SOK автоматизация закупок

В 2025 году для бизнеса важно не просто предоставлять качественные услуги, но делать это эффективно и предсказуемо. В сети смарт‑офисов SOK, объединяющей восемь площадок в Москве, Санкт‑Петербурге, Казани и Екатеринбурге, мы сделали ставку именно на эффективность при цифровизации закупок.

Зачем автоматизировать закупки

Для нас автоматизация закупок стала стратегическим шагом, который повысил управляемость и прозрачность расходов. В компании осознали: когда масштабы растут, ручное администрирование перестает быть эффективным. Разрозненные процессы, завязанные на конкретных сотрудниках, создают уязвимость — любая заминка в коммуникации или сбой в цепочке согласований приводит к простоям, переплатам и потере контроля над бюджетом.

Автоматизация решает сразу несколько задач. Прежде всего она устраняет зависимость от человеческого фактора. Вместо десятков электронных писем и устных согласований появляется единая цифровая среда, где каждая заявка отслеживается от момента создания до закрытия. Это позволяет сократить количество ошибок, исключить дублирование заявок и несогласованные закупки. Кроме того автоматизация формирует единую систему принятия решений.

Централизованный подход к закупкам помогает видеть всю картину — какие товары и услуги приобретаются, по каким ценам и у каких поставщиков. Такой уровень прозрачности открывает новые возможности для переговоров, анализа условий и выбора более выгодных партнеров. При этом в кризисных ситуациях или при изменении рынка компания получает возможность оперативно перестраивать бюджеты, контролировать исполнение контрактов и прогнозировать будущие потребности.

На пути внедрения автоматизированной системы закупок цель SOK заключалась не только в снижении затрат, но и в создании устойчивой системы, где каждая закупка является часть общей управленческой логики. Это позволяет компании не реагировать на проблемы постфактум, а предупреждать их и управлять ими проактивно.

До 2023 года каждая площадка вела закупки самостоятельно. Это означало разрозненные условия работы с поставщиками, ручные согласования, риск ошибок и перерасходов. На простое оформление заявки уходило много времени — звонки, переписки, бумажные документы. В некоторых регионах приходилось искать локальных партнеров, что влияло на сроки и цены.

Часто мы тратили время на закупку “штучных товаров”, которые не влияли на бизнес. Это отвлекало администраторов от клиентов

Ситуацию осложнял и кадровый фактор: дважды менялись сотрудники, не справлявшиеся с задачей, и только после прихода Глеба Вежеватова, руководителя учетно‑операционного отдела, удалось стабилизировать процесс и довести его до результата.

Новости

Что изменилось после внедрения автоматизации

В SOK закупки централизовали в едином центре и разделили на два типа:

долгосрочные (например: клининг, кофе) — контракты сроком от года;
краткосрочные — разовые и срочные закупки для площадок.

Теперь все заявки проходят через единую цифровую систему: менеджер формирует запрос, заявка автоматически уходит в закупочный отдел, а система контролирует процесс до получения закрывающих документов.

«Система удобна тем, что мы видим весь цикл: от заявки до закрытия. Благодаря автоматизации, филиалы экономят более 275 человеко‑часов в месяц — в среднем 8,6 часа на одну площадку в неделю».

Глеб Вежеватов

Руководитель учетно‑операционного отдела сети смарт‑офисов SOK

Эффект от изменений

Результат не заставил себя ждать. Автоматизация позволила унифицировать процессы и получить ощутимое улучшение показателей:

расходы по ключевым категориям сократились в среднем на 18,5%;
количество счетов к оплате — на 22,2%;
число заявок — на 18,3%;
средний цикл обработки заявки сократился с 5 до 3 дней.

Закупки стали прозрачными, предсказуемыми и поддающимися аналитике. Сотрудники освободили время для работы с клиентами, а поставщики — для планирования отгрузок.

KPI и контроль

Сейчас в закупках действуют единые стандарты и регулярные тендеры. Введены ключевые KPI:

экономия за счет переговоров с поставщиками;
соответствие стандартам качества;
доля своевременных поставок;
удовлетворенность внутренних клиентов;
соблюдение бюджета.

Ключевой результат — прозрачность. Теперь мы точно понимаем, сколько стоит каждая позиция, и можем прогнозировать расходы. Это особенно важно при масштабировании

Экономический эффект и планы

Из 8 площадок в крупнейших городах России все заявки проходят через единую систему. Это позволило нам закупать отдельные товары в 2025 году дешевле, чем в 2023‑м. По нашим прогнозам, срок окупаемости проекта составит около одного года.

Автоматизация позволила SOK исключить дублирование, минимизировать ошибки, оптимизировать взаимодействие с поставщиками и сделать расходы по всей сети управляемыми и прогнозируемыми. В ближайших планах компании — расширение роли отдела закупок, чтобы он обеспечивал не только текущие потребности, но и новые проекты сети.

*деятельность организации запрещена на территории РФ

Актуальные статьи и свежие тренды