Когда нужен аутстаффинг персонала: чек‑лист из 10 признаков для бизнеса

Чем больше компания, тем заметнее часть ресурсов, которая уходит не на производство, продажи или развитие, а на обслуживание самого штата. Нужно оформлять сотрудников, вести кадровые документы, учитывать отпуска и больничные, следить за изменениями законодательства, рассчитывать выплаты и оперативно закрывать потребность в людях при росте нагрузки.

Для части компаний решением становится аутстаффинг персонала. Такая модель позволяет привлекать работников, которые состоят в штате другой организации, но временно выполняют трудовые функции в интересах, под управлением и контролем принимающей стороны в предусмотренных законодательством случаях.

Чтобы понять, когда нужен аутстаффинг, стоит оценивать не моду на кадровые инструменты, а реальные проблемы компании: нагрузку на HR, сезонность, скорость масштабирования, характер работ и затраты на содержание персонала.

Что такое аутстаффинг персонала

В деловой практике под аутстаффингом обычно понимают модель, при которой работник официально трудоустроен у компании‑провайдера, но направляется для выполнения трудовой функции к принимающей стороне.

Работодатель занимается оформлением трудовых отношений, начислением заработной платы, кадровыми документами и другими обязанностями, которые закреплены за ним законодательством. Принимающая компания организует работу направленного сотрудника в рамках установленной законом и договором модели.

При этом привычное выражение «вывод персонала за штат» не следует понимать как возможность в любой момент просто переоформить штатных сотрудников на стороннюю организацию и продолжить работу по прежней схеме. В России заемный труд запрещен, а предоставление труда работников допускается только на условиях и в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.

Например, аккредитованное частное агентство занятости может временно направлять сотрудников организации для замещения отсутствующих работников или для работ, связанных с заведомо временным расширением производства либо объема оказываемых услуг.

Поэтому аутстаффинг для бизнеса должен начинаться не только с расчета стоимости, но и с проверки того, соответствует ли предполагаемая схема требованиям законодательства.

Аутстаффинг и аутсорсинг: разница между моделями

Аутстаффинг и аутсорсинг часто смешивают, хотя с точки зрения организации работы — это разные подходы.

При аутсорсинге заказчик передает подрядчику определенную функцию или результат. Например, сторонняя компания может полностью отвечать за уборку объекта, обслуживание склада или определенный производственный процесс. Она сама организует работу своих сотрудников и отвечает за результат услуги в соответствии с договором.

Поэтому, если кратко при различии аутстаффинга и аутсорсинга главный ориентир — кто управляет рабочим процессом и что именно получает заказчик: самостоятельную услугу с определенным результатом или труд работников.

Выбирать между этими моделями нужно не по названию договора, а по тому, как отношения фактически будут организованы.

Кому и зачем нужен аутстаффинг

Аутстаффинг чаще рассматривают компании с большой численностью линейных сотрудников, сезонными колебаниями нагрузки, несколькими объектами или регулярной потребностью во временном усилении команд.

Это могут быть:

• торговые сети;
• складские и логистические комплексы;
• производственные предприятия;
• гостиницы и рестораны;
• сервисные компании;
• строительные организации;
• предприятия с распределенной сетью объектов.

Зачем нужен аутстаффинг в конкретном случае, зависит от задачи. Одной компании необходимо уменьшить объем кадровой рутины, другой — обеспечить дополнительный персонал в период роста производства, третьей — закрыть временную нехватку работников.

Ниже собраны основные признаки необходимости аутстаффинга, которые помогут оценить, подходит ли такая модель вашему бизнесу.

HR и бухгалтерия перегружены кадровой рутиной. Чем больше численность сотрудников, тем больше операций возникает вокруг их сопровождения. Прием и увольнение, кадровые документы, отпуска, больничные, изменения персональных данных, табели и другие процессы начинают занимать значительную часть рабочего времени профильных подразделений.

Особенно заметна проблема в компаниях с большим количеством линейных работников и высокой текучестью.

Если специалисты по персоналу большую часть времени заняты оформлением документов вместо подбора, адаптации, обучения и развития сотрудников, снижение нагрузки на HR становится самостоятельной бизнес‑задачей.

При подходящей модели часть функций, связанных с трудовыми отношениями направляемых работников, находится на стороне их работодателя. Это позволяет внутренним специалистам сосредоточиться на персонале, который остается в собственной структуре компании.

Расходы на содержание штата сложно прогнозировать. Стоимость сотрудника для организации не ограничивается его окладом. В бюджет входят обязательные выплаты и взносы, кадровое и расчетное сопровождение, затраты на подбор, адаптацию и другие связанные процессы.

Поэтому оптимизация расходов на персонал не означает простое стремление уменьшить стоимость часа работы.

Задача состоит в том, чтобы понять, действительно ли компании необходимо постоянно содержать определенное количество штатных единиц или часть потребности возникает только на ограниченный период.

Аутстаффинг персонала может сделать часть затрат более прогнозируемой: условия, объем предоставления работников и порядок расчетов фиксируются в договоре с провайдером.

Но экономический эффект нужно рассчитывать для конкретной ситуации. Универсальной гарантии, что любой сотрудник через внешнего провайдера окажется дешевле штатного, не существует.

Набирать дополнительный штат на несколько месяцев, а затем сокращать его после спада нагрузки неудобно и далеко не всегда оправданно.

Если потребность действительно связана с временным расширением объема работ, бизнес может рассмотреть законные механизмы предоставления персонала.

Такой подход особенно актуален там, где требуются сезонный персонал или временный персонал: в торговле, логистике, гостинично‑ресторанном бизнесе, производстве и других отраслях с выраженными пиками нагрузки.

Компании регулярно не хватает линейных работников. Грузчики, комплектовщики, упаковщики, работники торгового зала, кассиры, мерчендайзеры, подсобные рабочие и сотрудники производства часто требуются в большом количестве.

Даже несколько незакрытых смен могут нарушить работу объекта, а при масштабах сети проблема умножается на десятки площадок.

Аутстаффинг линейного персонала позволяет использовать внешний кадровый ресурс в тех случаях, когда условия предоставления работников соответствуют требованиям законодательства.

Такая модель особенно интересна компаниям, которым важна не разовая вакансия, а возможность обеспечить определенное количество работников на объектах в конкретный период.

Нужно временно заменить отсутствующих сотрудников. Больничный, отпуск, отпуск по уходу за ребенком или другое длительное отсутствие сотрудника создает простую проблему: рабочее место сохраняется, а функцию кому‑то необходимо выполнять.

Увеличивать постоянный штат ради временной замены не всегда рационально.

Трудовое законодательство прямо предусматривает возможность временного направления работника частным агентством занятости для исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым сохраняется место работы.

В подобных обстоятельствах аутстаффинг работников может стать удобным способом закрыть временный кадровый разрыв.

Компания временно увеличивает производство или объем услуг. Бизнес получил крупный заказ, открыл дополнительную линию, запустил временный проект или ожидает значительного роста объема операций.

Основная команда с дополнительной работой не справится, но пока неизвестно, сохранится ли такой объем в долгосрочной перспективе.

Это один из наиболее понятных ответов на вопрос, кому нужен аутстаффинг.

По действующим нормам частное агентство занятости может направлять работников для выполнения работ, связанных с заведомо временным расширением производства или объема оказываемых услуг. Для такой ситуации законодательством установлен предельный период до 18 месяцев.

Это дает бизнесу возможность пройти фазу временного роста, не превращая каждое увеличение нагрузки в постоянное расширение собственного штата.

В такой ситуации растет не только потребность в людях, но и объем организационной работы.

Необходимо обеспечить выходы, оформить отношения, вести документы, контролировать изменения и быстро реагировать на кадровые разрывы.

При работе с подходящим провайдером часть этой нагрузки централизуется. Для сетевого бизнеса это может быть удобнее, чем создавать отдельную кадровую инфраструктуру для каждого краткосрочного расширения.

Кадровое администрирование персонала становится отдельным бизнес‑процессом. В крупной компании кадровое администрирование персонала постепенно превращается в сложную систему со своими сотрудниками, программным обеспечением, внутренними регламентами и постоянным контролем.

Это необходимо для собственного штата. Но при временном увеличении численности объем административных операций также резко растет.

Одно из преимуществ аутстаффинга заключается в том, что работодателем направляемых работников остается провайдер. Он выполняет обязанности работодателя в отношении своего персонала, а заказчику не приходится включать каждого такого работника в собственный штат.

Для компаний с большим количеством временных или сезонных задач это может существенно упростить организационную структуру.

Бизнесу нужна гибкость, но функция должна оставаться под его управлением. Передавать подрядчику целый процесс удобно не всегда.

Например, компании может быть важно самостоятельно определять ежедневные задачи работников, распределять их между участками и контролировать выполнение трудовых функций.

Полный аутсорсинг в такой ситуации способен оказаться слишком самостоятельной моделью, потому что заказчик приобретает прежде всего результат определенного процесса.

Если бизнесу нужны именно дополнительные работники, а управление их работой должно оставаться у принимающей стороны, при наличии законных оснований имеет смысл рассматривать модель предоставления персонала.

Именно управляемость дополнительной команды относится к важным преимуществам аутстаффинга для компаний с уже выстроенными внутренними процессами.

Временная потребность в людях возникает регулярно. Разовый кадровый дефицит еще не означает, что компании необходимо менять модель управления персоналом.

Но если одна и та же ситуация повторяется каждый квартал или каждый сезон, стоит перестать каждый раз решать ее как чрезвычайное происшествие.

Проанализируйте последние 12 месяцев:

• когда не хватало сотрудников;
• на каких объектах возникал дефицит;
• сколько смен оставались незакрытыми;
• какие позиции требовались чаще всего;
• сколько длились периоды повышенной нагрузки;
• сколько ресурсов HR тратил на решение проблемы.

Если потребность предсказуема, ее можно планировать заранее. В таком случае аутстаффинг для бизнеса становится не аварийным инструментом, а частью модели управления численностью персонала.

Когда аутстаффинг не решит проблему

Не стоит рассматривать вывод персонала за штат как универсальный способ сократить расходы или снять с компании любую ответственность за работников.

Модель не предназначена для обхода трудового законодательства. Кроме того, законодательство устанавливает случаи, когда направление работников не допускается, в том числе для некоторых работ на опасных производственных объектах и рабочих местах с определенными вредными или опасными условиями труда.

Не стоит использовать аутстаффинг и тогда, когда на самом деле бизнес хочет полностью передать внешнему исполнителю определенный процесс. Для такой задачи логичнее рассматривать аутсорсинг.

Чек‑лист: пора ли вашей компании рассматривать аутстаффинг

Вернитесь к десяти признакам и посчитайте, сколько из них относятся к вашей компании.

Если один раз возникла временная вакансия, менять кадровую модель, скорее всего, преждевременно.

Если же одновременно наблюдаются сезонные пики, постоянная нехватка линейного персонала, перегруженность HR, рост административных операций и необходимость регулярно усиливать несколько объектов, имеет смысл подробно рассчитать аутстаффинг как один из вариантов.

Особенно показателен не сам кадровый дефицит, а его повторяемость. Если компания из месяца в месяц решает одну и ту же проблему одними и теми же экстренными способами, проблема уже не временная. Значит, пора менять сам подход к управлению ресурсами.