Как «Созвездие Мебели» отказалось от Excel и звонков после нашего B2B‑сервиса

В B2B‑дистрибуции процессы взаимодействия с партнёрами часто остаются разрозненными: заказы оформляются через менеджеров, остатки и цены уточняются по телефону или почте, а часть данных ведётся в Excel. В результате даже базовые операции требуют лишних коммуникаций, занимают больше времени и сопровождаются ошибками из‑за неактуальной информации.

Даже при наличии 1С как учётной системы ситуация не становится полностью прозрачной: данные хранятся в системе, но не доступны партнёрам напрямую, а часть процессов продолжает происходить вне цифрового контура. Это увеличивает нагрузку на менеджеров, замедляет работу и ограничивает масштабирование бизнеса.

Задачи и значимость проекта

«Созвездие Мебель» — это B2B‑портал для автоматизации работы с партнёрами. Он позволяет реселлерам самостоятельно работать с каталогом, оформлять заказы, отслеживать статусы, контролировать взаиморасчёты и получать актуальные данные без участия менеджеров.

На старте задача выглядела как разработка партнёрского портала. Однако анализ показал, что ключевая проблема — не в отсутствии интерфейса, а в разрозненности процессов.

В B2B‑дистрибуции типовая ситуация:

• партнёры не имеют доступа к актуальным остаткам и ценам;
• заказы оформляются через менеджеров;
• данные разбросаны между 1С, Excel, почтой и звонками;
• большая часть операций происходит вне системы.

Это создаёт системные ограничения:

• высокая нагрузка на менеджеров;
• ошибки из‑за устаревших данных;
• отсутствие прозрачности для партнёров;
• невозможность масштабирования без роста команды.

В ходе анализа были выявлены ключевые инсайты:

1. Основная проблема — не в заказах, а в доступе к данным (остатки, цены, статусы). Партнёры не имеют прямого доступа к актуальной информации и вынуждены постоянно уточнять её через менеджеров. Это замедляет даже простые операции и повышает риск ошибок из‑за устаревших данных.
2. Менеджеры выполняют роль «интерфейса» между системой и партнером. Менеджеры фактически передают данные из системы партнёрам и обратно, занимаясь рутинной операционкой вместо развития продаж. Такая модель напрямую ограничивает масштабирование бизнеса.
3. Без единой платформы автоматизация отдельных процессов не дает эффекта. Разрозненные инструменты и частичная автоматизация не решают проблему — данные дублируются, процессы остаются несвязанными, а бизнес продолжает зависеть от ручного управления.

Гипотеза продукта: если объединить каталог, заказы, взаиморасчеты и партнерскую систему в едином портале с интеграцией в 1С, партнеры смогут работать самостоятельно, а бизнес — масштабироваться без увеличения команды.

Этапы и методология разработки

Сложности этого этапа заключались в следующем:

• процессы были распределены между разными инструментами (1С, Excel, почта, звонки);
• отсутствовала единая логика работы с заказами и клиентами;
• разные роли (менеджеры, партнёры, бухгалтерия) действовали в рамках собственных сценариев, не синхронизированных между собой.

В ходе работы мы не просто зафиксировали текущую модель, а разложили бизнес на сущности: «товар», «заказ», «партнёр», «оплата», «статус». Это позволило перейти от набора разрозненных действий к проектированию системы.

В итоге была сформирована единая архитектура продукта, которая объединяет каталог, заказы, расчёты, роли и партнёрскую логику в одной платформе и устраняет необходимость дублирования действий в разных системах.

Проектирование интерфейсов и UX. Интерфейс проектировался как полноценный рабочий инструмент для ежедневной операционной деятельности, а не как презентационный портал.

Сложности этапа заключались в необходимости одновременно:

• упростить сложные бизнес‑процессы без потери функциональности;
• учесть разные роли пользователей с разным уровнем доступа и задач;
• избежать перегрузки интерфейса при росте количества данных и функций.

Для решения этих задач была реализована ролевая модель и сценарный подход: каждый пользователь получает только релевантный ему функционал; ключевые операции выполняются за 2–3 шага; дашборд становится не витриной, а рабочим пространством, где пользователь начинает и завершает работу.

Дополнительно мы проработали разные режимы работы с каталогом (быстрый заказ, поиск по артикулу, визуальный просмотр), а также пошаговые сценарии для сложных операций, таких как формирование коммерческого предложения.

Разработка и интеграция с 1С. Ключевым этапом стала интеграция портала с учётной системой 1С, которая является источником «истины» для данных бизнеса.

Основные сложности этапа:

• необходимость синхронизации данных в реальном времени без задержек;
• различие логики работы 1С (учётная система) и пользовательского интерфейса (операционный слой);
• обеспечение стабильности обмена данными при росте нагрузки и количества операций.

Для решения этих задач была реализована отдельная шина обмена на Python, которая взяла на себя синхронизацию ключевых сущностей: остатков и номенклатуры; цен и сегментов клиентов; заказов и их статусов; взаиморасчётов и данных по партнёрам.

Уникальные фичи проекта

Гибкая ролевая модель. В системе реализована расширенная ролевая модель с более чем 10 типами пользователей, для каждого из которых настроены индивидуальные права доступа и логика интерфейса. Пользователь видит только те разделы и функции, которые относятся к его задачам, без перегрузки лишней информацией.

Это напрямую улучшило пользовательский опыт: партнёры, менеджеры и руководители работают в понятной и «чистой» среде, быстрее находят нужные данные и не тратят время на навигацию по лишнему функционалу. В результате снижается количество ошибок и ускоряется выполнение повседневных операций.

Резервирование товаров. Внедрен механизм временного резервирования товаров в корзине, который позволяет фиксировать выбранные позиции на определенное время до завершения оформления заказа.

Для пользователей это решило важную проблему пересечений: партнёры больше не сталкиваются с ситуацией, когда товар «исчезает» в процессе оформления. Появилась уверенность в результате — пользователь может спокойно собрать заказ и завершить его без спешки, что делает процесс более предсказуемым и комфортным.

Электронные коммерческие предложения. Реализована возможность формировать и отправлять коммерческие предложения напрямую из системы без использования сторонних инструментов и участия менеджеров.

Это упростило работу партнёров: теперь они могут самостоятельно собирать предложения, настраивать условия и отправлять их клиентам в несколько шагов. Процесс стал быстрее, сократилось количество коммуникаций, а сама система превратилась в полноценный рабочий инструмент, а не просто каталог.

Бонусная и кейсовая система. В платформу интегрирована система лояльности, которая учитывает активность партнёров и позволяет работать с бонусами и дополнительными условиями прямо в интерфейсе.

С точки зрения пользователя это добавило прозрачности и мотивации: партнёры видят свои бонусы, понимают, как они формируются, и могут учитывать их при планировании заказов. Это усиливает вовлечённость и делает взаимодействие с системой не только удобным, но и выгодным.

Результат

Проект «Созвездие Мебель» перевёл бизнес из модели ручного управления в системную цифровую среду, где ключевые процессы выполняются внутри единой платформы.

Портал стал основным инструментом работы для партнёров и команды, устранив зависимость от Excel, почты и постоянной коммуникации с менеджерами.

Бизнес получил снижение операционной нагрузки, прозрачность всех процессов, актуальность данных в реальном времени и масштабируемую модель роста. А партнёры — удобный инструмент, который ускоряет работу и снижает количество ошибок.

Какие рекомендации команда дала каждому бизнесмену или разработчику, который захочет реализовать схожие проекты:

• начинать с анализа реальных бизнес‑процессов, а не с проектирования интерфейса, так как именно логика работы определяет ценность продукта;
• проектировать систему от бизнес‑сущностей (заказ, товар, партнёр, оплата), а не от экранов интерфейса, чтобы избежать дублирования логики;
• сразу закладывать глубокую интеграцию с учётной системой (1С или CRM), чтобы данные воспринимались как единый источник истины;
• рассматривать интеграцию не как обмен данными, а как построение единого пространства данных с чётким распределением ответственности за сущности;
• проектировать интерфейс под ежедневные операции, сокращая количество действий и упрощая ключевые сценарии работы пользователя;
• учитывать ролевую модель системы и показывать пользователю только те функции и данные, которые относятся к его задачам;
• создавать систему как замену текущим инструментам (Excel, почта, звонки), а не как дополнительный слой поверх них;
• закладывать архитектуру с учётом масштабирования бизнеса без пропорционального роста команды и ручных процессов;
• проверять продукт на реальных и нестандартных сценариях использования, чтобы выявить скрытые ошибки до запуска в продакшн.

В результате такие решения становятся не просто цифровыми продуктами, а основой операционной модели бизнеса, на которой строится дальнейший рост.