Как работает программа «1С:Бухгалтерия»

1С:Бухгалтерия помогает автоматизировать бухгалтерский учет и избежать ошибок с расчетами. А значит, минимизировать риски штрафов и проблем с контролирующими органами. Разбираем, как настроить программу для начала работы и какие у нее особенности.

Что такое 1С:Бухгалтерия

Версии программы:

• базовая — для небольших компаний и ИП;
• ПРОФ и КОРП — для среднего, крупного бизнеса и холдингов.

Для чего нужна 1С:Бухгалтерия

1С:Бухгалтерия позволяет оформлять первичные документы, вести учет хозяйственных операций, составлять отчетность, рассчитывать налоги и зарплату.

Учет хозяйственных операций — можно отслеживать движение товаров, контролировать расчеты с поставщиками и покупателями, оформлять кадровые документы.

Подготовка отчетности для налоговой, СФР и Росстата.

Кому подойдет 1С:Бухгалтерия

Типовая 1С:Бухгалтерия будет полезна любым компаниям и их бухгалтерам, а также ИП, которые ведут бухучет. Типовой считают стандартную программу без доработок.

Не подойдет бюджетным и государственным учреждениям и компаниям с отраслевым учетом, например тем, которым нужна функция управления производственным цехом или учет по размерам в розничном магазине одежды.

Возможности и функционал 1С:Бухгалтерии

Рассмотрим, какие основные функции есть в 1С:Бухгалтерии.

Ведет учет первичных документов и автоматически формирует проводки:

• формирует проводки и документы на основе накладных, счетов‑фактур, актов и чеков. Какие документы считаются первичными;
• помогает организовать базу клиентов и поставщиков, автоматически заполняет реквизиты по ИНН;
• контролирует дубли и расхождения. При вводе программа проверяет совпадение номеров, дат, сумм и реквизитов контрагентов, подсвечивает несоответствия.

Контролирует и сверяет банковские и кассовые операции:

• загружает банковские выписки из клиент‑банка;
• оформляет приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, контролирует лимиты кассы и остатки денег.

Рассчитывает зарплату и ведет кадры. В программу встроен базовый кадровый блок:

• оформляет прием на работу, кадровые перемещения и увольнения. Как оформить штатное расписание в 1С;
• ведет базовый расчет заработной платы, начисление больничных, отпускных и налогов с зарплаты.

Ведет налоговый учет. Автоматически рассчитывает НДС, налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы.

Какие есть версии 1С:Бухгалтерии и чем они отличаются

Версии 1С:Бухгалтерии могут отличаться оформлением, удобством, стоимостью, набором функций и способами установки — коробка или онлайн.

Еще могут быть специализированные версии под определенные виды учета, например 1С:Предприниматель или 1С:Упрощенка 8. Либо же под определенные отрасли, например 1С:Бухгалтерия строительной организации, 1С:Бухгалтерия страховой компании 8 КОРП, 1С:Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия.

Как начать работать в 1С:Бухгалтерии

Подготовить 1С Бухгалтерию к работе можно за четыре этапа.

1‑й этап. Внесите данные о компании или ИП в раздел «Главное» → справочник «Организации»:

• ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты и ответственных лиц: руководителя, главного бухгалтера;
• систему налогообложения и порядок уплаты авансовых платежей и страховых взносов.

Далее зайдите в «Функциональность программы» и отключите там лишние блоки: например, производство или валютные операции, если ваша компания или ИП занимается только услугами или торговлей.

2‑й этап. Введите начальные остатки в разделе «Главное» → «Помощник ввода остатков». Если вы начинаете работать в 1С не с первого дня существования компании, нужно перенести данные из прошлой учетной системы или тетрадей:

• вносите суммы строго по счетам бухгалтерского учета, например остатки на расчетном счете, товары на складе, задолженности перед поставщиками;
• ввод остатков можно выполнять вручную или загружать из файлов Excel/XML, если объем данных большой.

3‑й этап. Заполните раздел «Справочники»:

• «Контрагенты» → «Создать» — добавьте ваших поставщиков и покупателей — для автоматического заполнения можно воспользоваться встроенным сервисом «1С:Контрагент»;
• «Номенклатура» → «Создать» — создайте список ваших товаров, материалов или услуг.

4‑й этап. Оформляйте ежедневные операции через документы — программа сама сформирует нужные проводки, например:

1. Если вы получили товар или услугу, зайдите в раздел «Покупки» → документ «Поступление (акты, накладные, УПД)». Если продали — в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Можно создавать новый документ на основании существующего, например на основании счета от поставщика, — так многие поля заполнятся автоматически.
2. Поступления наличных оформляйте в разделе «Банк и касса» → «Касса» → «Поступление наличных». Для выдачи наличных — «Расходный кассовый ордер» там же. Безналичные платежи отражаются документами «Поступление на расчетный счет» или «Списание с расчетного счета». Если принимаете оплату картой, используйте «Операция по платежной карте».

Бывает так, что для операции нет готового документа. Тогда используют документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)»: в табличной части вручную задают проводки — счета дебета и кредита, суммы, аналитику. Чтобы не вводить часто повторяющиеся проводки заново, создайте «Типовую операцию» — это шаблон, который подставит нужные счета и алгоритмы.

Если вы только начинаете осваивать программу, полезно начать с изучения встроенных обучающих материалов. Найти их можно в меню «Справка» → «Содержание справки».