Как бизнес теряет деньги на каждой отгрузке — и почему этого никто не замечает

Кажется, одна перевозка не может сильно повлиять на финрезультат бизнеса: немного переплатили перевозчику, машина лишний час постояла на погрузке, логист потратил пару лишних звонков на поиск транспорта. На фоне многомиллионной выручки такие затраты выглядят несущественными.

Эти потери редко отражаются в отчетности отдельной строкой. Их невозможно найти в бухгалтерском балансе или управленческом отчете. Они складываются из десятков неоптимальных решений и мелких ошибок, которые происходят ежедневно: перевозчик выбран без должного сравнения рыночных предложений, машина отправилась полупустой, груз простоял несколько лишних часов на складе, а логист вместо качественного планирования отгрузок потратил полдня на согласования. Каждая единичная ситуация кажется незначительной, но в масштабе — превращается в существенную сумму лишних расходов, растворившись в общей статье «Логистика».

Почему логистика стала одной из самых дорогих функций бизнеса

В последние годы отрасль столкнулась одновременно с ростом цен на топливо, увеличением расходов на лизинг и запчасти, дефицитом водителей и ужесточением государственного регулирования. В 2024–2025 годах бензин дорожал на 11% каждый год, медианная зарплата водителей грузовиков в России выросла примерно на 68%, стоимость обслуживания техники, лизинга и запчастей остается стабильно высокой на фоне ставок в экономике. Вслед за себестоимостью перевозок растут и тарифы на доставку продукции: в прошлом году динамика цен на перевозки по 100 самым популярным маршрутам в России показала рост на 10%.

Для производителей и дистрибьюторов это означает простую вещь: каждая ошибка в логистике становится дороже. Снижать неэффективность помогают системы управления перевозками, которые приносят и удобство, и финансовый результат.

Потеря №1. Компания не знает рыночную цену перевозки

Наиболее распространенный источник скрытых потерь связан с закупкой транспортных услуг. Во многих компаниях перевозчиков выбирают по привычке — логист работает с одними и теми же подрядчиками годами. Есть сложившиеся отношения — и все довольны: перевозчик получает заказы, логист работает по привычному сценарию.

Этот распространенный подход снижает нагрузку на сотрудников, но одновременно лишает бизнес возможности регулярно оценивать конкурентоспособность цен. Когда рынок меняется быстро, стоимость перевозки, которая еще вчера считалась приемлемой, уже через несколько дней может оказаться существенно выше рыночной. При этом компания продолжает оплачивать перевозки по привычным ставкам, слишком поздно замечая переплаты на каждом рейсе. А обратная ситуация с ценами (когда тарифы заказчика меньше рыночных) ставит под вопрос своевременность отгрузок, т.к. перевозчики начинают отдавать предпочтение исполнению более дорогих заказов конкурентов.

Именно поэтому грузовладельцы переходят к цифровым инструментам закупки транспортных услуг. Вместо прямого назначения перевозчика заявка одновременно направляется нескольким аккредитованным подрядчикам, которые конкурируют между собой за право выполнить перевозку. Такой подход позволяет получать актуальную цену, близкую к рынку в момент размещения заказа, и снижает зависимость от субъективных решений отдельных сотрудников. Так происходит оптимизация затрат в транспортной логистике и обеспечивается своевременность отгрузок предприятия.

Программы для транспортной логистики автоматизируют процесс закупки транспортных услуг. В системе управления транспортом MasterTMS (как и в большинстве программ с похожим функционалом) для этого используются торги в электронном формате. Грузовладелец размещает заявку на перевозку в программе, после этого ее видят перевозчики. Они могут участвовать в аукционе на снижение цены и направлять свои ценовые предложения в программе. При выборе победителя заказчик учитывает не только стоимость перевозки, но и рейтинг перевозчика, статистику выполнения заказов, соблюдение сроков доставки и другие показатели качества. В результате компания‑заказчик получает более прозрачный механизм закупки перевозок среди своих постоянных перевозчиков и возможность регулярно сравнивать предложения.

Распределение заявок на перевозку на электронном конкурсе, по данным наших пользователей, позволяет снижать транспортные расходы на 9–21% за счет усиления конкуренции между перевозчиками и повышения прозрачности ценообразования

К сожалению, электронные торги и подобные решения подходят не всем компаниям. Если предприятие работает с узкоспециализированными перевозками, например, с негабаритными грузами или опасными грузами в ограниченном регионе, круг подрядчиков может быть настолько узким, что полноценной конкуренции между ними не возникает. В таких случаях сопоставимого эффекта можно добиться через регулярный пересмотр тарифов, проведение периодических тендеров или расширение пула перевозчиков.

Потеря №2. Ручное планирование перевозок

Однако цена перевозки — далеко не единственный фактор, влияющий на затраты. Не меньшие потери возникают внутри самих бизнес‑процессов — это еще одна зона оптимизации расходов в логистике, которая не лежит на поверхности.

Представим логиста крупного предприятия. У него десятки машин и перевозчиков, несколько складов, сотни заявок, сроки… Необходимо учитывать:

• графики отгрузок;
• загрузку складов;
• согласованность разных типов грузов;
• наличие транспорта;
• маршруты движения;
• сроки доставки и множество других параметров.

Даже самый опытный специалист физически не способен одновременно учитывать все факторы. Неминуемо возникают ошибки, а цена ошибок, как мы помним, — высока. Появляются пустые пробеги, недозагрузка транспорта и простои.

Каждая из этих проблем увеличивает стоимость логистики предприятия. Но сотрудники зачастую просто не видят правильных решений в планировании маршрутов и альтернативных сценариев, поскольку для их расчета требуется анализ большого количества данных. Поэтому всё чаще эти задачи передают алгоритмам: среди логистов набирают популярность системы автоматического планирования маршрутов. Даже лучшая программа для транспортной логистики не заменит специалиста полностью, но зато позволит быстрее и более объективно просчитывать варианты, которые невозможно оценить вручную.

По данным исследования «Логистика 360», в компаниях, где уже используют системы управления грузовыми перевозками (TMS), 65% логистов поручают этим системам планирование маршрутов. Большинство планируют там вручную, функции автоматической маршрутизации используют около 35% компаний.

Важным ограничением для цифровой маршрутизации перевозок выступает качество данных. Если в компании отсутствуют единые справочники адресов, нормативы погрузки и разгрузки или регулярно меняются правила, система не сможет построить оптимальный план без предварительной подготовки данных. Для компаний с небольшим количеством перевозок — например, до нескольких десятков заявок в неделю — ручное планирование также может оставаться экономически оправданным.

Потеря №3. Компания не контролирует, что происходит после отгрузки

Даже если перевозчик везет груз по рыночной цене, а маршрут рассчитан максимально эффективно, это еще не гарантирует отсутствие потерь для производителей и дистрибьюторов.

Для многих компаний перевозка заканчивается в момент выезда машины со склада — дальше начинается период неопределенности. Диспетчеры обзванивают перевозчиков, уточняют местонахождение груза, выясняют причины задержек и пытаются вручную собирать статусы доставки.

На первый взгляд такая схема работает. Но по мере роста объемов бизнеса она становится все менее управляемой. Когда ежедневно отгружается несколько десятков машин, один‑два звонка по каждой перевозке выглядят незначительными. Когда речь идет о сотнях перевозок, сотрудники начинают тратить значительную часть рабочего времени не на управление логистикой, а на поиск информации.

Наибольшие риски для бизнеса связаны с поздним выявлением проблем. Если машина опаздывает на разгрузку, водитель нарушил маршрут или получатель оказался не готов принять груз, компания узнает об этом уже после возникновения проблемы. В результате возникают простои, срываются производственные планы, растут штрафы и ухудшается качество сервиса.

Фактически отсутствие прослеживаемости превращает управление перевозками в реактивный процесс. Логисты и диспетчеры вынуждены устранять последствия, а не предотвращать проблемы.

Решением становятся цифровые системы мониторинга грузов. Программы для логистов интегрируются с телематическими платформами, GPS/ГЛОНАСС‑системами и мобильными приложениями водителей, получая информацию о движении транспорта в режиме реального времени. В современном ПО для мониторинга транспорта диспетчеры могут отслеживать перевозки на единой карте, контролировать соблюдение маршрутов и сроков доставки, а также получать уведомления о возможных отклонениях. Вместо десятков телефонных звонков сотрудники получают актуальную информацию автоматически в режиме онлайн.

Это позволяет не только снижать трудозатраты логистических отделов, но и оперативно реагировать на риски еще до того, как они приведут к финансовым потерям. Впрочем, не каждая компания нуждается в круглосуточном мониторинге транспорта. Если перевозки выполняются по коротким маршрутам или их количество невелико, часть задач можно решать через регламентированные статусы от перевозчиков и контрольные точки в мессенджерах. Но по мере роста объемов такие методы становятся все менее эффективными.

Потеря №4. Логисты занимаются рутиной вместо управления логистикой

Одна из главных проблем современной логистики заключается в том, что значительная часть рабочего времени специалистов тратится не на принятие решений, а на рутинную обработку информации.

Согласование заявок, обмен документами по электронной почте, перенос данных между учетными системами, контроль статусов перевозок, проверка счетов и актов — вся эта рутина требует времени и трудозатрат. В результате квалифицированные сотрудники выполняют функции операторов данных вместо того, чтобы заниматься развитием сети перевозчиков, анализом затрат и повышением эффективности логистики.

Современные системы управления перевозками (TMS) автоматически формируют заявки, распределяют задачи между участниками процесса, контролируют сроки исполнения и обеспечивают обмен данными между всеми сторонами.

В результате один логист способен управлять значительно бо́льшим объёмом перевозок. Освободившееся время сотрудники могут направить на решение задач, которые действительно влияют на финансовый результат компании.

Важно учитывать, что внедрение TMS‑платформ само по себе не гарантирует экономию. Если компания не меняет процессы и продолжает работать по старым регламентам внутри новой системы, эффект может оказаться значительно ниже ожидаемого. Поэтому многие предприятия начинают с организационных изменений: стандартизируют процедуры закупки перевозок, вводят KPI для перевозчиков и унифицируют правила планирования, а уже затем переходят к автоматизации.

Почему большинство компаний не замечает этих потерь

Поэтому логистические потери часто воспринимаются как неизбежные издержки бизнеса. Однако практика показывает обратное. Оптимизация расходов в транспортной логистике возможна и успешно происходит в крупных российских компаниях. Наибольший эффект достигается не за счет давления на перевозчиков и поиска самых дешевых тарифов, а благодаря повышению прозрачности и управляемости процессов. Когда компания начинает видеть стоимость каждой отгрузки, эффективность каждого перевозчика и причины каждого отклонения, появляются реальные возможности для сокращения расходов.

Стоит подчеркнуть, что цифровизация — не единственный способ оптимизации логистических расходов. Компании также оптимизируют графики отгрузок, пересматривают географию складов, объединяют поставки, заключают долгосрочные контракты с перевозчиками, используют распространённые биржевые системы и развивают собственный транспорт. Однако по мере роста объемов отгрузок именно цифровые инструменты позволяют масштабировать эти решения и поддерживать их эффективность без пропорционального увеличения численности персонала.

Эти выводы подтверждают независимые исследования: рынок цифровых логистических платформ и TMS активно растет. По оценке Kept, объем онлайн‑рынка автомобильных грузоперевозок в России достиг 183 млрд рублей в 2024 году и может вырасти до 868 млрд рублей к 2030 году. В условиях роста тарифов, дефицита кадров и усложнения цепочек поставок выигрывают компании, которые умеют системно управлять перевозками на основе данных, а не интуиции.