Как мы отдали работу проджект‑менеджера таск‑трекеру и выросли вдвое: опыт D‑Agency

Кто мы

Мы — D‑Agency, digital‑агентство полного цикла из солнечного Санкт‑Петербурга. Над проектами у нас работает команда из разных специалистов: копирайтеров, дизайнеров, PR‑менеджеров, креативного директора и специалистов по рекламе.

Раньше одновременно мы вели около 7 проектов, сейчас — 16. При этом внутри каждого проекта много параллельных задач, согласований и передач работы от одного специалиста другому. По мере роста агентства следить за всем вручную становилось все сложнее.

Старый подход перестал справляться с нашими процессами

До Кайтена мы работали на open‑source платформе для хранения файлов и совместной работы, что‑то вроде «своего Google Диска», только установленного на собственный сервер. Изначально в нем нас подкупили 2 вещи: приватность и то, что таск‑трекер и хранилище жили в одной системе. Какое‑то время этого вполне хватало.

Проблема была в том, как организовывать работу. Встроенный трекер постоянно подтормаживал, интерфейс был непривычным, но главное — доска с задачами была устроена вокруг календаря. Поэтому столбцы у нас назывались не по реальным этапам работы, через которые проходит каждая задача, а по периодам: «май», «июнь», «июль». В результате внутри одной карточки оседало все подряд:

• доработка отчетов за прошлый месяц;
• текущая работа над контентом;
• планирование на следующий месяц.

Этот формат мы в какой‑то момент переросли.

Хотели цифровизовать свой процесс, а не подстроиться под чужой

Одним из ключевых требований был учет времени. Часть проектов мы ведем в формате time & material, поэтому нам важно фиксировать трудозатраты, оценивать маржинальность проектов и вовремя замечать этапы, на которых работа начинает тормозить.

Также нам было важно разложить работу по понятным этапам и видеть движение каждой задачи от постановки до завершения. Так мы и пришли к Кайтену, в котором работаем уже 4+ год, по сути полжизни нашей компании.

Команда встретила новую систему сопротивлением

Реакция человека на любое нововведение — это вторжение, и здесь оно ощущалось в полной мере. Лично для меня как для руководителя отказ от прежней системы был болезненным: все‑таки это была своя территория, которую мы полностью контролировали. Но управлять собственным облаком становилось все тяжелее, и в какой‑то момент мы поняли, что больше не хотим тратить на это ресурсы. Поэтому управление задачами полностью перенесли в Кайтен, а файлы — в отдельное облачное хранилище.

Переносили все руками: автоматического переноса карточек не делали, мигрировало только облако. Разбирались самостоятельно, по открытой базе знаний — на тот момент функций в Кайтене было меньше, но база знаний уже была понятная.

Как устроено сейчас — ядро системы

Мы работаем по принципу разделения на проекты: под каждого клиента — свое пространство, куда добавляются только те сотрудники, кто над ним работает. Все пространства устроены примерно одинаково — это сделано специально, чтобы логика была интуитивно понятна везде, будь то SMM‑проект или PR.

Доска с «контрольными точками». В каждом проекте есть доска, где лежат опорные карточки: база знаний по клиенту, карточка для обсуждения вопросов по контенту в течение месяца, карточка для вопросов по рекламе. Здесь же — карточка с доступами и аккумуляция всех ссылок: на облако, на Figma, на материалы клиента, чтобы ничего не терялось.

Главная доска разбита на столбцы по процессу: запас → в работу копирайтеру → в работу дизайнеру → внутреннее согласование → правки от клиента → публикация. Каждый столбец — зона ответственности конкретного специалиста.

Метки и автоотбивки. Метки проставляются автоматически при перемещении карточки между столбцами. Перенесли пост к копирайтеру — появилась метка «в работе у копирайтера» и автоматический комментарий с тегом нужного специалиста: «возьми в работу».

На каждый этап автоматически дается по 3 дня. Если карточка висит дольше — это сразу видно по статусу, и мы обращаем внимание.

Важно, что копирайтер или дизайнер не могут перетащить карточку дальше, пока не проставлено время. Так мы видим реальные трудозатраты — по посту, по проекту, по месяцу, по человеку.

Клиент внутри процесса. Часть клиентов сидит в пространстве вместе с нами — но видят только то, что готово и проверено внутри. Клиент добавляется в карточку автоматически на этапе «правки от клиента». Если правки есть — карточка возвращается во внутреннее согласование с меткой «правки», и автоматический тег собирает всю команду: каждый берет свою часть, не дожидаясь, пока руководитель напишет ему лично.

Отдельные доски для задач на паузе и долгих проектов. Если для работы не хватает информации, мы блокируем карточку с указанием причины — клиент автоматически получает уведомление с просьбой дослать данные. В случае, если ответ не приходит в течение одного‑двух дней, карточка сама переезжает на доску «На паузе».

Здесь же есть доска для долгих задач, которые находятся на доработке или ждут продолжения. Также тут собраны доступы, ссылки на рабочие материалы и база знаний по проекту.

Создали систему меток, чтобы считать бонусы за KPI

Все устроено вокруг 3 форматов премии, которые есть у каждого сотрудника на проекте:

• первый — базовые критерии: весь объем работ сделан и сдан в срок;
• второй — вводные данные: учтены ли требования из базы знаний по конкретному клиенту;
• третий — собственно KPI: достигнуты ли целевые метрики проекта.

В процессе проверки материалов SMM‑специалист или креативный директор может проставить в карточке одну из меток KPI — обычно тогда, когда сотрудник раз за разом наступает на одни и те же грабли. Скажем, в базе знаний прописано требование клиента добавлять логотип на каждый креатив, а дизайнер про эту мелочь регулярно забывает. На проверке в карточку ставится метка — и данные тут же автоматически уходят в общую карточку проекта, чтобы я как руководитель видел картину целиком.

В конце месяца я открываю эту общую карточку и «проваливаюсь» из нее в дочерние с тегами KPI: смотрю, что именно пошло не так, у кого и насколько систематически, — и уже на этих фактах принимаю решение по расчету бонуса для сотрудника. Никаких отдельных отчетов и опросов для этого собирать не нужно.

Ключевые изменения

Отдельная роль проджект‑менеджера перестала быть обязательной. Это, пожалуй, главный результат. Раньше у нас было порядка 7 проектов и несколько проджект‑менеджеров. Теперь число проектов выросло до 16, и в команде не осталось людей, чья работа сводится к обслуживанию системы ради самой системы. Для нас тут работает простое правило: если инструмент создан, чтобы экономить время, он не должен сам отнимать его. Вместо постоянного ручного контроля все этапы проекта фиксируются в системе, и дополнительная координация больше не требуется. Поэтому и отдельного проджект‑менеджера у нас больше нет — всю его работу теперь закрывают метки и автоматизации в Кайтене. В ближайшем будущем проектов станет еще больше, и мы уверены, что без проблем справимся с этой нагрузкой.

Собирать статусы стало делом одной минуты. Никаких внутренних докладов, планерок и опросов в чатах. Я просто захожу в любое пространство и сразу вижу, что на каком этапе, где горит и сколько времени уже потрачено.

Правок стало кратно меньше. Этому способствовали 2 вещи: база знаний внутри каждого проекта и регламенты, которые мы перенесли в Кайтен.

Вопросов и ошибок тоже стало меньше. Сотрудники перестали спрашивать, где лежит тот или иной регламент, — он всегда под рукой, рядом с работой. А меньше ошибок — это выше качестве наших услуг, еще больше проектов и спокойная команда.

Общие трудозатраты теперь видны прямо в таск‑трекере. В любой момент можно посмотреть, сколько времени уже потрачено на проект, какие задачи занимают больше всего ресурсов и где возникают узкие места. Причем период удобно адаптировать с помощью фильтров.

Что дальше

Скажу честно: Кайтен мы пока используем не на полную, и в этом есть доля сожаления — возможностей в нем явно больше, чем мы успели освоить. Сейчас продолжаем перетаскивать в него регламенты из облака. Большинство из них процессуальные — описывают, как мы работаем в принципе, независимо от трекера, — и держать их прямо рядом с задачами оказалось куда логичнее, чем в отдельном хранилище.

Отдельная история — CRM. Мы всегда вели всех клиентов в Кайтене, рядом с основной работой. Недавно в таск‑трекере появился отдельный шаблон для CRM, но его внедрение оказалось более трудоемким, чем мы рассчитывали на первый взгляд. Скопировать шаблон — полдела, а вот настроить каждую функцию под себя, сверяясь с базой знаний, — задача не на один вечер. Так что пока мы только планируем взяться за него всерьез, когда дойдут руки и появятся более подробные инструкции.

Но даже без этого результат говорит сам за себя: жить стало заметно легче. Процессы стали прозрачнее, статусы видны без лишних вопросов, а команда занимается делом, а не обслуживанием системы.

Ради этого все и затевалось.