Блиц‑сессия: быстрый способ решать сложные задачи в команде

Представьте ситуацию: в компании есть важная бизнес‑задача или проблема, требующая решения. Не всегда срочного — уж горящие‑то задачи мы выполнять умеем. А просто важная, но не срочная, и уже в который раз прокрастинируемая командой или даже самими СЕО. Либо вызывающая череду затяжных совещаний, которые часто заканчиваются ничем конкретным.

Российский бизнес уже оценил формат 1‑2-дневных стратсессий, но формат 4‑часовой блиц‑сессии пока только начинает набирать популярность.

Что такое блиц‑сессия и почему она эффективна?

Это пока еще не очень распространенный формат командной работы набирает популярность среди владельцев бизнеса, и вот почему.

Подготовка к сессии: на этом этапе собирается информация и участники готовятся к мероприятию. Подготовка — это половина успеха

Оперативность: вместо недель обсуждений — всего несколько часов до готового решения

Чёткая структура: процесс разбит на понятные этапы, ведущие к результату

Вовлеченность каждого: возможность услышать идеи от всех участников команды

Конкретный результат: к концу сессии у вас есть готовое решение или план действий

Когда имеет смысл организовывать блиц‑сессию?

Примеры вопросов, которые можно выносить на блиц‑сессии:

1. сформировать цели, план и ключевые проекты команды на квартал;
2. обсудить итоги прошедшего квартала и сделать ключевые выводы;
3. наладить коммуникацию в команде, если в этом есть проблемы;
4. корректно распределить или перераспределить зоны ответственности;
5. определить главные ограничения в бизнесе и принять решения как именно с ними бороться
6. какие сегменты клиентов / продуктов поставить в фокус, а от каких отказаться
7. обсудить и разрешить конфликты в команде;
8. принять решение на каких проектах сфокусироваться, а какие отложить.

Безусловно это не закрытый список, и важных вопросов, требующих глубокого погружения, обсуждения и оперативного решения с командой у каждого бизнеса хватает.

Как подготовиться к успешной блиц‑сессии?

В культуре многих бизнесов, к сожалению, готовиться ко встречам не есть обязательное действие. Но в данном случае без подготовки эффективность мероприятия будет вполовину ниже, а то и сделает ее бесполезной.

Четко сформулируйте проблему. Чем конкретнее задача, тем эффективнее будет работа команды.

Подберите правильный состав участников. Оптимальное количество — до 10 человек. Стоит приглашать людей с разными точками зрения и опытом.

Подготовьте необходимые данные. Соберите всю информацию, которая может потребоваться для принятия решения.

Выберите подходящее время и место. Блиц‑сессия требует полной концентрации, поэтому важно исключить отвлекающие факторы. Если сессия проходит онлайн, то убедитесь, что все участники находятся в местах, где их ничего не будет отвлекать.

Как проходит блиц‑сессия?

Формат сессии проектируется под конкретный запрос и должен учитывать место проведения (очно или онлайн), а также количество участников. Типовая же блиц‑сессия включает несколько этапов:

Постановка задачи на сессию и синхронизация (15‑20 минут). Модератор четко формулирует проблему и цель сессии. Все участники должны понимать, к какому результату они стремятся. Один участник при необходимости может сделать презентацию для большего погружения команды в контекст и детали, отвечает на вопросы, если они возникнут

Анализ ситуации (30‑40 минут). Команда анализирует всю информацию по проблеме: факты, данные, существующие ограничения.

Генерация идей (40‑50 минут). На этом этапе участники предлагают различные варианты решения задачи. Важное правило: никакой критики идей на этом этапе!

Оценка и выбор решения (30‑40 минут). Команда оценивает предложенные идеи по заранее определенным критериям и выбирает лучшие варианты. Способ оценки выбирает и готовит модератор

План действий (30‑40 минут). Разработка конкретных шагов для реализации выбранного решения с указанием ответственных и сроков.

Стоит ли приглашать стороннего модератора?

Ключевая фигура блиц‑сессии — модератор. Не важно назначите ли вы своего сотрудника или пригласите профессионального модератора — эта роль для такого формата критична, без него это будет еще одно совещание в стиле ППР.

Чем может быть полезен человек со стороны:

Нейтральность. Сторонний модератор не вовлечен в офисную политику и иерархию компании. Он не имеет предпочтений и может беспристрастно управлять процессом, не склоняясь ни к чьему мнению.

Профессиональные навыки фасилитации. Управлять групповой динамикой — это особое искусство. Профессиональный модератор умеет:

• вовлекать в обсуждение молчаливых участников;
• сдерживать слишком активных или доминирующих;
• направлять обсуждение в конструктивное русло;
• разрешать возникающие конфликты.

Свежий взгляд. Человек со стороны часто видит то, что не замечают сотрудники компании из‑за профессиональной деформации. Иногда простой вопрос от модератора может привести к неожиданным и ценным инсайтам.

Полная концентрация на процессе. Когда модератором выступает сотрудник компании, он неизбежно будет вовлечен в содержательную часть обсуждения. Внешний модератор сосредоточен исключительно на процессе, что делает сессию гораздо более эффективной.

Ну и он, как правило, получает деньги за свою работу, следовательно не менее вас заинтересован в том, чтобы результат удовлетворил заказчика.

Заключение

Блиц‑сессия — это инструмент командной работы, позволяющий эффективно принимать решения по важным вопросам в минимальные сроки. Работа команды в таком формате максимально интенсивна, что требует усилий от организаторов. Но соотношение “эффект / время” будет намного выше, чем в стандартных страт сессиях и тем более в совещаниях.