Как подписать документ электронной подписью: гайд для бизнеса
Классический бумажный документооборот часто замедляет рабочие процессы компании. Чтобы перевести эту работу в цифровой формат и обмениваться файлами удаленно, можно использовать электронную подпись.
Вместе с юристом разобрались, какой бывает электронная подпись и как заверять ей документы.
Заявление на получение квалифицированной электронной подписи подают в налоговую или ее доверенным представителям. Вы можете использовать шаблон по кнопке «Скачать» как пример заявления.
Какие виды электронной подписи существуют
Электронная подпись, ЭП, — это цифровой аналог вашей личной подписи. Она может выглядеть как штамп, росчерк ручкой, строка символов или быть невидимо вшитой в файл.
Закон выделяет три основных вида ЭП с разной юридической силой:
- Простая электронная подпись, ПЭП.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись, УНЭП.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП.
Простая электронная подпись, ПЭП, — это способ подтвердить действие с помощью СМС‑кода, логина и пароля. Например, банк отправляет СМС с кодом, а вы вводите его в приложении — так банк видит, что операцию совершаете именно вы. СМС‑код в данном случае — пример простой электронной подписи.
ПЭП подтверждает, что документ подписали именно вы, но не защищает его от изменений после подписания.
Простую электронную подпись можно использовать для простых рабочих задач внутри компании: например, для служебных записок, табелей учета рабочего времени, авансовых отчетов, графиков отпусков. Во взаимоотношениях с контрагентами ее лучше не применять.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, УНЭП, позволяет подписывать документы удаленно. УНЭП надежнее ПЭП, так как создается в специальных криптографических программах и позволяет определить, кто подписал документ и не менялся ли текст после подписания.
На практике УНЭП используют, например:
- внутри компании — сотрудники подписывают ей заявления, трудовые договоры, кадровые приказы и другие внутренние документы;
- при работе с самозанятыми и фрилансерами — с ее помощью можно подписывать договоры ГПХ и акты выполненных работ. Подпись можно выпустить в Госключе или личном кабинете налоговой.
Если хотите использовать УНЭП для подписания договоров с контрагентами, нужно с ними заранее об этом договориться. В договоре или отдельном соглашении прописывают, что электронные документы, подписанные УНЭП, равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью.
Документ составляют, когда пользуются простой или усиленной неквалифицированной подписью. Если используете квалифицированную электронную подпись, соглашение об электронном документообороте не нужно.
Усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП, — самый надежный вид электронной подписи. Ее выдают только аккредитованные удостоверяющие центры.
УКЭП по умолчанию равнозначна собственноручной подписи, поэтому для нее не нужно заранее подписывать дополнительные соглашения с контрагентами. УКЭП используют для самых разных задач: подписания коммерческих договоров, актов, заявлений, налоговых деклараций и другой отчетности, документов для участия во многих закупках, тендерах и торгах.
- Россияне впервые за восемь лет снизили зарплатные ожидания
- Мировой тренд: ИТ‑специалисты теряют интерес к работе из‑за внедрения ИИ
- Бизнес в России перестает удерживать увольняющихся сотрудников
- Дата‑центр Яндекса в Калуге поврежден из‑за атаки БПЛА
- Яндекс Маркет завершил реферальную программу для селлеров
- Сумма штрафов бизнесу за нарушения при найме мигрантов выросла на 22% за год
Что нужно, чтобы подписать документ электронной подписью
Чтобы приступить к работе с файлом, понадобятся:
- компоненты электронной подписи и USB‑токен;
- средство криптозащиты информации, СКЗИ;
- программа или плагин для подписания;
- финальная версия документа или файла.
Компоненты электронной подписи и USB‑токен. Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр, чтобы получить сертификат. ИП и руководители компаний могут оформить заявку на выпуск усиленной квалифицированной электронной подписи онлайн в личном кабинете Т‑Бизнеса. Подробно рассказали об этом процессе в отдельной статье.
При выпуске создается закрытый ключ — набор данных, с помощью которого владелец подписывает документы. Его нельзя передавать другим людям. Обычно закрытый ключ хранится на специальном защищенном USB‑носителе — токене. Один из вариантов — Рутокен.
Средство криптозащиты информации, СКЗИ, — это компьютерная программа — шифровальщик данных, обязательная для работы с электронной подписью. Без нее компьютер не сможет связаться с токеном и зашифровать файл. Самое распространенное в России СКЗИ — КриптоПро CSP.
Программа или плагин для подписания. Инструмент зависит от того, где именно вы подписываете документ. Если хотите заверить файл на онлайн‑портале — например, на Госуслугах — или в интернет‑банке, установите в браузер бесплатный плагин «КриптоПро ЭЦП Browser plug‑in». Если собираетесь подписывать документы локально на самом компьютере, понадобится специальная программа — например, КриптоАРМ или модуль КриптоПро PDF для работы внутри Adobe Acrobat.
Финальная версия документа или файла. Подписывайте уже готовую версию документа. Корректировать документ после создания электронной подписи нельзя: она станет недействительной.
Поэтому перед подписанием проверьте реквизиты, суммы, даты и другие важные данные — после этого файл можно подписывать и отправлять контрагенту.
Как подписать документ электронной подписью: все способы
Подписать документы можно тремя способами:
- В мобильном приложении «Госключ».
- На компьютере.
- Через сервис ЭДО.
В мобильном приложении «Госключ». Это бесплатный государственный сервис, где можно подписывать официальные документы со смартфона. ИП и руководители компаний могут выпустить здесь сертификат УКЭП. Если системы документооборота интегрированы с сервисом, договоры, акты и соглашения с контрагентами можно будет подписывать прямо в мобильном приложении.
На компьютере. Если документ хранится на компьютере, его можно подписать с помощью специальной программы. Например, КриптоАРМ или инструментов КриптоПро.
Файл открывают в программе, подключают USB‑токен с ключом электронной подписи и создают подписанную версию документа. Такой способ подходит, если бизнес работает с отдельными файлами и не пользуется сервисом ЭДО.
Через сервис ЭДО. Этот способ удобен, если компания регулярно обменивается документами с контрагентами. В сервисе отправка, получение, визирование, архивное хранение документов происходят внутри единой защищенной экосистемы. Примеры таких программ — Контур.Диадок, СБИС, встроенные решения в личных кабинетах банков.
Как подписать PDF, Word, Excel и другие файлы
Способ подписания зависит от формата документа и от того, что нужно получить в итоге: подписать сам файл или создать отдельный файл электронной подписи.
Документы Microsoft Word и Excel. Файлы.docx или.xlsx можно подписать в Microsoft Word и Excel с помощью плагина КриптоПро Office Signature. В нем можно поставить два вида электронной подписи:
- Невидимая — не меняет внешний вид документа, но позволяет проверить, кто его подписал и изменился ли файл после подписания. Для подписи нажмите «Файл» → «Сведения» → «Добавить электронную подпись (КРИПТО‑ПРО)». Убедитесь, что все поля заполнены верно, проверьте сертификат КЭП, нажмите «Подписать».
- Видимая — на документе появится штамп, который имитирует росчерк от руки. Для подписи откройте вкладку «Вставка» → блок «Текст» → «Строка подписи КРИПТО‑ПРО». Впишите сведения, которые появятся рядом с изображением подписи в файле, и переместите графическую строку в любое место документа.
Плагин КриптоПро Office Signature работает бесплатно в течение 90 дней после установки. Дальше нужно будет купить лицензию на сайте разработчика.
PDF‑документы подписывают в программе Adobe Acrobat с помощью встроенного модуля CryptoPro PDF. Вот как это сделать:
- Зайдите в меню «Редактирование» → «Установки» → «Подписи» → «Подробнее».
- Выберите способ подписания «КриптоПро PDF».
- Откройте документ, который хотите подписать. Зайдите в панель «Инструменты» → «Сертификаты», укажите место на странице для штампа подписи и ее тип — видимая или невидимая.
- Выберите из списка сертификат КЭП, которым будете подписывать. По желанию поставьте чекбокс «Добавить штамп времени на подпись».
- Сохраните изменения. При открытии PDF‑файла с ЭП будет появляться сообщение «Подписано, все подписи действительны».
💡 Сервисы КриптоПро Office Signature и Adobe Acrobat создают присоединенную подпись, которая находится внутри самого файла с исходным документом. Расширение файла не меняется — контрагенту вы отправляете тот же самый файл с расширением *.docx, *.xlsx или *.pdf.
Любые типы файлов — картинки, архивы, базы данных — можно подписать в приложении «КриптоПро CSP». Для этого:
- Откройте вкладку «Создание подписи».
- Нажмите «Выбрать файл», укажите нужный сертификат.
- Нажмите кнопку «Подписать».
💡 Программа «КриптоПро CSP» создает отсоединенную подпись — отдельный мини‑файл с расширением *.sig или *.p7s и названием, как у родительского файла, который останется без изменений. Отправляйте контрагенту сразу два файла: исходный и файл подписи.
Как проверить, подписан ли документ электронной подписью
Если контрагент прислал файл с электронной подписью, проверьте ее перед использованием. Убедитесь, что сертификат действителен, подпись принадлежит указанному подписанту и файл не меняли после подписания.
Способ проверки зависит от того, какую подпись вам прислали — присоединенную или отсоединенную.
Если подпись присоединенная и находится внутри файла *.pdf, *.docx или *.xlsx, откройте документ в программе, которая поддерживает электронные подписи. Например, Adobe Acrobat при открытии файла со встроенной ЭП показывает информацию о действительности подписей — «Подписано, все подписи действительны». Можно посмотреть сведения о сертификате и подписанте.
Если подпись отсоединенная, значит, вы получили от контрагента два файла — исходный документ и файл *.sig или *.p7s. Открыть файл подписи обычной программой не получится: его нужно загрузить в верификатор.
Вот два способа онлайн‑проверки отсоединенной подписи:
- Госуслуги. Перейдите в раздел «Проверка электронных подписей» → «Проверка отсоединенной ЭП (в формате PKCS#7)». Загрузите исходный документ, а в поле ниже — файл подписи с расширением *.sig. Сервис покажет детальный отчет.
- Онлайн‑сервис проверки подписи, например Контур.Крипто. Принцип тот же: загрузите оба файла в окно браузера. Если сертификат действителен, система покажет зеленую галочку и выведет точное время подписания и данные подписанта.
⚠️ Если при проверке сервис сообщает об ошибке, например пишет «Нарушена целостность данных», значит, документ отредактировали после подписания. Например, исправили сумму или дату в акте.
В этом случае лучше запросить у контрагента новую версию документа и переподписать ее.
Почему может не получиться подписать документ
Если документ не удается подписать, сначала проверьте несколько распространенных причин:
- истек срок действия ключа — продлите электронную подпись и следите за датами, чтобы не пропускать время для перевыпуска. Стандартный сертификат работает 12—15 месяцев, и если опоздать с обновлением ключа, подпись станет недействительной;
- браузер заблокировал плагин — проверьте настройки расширений и включите плагин вручную. Веб‑расширение для работы с электронной подписью может перестать работать из‑за обновлений безопасности браузера;
- компьютер не видит USB‑токен — попробуйте подключить его к другому USB‑порту, обновите драйверы или проверьте, запущена ли программа‑криптопровайдер «КриптоПро CSP»;
- документ отредактировали — если в подписанный файл Word или PDF внесли даже минимальное исправление, цепочка шифрования нарушится и подпись станет недействительной. Сохраните изменения и подпишите файл заново.
Если эти способы не помогли, проверьте работу ключа с помощью встроенных инструментов КриптоПро. В разделе «Инструменты КриптоПро» есть функция «Тестирование контейнера» — она позволяет проверить, правильно ли определяется ключ и где возникает проблема.
С какими техническими трудностями при настройке ЭП вы сталкивались? Расскажите об этом в комментариях.