Развоз сотрудников после ночной смены

Логистика в ЭДО с Деловыми Линиями без рисков

Читательница Юлия спрашивает: «Кафе закрывается в 12 часов ночи. В это время общественный транспорт уже не ходит. Как выгоднее развозить сотрудников в ночную смену?»

Работодатель может выбрать любой удобный вариант: закон это не регулирует

Работодатель не обязан решать вопрос, как его сотрудники добираются на работу и уезжают с нее. В трудовом кодексе нет такой обязанности.

Однако часто работодателям самим выгодно организовать развоз сотрудников после вечерней смены. Это помогает удерживать кадры. Когда люди чувствуют заботу, а заодно экономят деньги на проезде, они с большей вероятностью дольше проработают на этом месте.

Популярные варианты развоза сотрудников в малом бизнесе
Способ	Какие есть нюансы
Развозить людей на автомобиле компании	Вариант подходит, если нужно развезти несколько человек — по числу свободных мест в машине. Хорошо, если сотрудники живут примерно в одной части города. Иначе сложно организовать маршрут: придется тратить много времени, чтобы заехать в один район, а после — в другой
Возмещать сотрудникам расходы на дорогу до дома — оплачивать такси	Понадобится бухгалтер или кадровик, который будет собирать чеки и следить за расходами работников. Например, почему сотрудник заказал такси класса «Комфорт», а не обычный тариф
Поручить развоз транспортной компании, например сервису такси	Будет выгодно, если нужно регулярно развозить сотрудников домой

Рассмотрим подробнее последний вариант, так как он подходит большинству кафе.

Новости

Оптимальный вариант — договор с транспортной компанией

Скорее всего, сотрудников в кафе после ночной смены немного — до 10 человек. В такой ситуации удобно заключить договор с транспортной компанией или сервисом. Советуем сравнить цены и условия разных сервисов и выбрать подходящий.

Например, у Яндекса есть сервис «Такси для бизнеса». Работодатель может пополнять счет в личном кабинете и настраивать лимиты для сотрудников: по сумме, времени поездки, тарифам и адресам. Сотрудники заказывают такси из специального мобильного приложения. Работодатель видит отчеты по поездкам и может убедиться, что сервис используют только в рабочих целях.

Вот основные плюсы развоза сотрудников силами транспортной компании или специального сервиса.

✅ Нет дополнительных затрат. Например, чтобы развозить сотрудников на транспорте компании, нужно оформлять лицензию на перевозку пассажиров, платить зарплату водителю, содержать и обслуживать автомобиль. При работе с подрядчиком это его зона ответственности.

✅ Просто оформлять сопутствующие документы. Например, когда сотрудники заказывают такси сами, им нужно компенсировать траты. Для этого надо собирать чеки, проверять, в какое время их выдали, регулярно издавать приказы о компенсации расходов. Транспортная компания же сама готовит для клиента нужные документы — договор, акты выполненных работ и счета‑фактуры.

✅ Удобно отчитываться перед налоговой. По документам от транспортной компании видно, кто, когда и куда ездил: эту информацию просто соотнести с графиком смен в кафе. Бизнесу на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСН будет легко подтвердить траты на развоз сотрудников и снизить сумму налога к уплате.

Счет‑фактура

Бланк счета‑фактуры заполняют при выполнении операции, которая облагается НДС. Документ позволяет покупателю на общей системе налогообложения получить вычет НДС и снизить его налог к уплате.

Обязанность развозить сотрудников надо прописать в локальном нормативном акте

Если работодатель решает оплачивать развоз сотрудников по домам, это нужно прописать в локальных нормативных актах компании. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном приказе.

В локальном акте нужно указать: кого из работников развозят, по каким причинам и каким способом. Здесь же прописывают график работы сотрудников, которых планируется развозить.

Дополнительно можно зафиксировать право работников на развоз в трудовом договоре. Подробно прописывать не нужно: достаточно указать, что у работодателя есть такая обязанность, и сослаться на локальный нормативный акт.

Актуальные статьи и свежие тренды