Как списать просроченные продукты в магазине, кафе или столовой в 2026 году

Материал содержит темы 18+

Просроченные продукты нельзя продавать, использовать на кухне, оставлять на витрине или держать среди годных остатков. Их нужно изъять, отделить, оформить акт списания и подтвердить, что продукцию утилизировали или уничтожили.

В статье разберем, что делать магазину и общепиту при обнаружении просрочки.

Когда продукты нужно списывать

Товар списывают, когда закончился срок годности или срок реализации. Внешний вид не имеет значения: если дата прошла, продукт нельзя продавать покупателю, использовать в блюдах, отдавать на доставку или оставлять на раздаче.

В рознице под списание попадает просрочка в любом месте хранения: на полке, складе, в холодильнике, морозильной камере, зоне выкладки, прикассовой зоне или в резерве для интернет‑заказов.

Что сделать сразу после обнаружения просрочки

Сначала продукцию убирают из продажи или работы. Просрочка не должна лежать рядом с годными товарами, стоять на кухне в рабочей зоне или оставаться на витрине «до оформления документов».

Порядок действий такой:

• снять товар с полки, витрины, раздачи, кухни или склада;
• отделить его от годных остатков;
• промаркировать как продукцию, изъятую из оборота;
• перенести во временное место хранения;
• ограничить доступ, чтобы товар случайно не продали и не использовали.

Временное хранение нужно организовать так, чтобы просроченная продукция не смешалась с рабочими остатками. Для этого можно использовать отдельную полку, контейнер, холодильную зону или закрытую тару с отметкой «к списанию».

Утилизация и уничтожение: в чем разница

После изъятия просрочки нужно выбрать, что будет с продукцией дальше: утилизация или уничтожение.

Утилизация — это использование продукции или отходов после переработки, если такой вариант разрешен и безопасен. Например, продукцию могут направить на переработку или использовать как сырье для другой цели, если это допускают требования и есть подтверждение пригодности.

Уничтожение — это окончательное выбытие продукции без дальнейшего использования. Его выбирают, когда товар нельзя продать, переработать, передать или безопасно использовать другим способом.

Как оформить списание

Акт списания нужен, чтобы снять товар с учета и подтвердить причину выбытия. Его оформляют после того, как просрочку изъяли, отделили от годных остатков и определили дальнейшее действие: утилизацию, уничтожение или передачу специализированной организации.

Можно использовать унифицированную форму ТОРГ‑16 или собственную форму акта. Если организация использует свою форму, в ней должно быть указано:

• что списывается;
• в каком количестве;
• в связи с чем;
• где продукция находилась;
• кто обнаружил просрочку;
• кто подтвердил списание;
• какой способ выбытия выбран.

Если продукцию уничтожают своими силами, дополнительно оформляют акт уничтожения. В нем фиксируют, что уничтожили, в каком количестве, каким способом, когда и кто присутствовал.

Если продукцию передают сторонней организации, к акту списания добавляют договор, акт приема‑передачи и акт оказанных услуг или другой документ, который подтверждает утилизацию или уничтожение.

Если списание оформляет комиссия, в акт включают ее состав. Обычно это товаровед, кладовщик, администратор, материально ответственное лицо, представитель бухгалтерии или руководитель смены.

Когда нужна экспертиза

Если у продукта просто истек срок годности, отдельная экспертиза обычно не нужна. То же относится к ситуациям, когда порча очевидна: изменился запах, цвет, консистенция, нарушена упаковка, появились следы плесени или продукт явно нельзя использовать.

Экспертиза нужна, когда без нее нельзя решить, что делать с продукцией дальше. Например, если организация хочет не уничтожить товар, а направить его на переработку, утилизацию или использовать иным разрешенным способом.

Отдельный случай — передача некачественных пищевых продуктов на корм сельскохозяйственным животным. Для такого решения нужна ветеринарно‑санитарная экспертиза. Без нее направлять пищевую продукцию на корм нельзя.

Как списывать маркированные товары и алкоголь

В рознице это касается, например, маркированной воды, напитков, молочной продукции, консервов, икры, растительных масел и множества других товарных групп.

В документе вывода из оборота указывают товар, количество, коды маркировки и причину выбытия. Для просрочки основанием будет истечение срока годности, уничтожение, утилизация или другая причина, которая соответствует операции.

Крепкий алкоголь списывают в ЕГАИС. Маркированное пиво и слабоалкогольные напитки выводят из оборота в системе маркировки.

Что учесть в бухгалтерии и налогах

Списание просрочки отражают по‑разному в бухгалтерском и налоговом учете.

В бухучете:

• основание для операции — акт списания;
• товар снимают с учета, потому что его больше нельзя использовать или продать;
• стоимость отражают как потери от порчи ценностей;
• если есть виновный сотрудник, сумму ущерба относят на него;
• если виновного нет, потери списывают на расходы организации.

На ОСНО стоимость просроченной продукции можно включить в расходы по налогу на прибыль. Расходы на утилизацию или уничтожение тоже можно учесть, если есть подтверждающие документы.

На УСН «Доходы минус расходы» с 2026 года такие затраты можно учитывать как иные расходы по правилам главы 25 НК РФ. Для этого нужны документы и обоснование: почему товар списали, почему его нельзя было использовать дальше и чем подтверждено выбытие.

На УСН «Доходы» списанная просрочка не уменьшает налог. При таком объекте расходы не учитываются при расчете налоговой базы.

По НДС восстанавливать налог только из‑за просрочки не нужно.

Как снизить объем списаний

Просрочка чаще всего появляется не в день списания, а раньше: товар слишком долго лежал на складе, партия не попала в выкладку, блюдо приготовили с запасом, остатки не проверили перед заказом новой поставки.

Чтобы сократить потери, нужно контролировать сроки до того, как товар стал просроченным:

• вести учет сроков годности по партиям;
• регулярно проверять склад, витрину, холодильники, морозильные камеры и кухню;
• отдельно контролировать товары с коротким сроком хранения;
• использовать принцип «первым пришел — первым ушел»;
• заранее переносить товары с близким сроком в приоритетную продажу;
• не готовить блюда и заготовки с запасом, если спрос нестабилен;
• проверять сроки перед оформлением нового заказа поставщику.