Как эффективно управлять выездными сотрудниками. Кейс клининг‑сервисной компании
В России растёт спрос на профессиональную уборку и обслуживание помещений: в 2025 году количество заказов в корпоративном секторе уже выросло на 20%. С одной стороны, такой спрос позволяет обслуживающим компаниям расширяться, но с другой — они сталкиваются с кадровым голодом и высокой текучкой кадров, характерной для отрасли. Рассказываем историю крупной клининговой компании, которая смогла выйти из замкнутого круга с помощью автоматизации HR‑процессов.
Всё делали вручную: от найма до планирования работ
Увеличивая присутствие в разных регионах России, компания столкнулась со следующими проблемами в работе с персоналом.
Хаотичный процесс найма, нет единых требований к соискателям. Рекрутеры работали на платформах для поиска сотрудников через личные кабинеты; вручную размещали вакансии, проверяли отклики и переносили данные из разных систем в Excel.
Неэффективная координация на объектах. В компании один координатор курирует несколько объектов, за каждым из которых закреплена команда выездных специалистов — клинеров, грузчиков, электриков. Их табели работ составляли вручную, часто случались ошибки. Кроме того, координаторы не успевали следить за трудовой дисциплиной и вовремя проверять отчёты со СКУД.
Отсутствие системы для контроля внеплановых поручений. Помимо указанных в договоре работ у клиентов часто возникали дополнительные задачи. Например, заменить лампочки или срочно подготовить помещение к мероприятию. Так как поручения давали по телефону или в мессенджере, запросы часто путали и теряли.
- Россияне впервые за восемь лет снизили зарплатные ожидания
- Мировой тренд: ИТ‑специалисты теряют интерес к работе из‑за внедрения ИИ
- Бизнес в России перестает удерживать увольняющихся сотрудников
- Дата‑центр Яндекса в Калуге поврежден из‑за атаки БПЛА
- Яндекс Маркет завершил реферальную программу для селлеров
- Сумма штрафов бизнесу за нарушения при найме мигрантов выросла на 22% за год
Процессы подбора, найма и увольнения стандартизировали и перевели в одну систему
Компания решила пересмотреть подход к кадровым процессам и автоматизировать их на базе low‑code BPM‑системы «Первая Форма». Ниже — перечисляем то, что было сделано за несколько месяцев.
Шаблонизировали создание вакансий. Теперь HR‑специалист добавляет информацию о зарплате, а все остальные параметры — адрес объекта, должность, график, требования — подтягиваются из справочников системы.
Настроили работу со всеми джоббордами в едином интерфейсе. Благодаря интеграции с платформами по поиску работы через API, рекрутер одним кликом размещает объявление сразу на HeadHunter, Авито и других джоббордах. Отклики со всех площадок по поиску работы также собираются внутри системы. По каждому соискателю формируется задача с полной историей взаимодействия: звонки, сообщения, итоги собеседований.
Автоматизировали приём на работу, онбординг и увольнение. После собеседования кандидат может сразу заключить договор. Он создает электронную подпись через Госуслуги, а координатор загружает его документы в систему. Договор подписывается с помощью ЭП Контур.Сайн. Информация автоматически передается в 1С:ЗУП для корректного учета и расчетов.
Система самостоятельно распределяет задачи на онбординг между подразделениями: служба безопасности оформляет пропуск, АХГ готовит рабочую форму. По такому же принципу происходит и увольнение.
Автоматизировали контроль смен, управление больничными и отгулами
На следующем этапе работ в компании оцифровали процессы, связанные с исполнительской дисциплиной, выплатами и отсутствиями сотрудников.
Контроль смен и расчет оплаты труда. Благодаря интеграции со СКУД система фиксирует опоздания и прогулы работников, оповещая координатора в мобильном приложении. В конце месяца данные о фактически отработанном времени загружаются из системы в 1С:ЗУП, на их основе начисляют оплату.
Управление отсутствиями выездных специалистов. Теперь все отгулы и больничные сотрудников фиксируются в системе, где показан актуальный лимит доступных дней. Руководитель также видит календарь отсутствий, по которому может планировать рабочую нагрузку и перераспределять задачи.
Перевели в единую систему коммуникации с клиентами и контроль поручений. Все поручения клиенты компании также оставляют прямо в системе. К задаче они могут прикрепить фотографии, схемы или инструкции.
Результаты внедрения единой HRM‑системы для управления выездными сотрудниками
Автоматизация помогла устранить узкие места в работе компании.
Выросла скорость закрытия вакансий. Стандартизация процесса подбора и интеграция с джоббордами сократила путь от заявки до трудоустройства кандидата.
Полный контроль над рабочим временем сотрудников и экономия времени на рутинных операциях. Вместо ручного заполнения табелей координаторы выделяют больше времени на непосредственные обязанности и оперативно реагируют на форс‑мажорные ситуации.
Оптимизировано планирование рабочей нагрузки. Система управления отсутствиями обеспечивает непрерывность обслуживания даже при высокой нагрузке или сезонных колебаниях.
Прозрачность взаимодействия с заказчиками. Клиенты видят статус каждой задачи в реальном времени и получают документальное подтверждение выполненных работ.
В совокупности это помогло повысить операционную эффективность компании и качество клиентского сервиса.
Стоит рассматривать внедрение HRM‑система не просто как очередной IT‑проект, а бизнес‑решение с конкретным ROI. Автоматизация расчета зарплаты, отпусков и отчетности высвобождает до 30–50% времени HR‑специалистов и минимизирует риски штрафов из‑за некорректного налогообложения или переработок.
Цифровизация превращает HR‑решения из интуитивных в обоснованные. Точная аналитика по текучести, эффективности найма и обучению помогает предотвращать кадровые риски и оптимизировать бюджет, а прозрачность HR‑процедур повышает удовлетворенность сотрудников и снижает текучесть кадров.
По итогу внедрение HRM‑системы окупается дважды — экономит деньги сегодня и укрепляет команду на будущее.
'%20fill='none'/%3e%3cpath%20fill='%23ffdd2d'%20d='%20M%20104.72%200.00%20L%20112.15%200.00%20Q%20106.48%207.74%20100.12%2014.37%20C%2091.89%2022.97%2081.81%2029.47%2071.49%2035.26%20Q%2061.95%2040.62%2051.54%2043.77%20C%2044.52%2045.90%2036.57%2046.85%2028.99%2047.67%20Q%2027.29%2047.86%2025.66%2047.43%20Q%2025.42%2047.37%2025.35%2047.61%20L%2025.26%2047.91%20A%200.45%200.44%2017.2%200%200%2025.56%2048.47%20C%2028.12%2049.22%2035.16%2050.72%2036.90%2052.43%20Q%2038.92%2054.39%2036.21%2054.48%20Q%2033.33%2054.58%2029.50%2053.79%20Q%2019.39%2051.71%209.25%2049.83%20C%207.27%2049.47%205.11%2048.66%203.49%2047.83%20Q%200.61%2046.36%203.73%2045.50%20Q%204.67%2045.25%206.46%2044.38%20Q%2010.76%2042.31%2026.76%2034.35%20C%2030.51%2032.48%2037.88%2029.46%2041.00%2033.59%20A%200.92%200.91%20-35.3%200%201%2040.77%2034.91%20L%2029.13%2042.42%20Q%2027.57%2043.42%2029.42%2043.22%20C%2053.59%2040.61%2073.35%2028.09%2091.94%2013.14%20Q%2099.20%207.31%20104.72%200.00%20Z'%20/%3e%3c/svg%3e)
