«Мы растем не за счет количества задач, а за счет качества решений»: лайфхаки бизнес‑планирования

Предприниматели и руководители часто планируют так, будто они роботы: заполняют календари до отказа, стараются решить все задачи здесь и сейчас, работают по 14 часов в сутки. Даже если бизнес развивается успешно, вряд ли он приносит удовольствие, и рано или поздно такой режим приведет к выгоранию и разочарованию.

Чтобы помочь всем, кто в новом 2026 году хочет настроить уже наконец этот work‑life balance, мы попросили предпринимателей и руководителей поделиться своими самыми удачными лайфхаками планирования.

Герои статьи рассказали, почему стоит нанять ассистента в самом начале бизнеса, как ИИ или даже детский опыт помогают им управлять временем и почему забивать день задачами до отказа — ошибка. В статье нет универсальных инструкций, но есть рабочие решения от тех, кто знает, что хаос — не обязательный атрибут предпринимательства.

В планировании мне помогает ИИ и детский опыт

Алена Владимирская, эксперт по рекрутингу, СЕО проекта «Уставшие»

Я отправляю список дел ИИ‑помощнику, который расписывает задачи в календаре. У него есть установка, что в неделю у меня один выходной и каждый рабочий день должен длиться не больше девяти часов. Еще я прописала ИИ, сколько в среднем нужно времени на типичные дела, например собеседование, планерку, написание поста. Он ставит задачи с учетом этого и дополнительно к каждому слоту добавляет по 15 минут в начале и в конце.

Если появляется срочная задача, а день расписан, я спрашиваю у ИИ, что можно отменить. Помощник предлагает два‑три варианта, из которых выбираю один. Даже при изменении планов нельзя делать рабочий день дольше девяти часов и занимать слоты по 15 минут, которые я использую для перерывов: пью кофе, выхожу подышать, делаю зарядку, если затекла спина. Все это дает мне ощущение системности и порядка.

Я всегда ставлю себе фокусы на неделю, месяц, квартал, год. Все текущие дела ранжирую не просто срочно — не срочно, а исходя из фокуса. Если дело максимально приближает меня к цели, к которой я стремлюсь, оно будет в приоритете.

Главный рабочий инструмент руководителя — календарь

Денис Харченко, CEO SETTERS EDUCATION

Главный рабочий инструмент руководителя — календарь. Он честно показывает объем ресурсов человека и помогает не строить иллюзий о сверхпродуктивности. В моем календаре есть все: встречи, личные дела, тренировки, дорога, утренняя рутина. Я добавляю туда даже небольшие задачи, например «вернуться с фидбэком» или «спросить статус проекта».

Каждый день я делаю маленькую ревизию: утром — чтобы понять, как и с чем лучше зайти в день, а вечером — чтобы освободить голову. По пятницам подвожу итог: смотрю, что сделал за неделю, думаю, что нужно перенести, анализирую, что поменялось в приоритетах. Это помогает держать систему живой.

Из инструментов планирования я использую только Google Календарь и наш командный таск‑трекер в Битрикс. Причем у нас в команде действует правило: если задачи нет в таск‑трекере, ее не существует.

Алексей Подъяпольский, директор по маркетингу Ozon fresh

Хочу подчеркнуть, что для продуктивной работы важно тренировать силу воли — если нужно что‑то сделать, надо сесть и сделать. Так формируется привычка быть работоспособным. Еще советую убирать телефон, мессенджеры и все, что отвлекает. Также стараться время от времени выходить на улицу — дышать свежим воздухом, а потом возвращаться к рабочим задачам с новыми силами.

Вероника Яковлева, сооснователь Twinby

Для меня главный инструмент планирования — не список задач, а календарь. В нем надо фиксировать все в виде конкретных временных блоков: встречи, фокусное время, синки с командой, личные дела. При этом стоит планировать не больше 60% дня — оставлять 40% под форс‑мажоры и какие‑то текущие задачи. Еще важно иметь хотя бы один фокус‑блок в сутки на 60—90 минут — это время без коммуникаций, когда телефон убирается, а мессенджеры отключаются. Я использую такой блок для сложной и интеллектуальной работы, в том числе над стратегическими задачами.

Предприниматели при планировании совершают разные ошибки. В том числе хватаются за все подряд в попытке быть эффективными. Если будете делать так, скорее всего, вы не закроете никакие задачи, а в вашей компании будет твориться хаос. Также при планировании важно избегать размытых формулировок, например «улучшить маркетинг», «подумать о продукте», когда непонятно, что конкретно нужно сделать.

Важно ставить реальные цели

Ольга Лермонтова, основательница Careerum

По статистике, около 65—70% профессионалов, в том числе и фаундеров, страдают от выгорания. Думаю, что среди прочего и потому, что они не ставят себе реальные цели, которых могут достичь, а главное, хотят. У нас много навязанных идей, которые приходят извне, в том числе возникают из‑за каких‑то травм, событий из детства. Они формируют установку, что нужно быть быстрее, выше и сильнее всех.

В общем, цели, которые позволяют достичь успеха, — это те, которые строятся на «хочу», «могу» и «надо». «Хочу» отражают ваши профессиональные и жизненные ценности, интересы и мотиваторы. «Могу» — это то, что вы умеете благодаря накопленному опыту. «Надо» — это то, чего требует рынок. Обычно у предпринимателей все хорошо с «могу» и «надо» и очень плохо с «хочу». Понять, хотите ли вы на самом деле идти к цели или нет, помогает один ритуал.

Голова может подкидывать нам разные идеи. Чтобы понять, что цель ваша, рекомендую прислушиваться к ощущениям в теле — оно не врет. Если от мыслей о чем‑то у меня возникает давящее ощущение внутри, тревога, рези в горле, значит, я не хочу этого. Если я чувствую, как говорят, «бабочек в животе» или что моя грудная клетка раскрывается, значит, цель моя и на пути к ней я не выгорю.

Один из лайфхаков планирования — наем ассистента

Ольга Гогаладзе, основательница школы pro.finansy

Самый главный лайфхак для руководителей и предпринимателей — ничего не планировать самостоятельно. В голове у нас миллиард задач, в том числе данные о загрузке людей, которыми мы управляем, о собственной загрузке, о семье. Удержать все в одной голове невозможно — надо выгружать из нее информацию, оперативная память должна быть пуста.

Ассистент уже пользуется своими инструментами — трекерами, таблицами, напоминалками. Он систематизирует информацию, раскладывает на задачи, информирует всех, кто связан с их решением, вносит в календарь. Ассистент отвечает за последовательность дел, за их приоритизацию и за то, чтобы ничего не упустить.

Часть идей, например по продуктам или маркетинговым стратегиям, я отправляю руководителям направлений, с которыми мы потом думаем, как их реализовать. После все декомпозируется на конкретные задачи, которые ставятся ответственным сотрудникам.

Максим Десятых, основатель Duo Sapiens, сооснователь red_mad_robot

Моя личная находка — разделение рабочего дня на три равных отрезка. Каждый из них включает два часа на дела и час, который можно использовать для отдыха, обеда или в качестве буфера, если решение задач затянулось. В итоге у меня выходит 15 рабочих слотов в неделю. Рекомендую минимум три из них оставлять свободными, чтобы разобраться с чем‑то непредвиденным. Также советую начинать день с интеллектуальной работы, которая требует концентрации, после этого уже назначать встречи.

Может казаться, что ассистент — это прерогатива богатых и успешных людей. Начинающие предприниматели часто считают, что они не могут позволить себе помощника. На самом деле стоит нанимать его в самом начале деятельности компании. В том числе и потому, что в реальном бизнесе часто возникают дела, которые оказываются ничьи, потому что находятся между ролями других сотрудников. Решать эти ничьи задачи, часто очень простые, в итоге приходится предпринимателю.

Чем только не занимаются предприниматели кроме основной работы — и туалетную бумагу в офис заказывают, и воду в кулер. Это безумие. Бизнес‑ассистент как минимум может проанализировать задачу и определить, должен ли ей заниматься руководитель или нет. Если нет — переадресовать ее другому сотруднику.

Если нужно поработать на выходных, я делаю это в воскресенье вечером

Светлана Берегулина, сооснователь Go‑to‑market academy

Иногда приходится заниматься рабочими задачами в выходной. Я не люблю этого делать: если не отдыхать, можно выгореть. Когда нужно поработать на выходных, я стараюсь делать это в воскресенье вечером, потому что к этому времени уже восстановилась и делаю что‑то с удовольствием, а не сопротивлением.

У меня есть понятие «медленная работа», в том числе отношу к ней задачи, связанные с написанием текстов или подготовкой к лекциям. Они достаточно специфические, и сразу непонятно, сколько займут времени. Такую работу невозможно делать, когда нужно реагировать на события и быстро принимать решения. У меня даже не получалось уделять час в день своей книге, потому что только это время могло уйти на то, чтобы успокоиться и настроиться.

В итоге мне пришлось выделить на написание своей книги восемь часов каждую субботу. Причем четыре из них или больше я могла просто ходить по квартире и слушать музыку. Остальные четыре, а иногда всего полтора, — писать. Но это не значит, что я работала только полтора часа, нет — все восемь, потому что мозгу важно фоново подумать.

Самая честная метрика качества планирования — ощущение ясности

Дмитрий Бескромный, основатель и СЕО bQ Group

Я бы выделил несколько ошибок предпринимателей, связанных с планированием:

1. Перегружать календарь и не оставлять буферы. Предприниматели обожают планировать на 120%, но реальность всегда приносит форс‑мажоры. Я, например, оставляю минимум 20—30% дня пустыми.
2. Планировать процессы вместо конкретных результатов. В итоге человек попадает в ловушку: вроде постоянно занят, но мало что делает. Например, вместо «созвониться» стоит писать «согласовать коммерческое предложение», а вместо «подумать над продуктом» — «собрать 10 идей и выбрать рабочую».
3. Превращать планирование в красивую прокрастинацию. Сложные методики, бесконечные таблицы в Notion, визуальные доски не помогут, если не будут вести к ясным действиям.

Я не держу зоопарк приложений — использую iCalendar от Apple, это мой главный инструмент планирования. Если задача не стоит в нем — ее не существует. Еще у меня есть единый цифровой мозг проектов — мастер‑документ в Google Презентациях, где лежат все стратегии, документы, идеи. Также использую нейросеть — это мой второй пилот. Она помогает разложить большие задачи на мелкие, выявить слепые зоны, собрать черновики писем или презентаций. Нейросеть резко сокращает дистанцию между идеей и ее реализацией.

Самая честная метрика качества планирования — не количество выполненных пунктов, а ощущение ясности. Если стало легче дышать и проще принимать решения, значит, система работает. Если стало тревожнее — требует пересборки. И в целом планирование — это способ регулярно возвращать себя туда, где создается ценность, а не туда, где много суеты и бесконечных созвонов.