Разовая лицензия или подписка на 3‑5 лет: что выгоднее бизнесу

В чем отличия моделей оплаты: подписка и разовая лицензия

Разовая лицензия — это покупка в бессрочное использование. Нужно один раз совершить крупный платеж, установить систему на свой сервер, а обновления и поддержка оплачиваются отдельно по желанию. В первый год получается дороже, зато дальше нет растущего ежемесячного счета, а версия продолжает работать, даже если компания не продлевает сопровождение.

Но не все вендоры продают «коробку» в постоянное использование. Скажем, Битрикс24 продает коробку уже по срочной лицензии с продлением, а новых бессрочных на нее не выпускает (по данным 1c‑bitrix.ru). При этом у многих классов владение никуда не делось: учетная 1С, инженерные КОМПАС‑3D и nanoCAD, офисные Р7‑Офис и МойОфис, кассовые iiko и R‑Keeper по‑прежнему доступны по бессрочной лицензии, а сопровождение идет отдельно. Поэтому перед покупкой нужно сравнить конкретные условия продукта и уточнить у вендора, останется ли система работать, если перестать платить за обслуживание.

Считаем стоимость владения на 3–5 лет

Подписка считается просто. Цену за одно место умножаем на количество людей и на срок использования, добавляя ежегодную индексацию тарифа. За три‑пять лет сумма увеличивается, а при расширении команды растет пропорционально.

Разовая лицензия считается иначе. В первый год нужно оплатить саму лицензию. Дальше начинается ежегодное платное сопровождение с обновлениями и поддержкой плюс содержание сервера и доля рабочего времени админа. Здесь первоначальная сумма выше, но со временем она выравнивается со стоимостью подписки, а затем становится меньше и обгоняет ее по экономии. В итоге накопленная подписка становится дороже разовой покупки.

Иногда к купленной насовсем лицензии производитель добавляет расширения и открытые интеграции без доплат. Когда каталог приложений и API открыты без доплат — как, к примеру, у Мегаплана, донастройка не оборачивается новой растущей статьей затрат. А именно из‑за платных доработок и интеграций подписка часто становится дороже, чем сама лицензия. Например, стоимость коробки Мегаплана за 10 пользователей — от 70 000 до 150 000 ₽ единоразово плюс ежегодное обслуживание. Маркет интеграций бесплатен навсегда (по данным megaplan.ru). Именно единоразовый платеж и бесплатные расширения являются главным источником экономии, в сравнении с подпиской.

Скрытые расходы обеих моделей

У каждой модели есть издержки, которых нет в прайсе, и по ним определяются итоговые расходы в долгосрочной перспективе.

Для установки коробки у компании должен быть свой сервер с обслуживанием, системный администратор или подрядчик на сопровождение, резервное копирование, плановые обновления и патчи безопасности. Например, при замене оборудования или переезде системой должен заниматься ИТ‑специалист. Поэтому полное владение требует компетенций внутри компании и дополнительных трат.

У компаний, работающих с подпиской, расходы появляются со временем. Цена растет каждый год, интеграции и модули сверх базового тарифа часто оплачиваются отдельно, а данные хранятся в чужом контуре. Добавляется зависимость от вендора. Если он поднимет цену, изменит условия или закроет нужную функцию, быстро перейти на другую систему будет сложно, так как все данные и привычки команды уже привязаны к определенному сервису. Эту зависимость стоит закладывать в риски. Также важно качество связи. При отключениях мобильного интернета, которые в последнее время случаются по регионам России, облачная система становится недоступной для выездных сотрудников, что приводит к простоям.

Три ошибки в расчете стоимости

Чаще всего в расчетах для сравнения моделей встречаются три ошибки.

Первая — учитывать только цену лицензии. У коробки добавляется стоимость обслуживания своего сервера, ежегодной поддержки системы и зарплата администратору, у подписки — повышение оплаты каждый год и платные модули.

Вторая — не проверить бессрочность лицензии. Если лицензия срочная и требует продления, экономика владения ближе к подписке. Условие нужно зафиксировать письменно до сделки.

Третья — забыть про стоимость переезда. Миграция данных, переобучение команды, простой в работе стоят денег. В подписке существует зависимость от вендора, и ее стоит закладывать в расчет заранее, наравне с лицензиями.

Подбираем модель под свой бизнес

Перед нами две равнозначные модели под разные задачи. Но не каждому бизнесу будет выгодно покупать бессрочную лицензию или, наоборот, подписку. Мегаплан здесь упомянут как пример продукта, где есть и облако, и коробка: выбор определяется профилем компании, а не самим продуктом.

Ниже объясняем, каким компаниям какая модель больше подойдет.

Подписка выгоднее:

• для малой команды и стартапа с непредсказуемым ростом;
• бизнесу без собственной ИТ‑инфраструктуры;
• тем, кому важно стартовать быстро и без крупных вложений.

Здесь можно доплачивать за пользователя по мере роста компании и не покупать лишние лицензии заранее.

Этот вариант, в свою очередь, проигрывает там, где ценны автономность и владение данными, а расходы нужно зафиксировать на годы вперед.

Разовая лицензия чаще выгодна компаниям с долгосрочным планированием, требованиями к контролю данных и автономной работе. Например, когда устойчивого интернета на объекте нет. Также тем, у кого есть свой сервер и администратор. Для них предсказуемый разовый платеж с понятным обслуживанием удобнее аренды, которая дорожает каждый год.

И, наоборот, коробка не подойдет:

• тем, у кого не на чем и некому держать собственный сервер;
• тем, у кого капитал крутится в обороте: разовый крупный чек лишь заморозит рабочие деньги;
• командам, которым важнее быстрый старт, чем контроль контура: им проще начать в облаке.

Подведем итог