Как заполнить электронную транспортную накладную в стандартной ситуации

С 1 сентября 2026 года большинство участников грузоперевозок перешли на обязательные электронные транспортные накладные, ЭТрН. Правила оформления документа зависят от сценария перевозки. Но есть схема, которую считают стандартной: продавец привлекает перевозчика для доставки товара покупателю. Разбираем, как заполнять ЭТрН в такой ситуации.

Пример стандартного сценария

Разберем сразу на примере. ООО «СтройБаза» отправляет материалы подрядчику «Дом под ключ». Для доставки нанимает грузоперевозчика ООО «Авто‑Рейс».

Роли в этом примере:

• грузоотправитель — компания «СтройБаза»;
• перевозчик — ООО «Авто‑Рейс»;
• грузополучатель — подрядчик «Дом под ключ».

Разберем пошагово, кто и какие титулы заполняет.

Какие основные титулы заполняют в ЭТрН

ЭТрН создает грузоотправитель ООО «СтройБаза» в своей учетной системе или через оператора ИС ЭПД. Процесс заполнения электронной накладной выглядит так.

Титул 1. Условия перевозки — заполняет грузоотправитель ООО «СтройБаза» до передачи товара перевозчику:

1. Вносит данные о грузе, участниках перевозки, транспорте, водителе, условиях, маршруте, сопроводительных документах.
2. Подписывает титул 1 электронной подписью, КЭП.

Титул 2. Погрузка — заполняет ООО «Авто‑Рейс» в момент приема груза к доставке:

1. Вносит время прибытия на погрузку и убытия с нее, сведения о водителе, данные машины, результат осмотра товара. Водитель через мобильное приложение подтверждает погрузку.
2. Подписывает титул КЭП.

После подписания титула 2 водитель может получить куар‑код в мобильном приложении и предъявить его инспектору ГИБДД.

Титул 3. Приемка — заполняет грузополучатель «Дом под ключ» в момент приемки товара в пункте назначения. Рассказали подробно в отдельной статье с примерами, как грузополучателю заполнять титул 3.

Титул 4. Разгрузка — снова заполняет перевозчик ООО «Авто‑Рейс» после того, как закончил выгружать товар:

1. Время подачи под выгрузку, время ее окончания, состояние груза, замечания, если есть.
2. Подписывает титул КЭП.

Своей подписью перевозчик подтверждает: груз доставили и разгрузили, а также указывает замечания, если они есть. После подписания титула 4 ЭТрН получает статус «Завершен». Пока титул 4 не подписан, перевозка считается незавершенной и оформить опциональные титулы 5 и 6 не получится.

Какие есть опциональные титулы

Переадресация груза. Такое возможно при смене адреса доставки или грузополучателя — например, при отказе получателя от груза, частичной приемке, возврате.

ООО «СтройБаза» отправляет материалы подрядчику «Дом под ключ». Для доставки нанимает грузоперевозчика ООО «Авто‑Рейс». Грузополучатель «Дом под ключ» принял часть груза, а остаток попросил везти на другой адрес.

Как выглядит оформление титулов при переадресовке:

1. Грузоотправитель подписывает титул 1, перевозчик — титул 2.
2. Грузополучатель подписывает титул 3, но отказывается принять груз или принимает частично.
3. Перевозчик подписывает титул 4 с отметкой о ситуации, что груз не приняли или приняли частично.
4. Перевозчик и грузоотправитель согласовывают новый адрес.
5. Перевозчик оформляет титул 7 с данными нового получателя.
6. Новый получатель заполняет титул 3, перевозчик — титул 4.

Заменили машину или водителя. ООО «СтройБаза» отправляет материалы подрядчику «Дом под ключ». Для доставки нанимает грузоперевозчика ООО «Авто‑Рейс». Но по пути водитель заболел. Перевозчик присылает другого водителя, оформляет титул 8 с его данными, подписывает КЭП.

Это единственный титул, который можно оформить:

• в любой момент рейса;
• несколько раз — если заболели два водителя или сломалась машина и заболел водитель.

Новую ЭТрН создавать не нужно.

Изменилась стоимость перевозки. Такое может быть, если маршрут стал длиннее или был простой машины. Например, ООО «СтройБаза» отправляет материалы подрядчику «Дом под ключ». Для доставки нанимает грузоперевозчика ООО «Авто‑Рейс». Из‑за перекрытой трассы водителю пришлось задержаться на стоянке и оплатить еще три часа.

Как выглядит оформление титулов, если изменилась стоимость перевозки:

1. Перевозку завершили, подписали титулы 1—4. У ЭТрН статус «Завершен».
2. Перевозчик открывает ЭТрН и нажимает «Заполнить раздел № 12». Открывается форма титула 5.
3. Перевозчик заполняет итоговую стоимость, ставку НДС, условия расчетов, платежные реквизиты. Если стоимость изменилась — детализирует причины.
4. Перевозчик подписывает титул 5 КЭП и отправляет грузоотправителю. ЭТрН меняет статус на «Ожидает подтверждения ФХЖ».
5. Если грузоотправитель согласен — подписывает титул 6 КЭП, и документооборот полностью завершается. Если не согласен — может отклонить с указанием разногласий. Тогда перевозчик может оформить исправленный титул 5 с новыми данными и отправить повторно.

То есть титул 5 работает в связке с титулом 6, который подписывает грузоотправитель. Эти титулы необязательные. Если стоимость не изменилась, их можно не оформлять: цена зафиксирована в электронной заказ‑заявке, а услугу перевозки подтверждают актом или УПД.

Титулы 5 и 6 можно оформить и при неизменной цене, если стороны договорились использовать ЭТрН как первичный учетный документ вместо акта. Для вычета НДС все равно понадобится счет‑фактура.