Open Space против кабинетов: как правильно организовать офисные пространства

Ключевые факторы при планировании офисного пространства

Первое, с чего нужно начать, определиться со стратегическими целями компании и тактическими задачами в ближайшей перспективе и соотнести с актуальной и планируемой организационной структурой и численностью.

Затем разобраться какие функциональные задачи и каким образом решают структурные подразделения и понять, кто и как в компании работает.

Чем моложе персонал, чем больше у него ожиданий и запросов. Например, зумеры даже не соглашаются на вакансию, если нет возможности удалённо работать. Им “душно” работать сидя в небольших кабинетах из 80‑ых годов, они предпочитают проектную деятельность и зоны для командной работы, яркие творческие пространства и расслабленную атмосферу.

Поэтому необходимо учитывать:

• профиль работы сотрудников;
• характер задач: они требуют высокой концентрации или регулярного общения;
• возрастной и гендерный состав;
• корпоративную культуру.

Важно определить функции, которые должно выполнять рабочее пространство. Например, для команд, работающих в режиме Agile, важно предусмотреть зоны для совместной работы, оборудованные, в зависимости от способа работы, или досками для визуализации задач, либо экранами для работы с электронными инструментами.

Как определить потребности сотрудников и руководителей

Без анализа функционального взаимодействия и корпоративной культуры довольно рискованно приземлять компанию в новое офисное пространство. А в случае если такие изменения несут новые возможности — обязательно подготовить план их внедрения, адаптации и мотивации персонала.

Какие исследования рекомендуют проводить наши специалисты для формирования Workspace Strategy:

• глубинные интервью с руководителями;
• онлайн‑опросы сотрудников;
• анализ текущих рабочих процессов;
• поведенческие исследования.

Но важно чувствовать вектор и кастомизировать интервью и опросы даже в ходе исследования потому что именно в ходе работы и анализа информации, полученной с разных уровней, выявляются противоречия и гипотезы, которые необходимо изучить и проверить.

Иначе, может получиться что руководство в стремлении выглядеть современно и демократично может сделать офисы pet friendly, в то время как среди сотрудников многие могут быть аллергиками.

Какие ошибки чаще всего допускают при организации нового офиса

Ниже — самые частые ошибки.

Игнорирование анализа. Многие компании проектируют офис, опираясь на тренды, а не на реальные потребности. В результате отказываются от кабинетов, хотя, например, именно они для конкретной организации подходят.

Недостаток зон для уединения. Даже в Open Space важно предусмотреть пространства для тихой работы и концентрации.

Недостаточное внимание акустике. Фоновый шум — одна из главных причин неудобства в Open Space.

Слишком универсальный подход. Потребности маркетингового отдела и IT‑команды могут сильно отличаться, но зоны для них проектируются одинаково.

Однообразные инструменты для разных форматов. Для индивидуальных и незакрепленных рабочих мест целесообразно использовать даже разные кресла. Если место персональное и предназначено для долгой работы — важны множественные регулировки которые позволят отрегулировать его под себя, обеспечивают эффективную поддержку спины, снижают риск искривления позвоночника, повышают работоспособность, но если место используется непродолжительное время разными сотрудниками или необходимо присесть для часового созвона — важна уже возможность быстрой настройки так как избыточные опции будут только отнимать время и раздражать.

Один из ярких маркеров, сигнализирующем, что компания находится в стадии прокрастинации, — отсутствие изменений в офисном пространстве. Не происходит ничего нового, в кабинетах годами висят одни и те же фотографии, технические, а иногда и частично рабочие зоны захламлены

Последние несколько лет российский бизнес работает в условиях неопределённости. Головные офисы иностранных компаний задававшие тон и вектор развития корпоративной культуры ушли, а у большинства отечественных компаний отсутствует навык постоянных улучшений. Некоторым приходится заново переизобретать регламенты и правила работы. Бизнес не всегда знает, что надо делать. Мы же разобрались и теперь помогаем бизнесу в поиске способов улучшения работы и использование этих способов для совершенствования, создание более благоприятного рабочего климата и безопасной среды.

Как сбалансировать приватность и открытость

• зоны для тихой индивидуальной работы;
• пространства для командных встреч;
• общие зоны для неформального общения;
• переговорные комнаты разного размера.

Пример: в одной компании переговорные комнаты на 12‑15 человек использовались группами из двух‑четырех сотрудников. Изящным решением стало создание на месте существующих трансформируемых переговорных требуемого формата с сохранением возможности периодических больших собраний.

Как проектировать адаптируемые офисы

Гибкость — главный тренд в современном проектировании. Модульная мебель, трансформируемые стены и мобильные рабочие места позволяют быстро адаптироваться к росту компании или изменению её приоритетов.

Пример: для производственной компании мы проводили трансформацию офиса, был запрос на кросс‑коммуникацию между отделами. Но сотрудники переживали, что Open Space будет слишком большим, людным и шумным. В результате спроектированы небольшие пространства до 18 человек, которые зонированы кабинетами руководителей. То есть создавалось ощущение, что пространство открытое, но при этом рабочие места разделены.

Также создана трансформируемая зона, которая используется как кафе, место для тренингов и обучающих мероприятий. Это позволило сократить расходы на аренду дополнительных помещений.

Советы компаниям, который планируют изменения

Включать сотрудников в процесс. Они лучше знают свои потребности.

Не бояться экспериментировать. Тестируйте разные форматы до реализации.

Уделять внимание деталям. Акустика, освещение и микроклимат играют ключевую роль. Даже в современных новых зданиях часто бывают проблемы с температурой и вентиляцией из‑за дефицита холода и воздуха.

Корректно р азрабатывать и контролировать исполнение регламента использования системы бронирования рабочих мест. В нашей практике общения с бизнесом мы видим, что в половине компаний она попросту не работает ввиду или отсутствия регламентов, или укоренившейся корпоративной культуры приоритета “старожилов”.

Тенденции в проектировании офисов

Сегодня проектирование офисов всё больше ориентируется на актуальные тенденции, учитывающие разные форматы работы, комфорт сотрудников и использование данных для улучшения пространства. К ним относятся:

1. Зоны для разных видов работы. Чёткое разделение пространства на места для индивидуальной, командной и креативной работы.
2. Трансформируемые зоны. Возможность адаптировать пространство под разные сценарии.
3. Биофильность. Забота о микроклимате.
4. Данные и аналитика. Сбор информации об использовании офисного пространства для анализа загрузки различных зон и их перераспределения или изменения приоритетов их использования

Open space или кабинеты — это вопрос не предпочтений или трендов, а выбор инструментов для решения прямых функциональных задач. Лучший офис — тот, что подстраивается под нужды сотрудников, помогает им быть продуктивными и создаёт комфортную атмосферу. Грамотное планирование, вовлечение сотрудников и современные технологии — ключ к успеху.