты с заказчиком по договору подряда. В справке — информация о стоимости выполненных работ с начала строительства, с начала календарного года и в том числе за отчетный период.

Чем КС‑3 отличается от КС‑2

Но эти два документа связаны: справку КС‑3 составляют по данным акта КС‑2. Нельзя указать в справке стоимость работ, которых нет в акте приемки. Итоговая сумма по всем видам работ за конкретный период в акте КС‑2 должна полностью совпадать с финальной суммой без НДС в справке КС‑3.

Кто заполняет и подписывает форму КС‑3

Обычно КС‑3 заполняют два специалиста:

• сметчик или инженер, то есть тот, кто находится на объекте, — в техническую часть документа вносит перечень выполненных работ, их объемы, расценки;
• бухгалтер — в финансовой части рассчитывает итоговую стоимость работ.

В небольших компаниях это может быть один специалист.

Подписывают документ представители обеих сторон сделки:

• со стороны подрядчика — руководитель либо другое уполномоченное лицо, например главный инженер, заместитель директора или другой сотрудник с правом подписи по доверенности, приказу или договору. Часто добавляют подпись главного бухгалтера подрядчика — это подтверждает финансовую достоверность справки;
• со стороны заказчика — руководитель или его представитель по доверенности.

Если представитель подпишет документ без доверенности или приказа — у сторон могут возникнуть проблемы при спорах или налоговых проверках.

Справку КС‑3 можно подписать факсимиле. Но это должно быть прописано в соглашении — п. 2 ст. 160 ГК РФ. Правда, Минфин считает, что расходы по первичным документам, подписанным факсимиле, нельзя учесть ни при расчете налога на прибыль, ни при УСН, — письмо от 10.06.2021 № 03‑11‑11/45946.

Можно ли оформить КС‑3 в электронном виде

КС‑3 можно составить электронно и подписать электронной подписью — п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ. Есть разница между видами подписей:

• если подписывают простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нужно составить соглашение между контрагентами — п. 1 ст. 5, п. 2 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ;
• если используют КЭП — квалифицированную электронную подпись, соглашение не нужно — п. 1 ст. 6 закона № 63‑ФЗ.

Как заполнить КС‑3

Можно использовать:

1. Унифицированную форму — бланк, утвержденный постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100. Многие его применяют по привычке: в нем уже есть все нужные графы.
2. Собственную форму. Ее нужно согласовать с заказчиком и прописать в договоре подряда — п. 4 ст. 9 закона № 402‑ФЗ. Такой документ должен содержать обязательные реквизиты из п. 2 ст. 9 закона № 402‑ФЗ.

Унифицированный бланк КС‑3 заполняют так. В шапке документа дублируют информацию из акта КС‑2:

• сведения об инвесторе: название компании или Ф. И. О. ИП, адрес, телефон;
• сведения о заказчике или генподрядчике;
• сведения о подрядчике или субподрядчике;
• название и адрес стройки;
• реквизиты договора подряда: номер и дату.

Напротив строк «Инвестор», «Заказчик (Генподрядчик)», «Подрядчик (Субподрядчик)» нужно указать код ОКПО. Как его узнать.

В строке «Код деятельности по ОКПД» указывают код ОКВЭД. Коды ОКВЭД с расшифровкой.

Печать в КС‑3 ставить не обязательно.

Справку КС‑3 можно дополнить своими реквизитами. Например, если договор подряда заключили в иностранной валюте, можно ввести графы со стоимостью работ в валюте. Если работы оплачивали авансом, после строки «Всего с учетом НДС» можно ввести строки «Фактически оплачено» и «Итого к оплате».

Как исправить ошибки при заполнении КС‑3

Действия зависят от того, подписали ли уже документ или еще нет.

Документ еще не подписали. Самый простой путь — перепечатать форму с правильными данными.

Документ уже подписали. Нужно зачеркнуть неверные данные, указать от руки корректные с пометкой «Исправлено», а также дату корректировки. Далее пишут должности и Ф. И. О. всех, кто участвовал в составлении исходного документа и заверяет исправления.

Электронный документ всегда корректируют через составление нового, где указывают, что он оформлен взамен первоначального. Новый документ заверяют усиленными квалифицированными электронными подписями, УКЭП, тех, кто заверял исходный вариант.

После внесения исправлений согласуйте изменения с заказчиком. Если ошибка существенная, например изменилась итоговая сумма, имеет смысл подготовить пояснительную записку: кратко объясните причину корректировки.

Иногда исправление в КС‑3 тянет за собой другие действия:

• если ошибка затронула НДС, например неправильно рассчитали налог, возможно, нужно будет скорректировать счет‑фактуру, а когда занизили налог к уплате — подать уточненную налоговую декларацию;
• если документы уже отразили в учете обеих сторон, бухгалтерам может понадобиться оформить дополнительные бухгалтерские справки для корректировки записей.

Стоит регулярно проверять, чтобы итоги в справке соответствовали сумме всех приложенных актов.