Отправляем сотрудника в командировку. Часть 1: как избежать срыва, штрафов и казусов

Чтобы командировка прошла успешно и для сотрудника, и для компании, недостаточно купить билеты и забронировать отель на нужные даты. Нужно оформить приказ, собрать подтверждающие документы, правильно провести расходы. Еще предусмотреть риски, например опоздания на рейс или отказа в заселении в гостиницу. Чтобы разобраться в организации бизнес‑поездок, мы поговорили с Иваном Бойцовым.

Иван руководил линейкой продуктов Secret Net компании «Код Безопасности», после — платформой «Mail.Ru для бизнеса». В 2019 году он пришел в Авиасейлс и начал строить B2B‑направление. Под руководством Ивана новый сервис стал заметным игроком на рынке бизнес‑тревела. Сейчас через Авиасейлс для бизнеса компании приобретают билеты, бронируют отели, оформляют страховки, визы, организовывают конференции и корпоративы.

В серии колонок Иван рассказал об основных проблемах до, во время и после рабочих поездок, а также о лишних расходах, которых можно избежать. Про экономию поговорим во второй части, а в первой — про то, почему важно позволять сотрудникам управлять поездкой, о возможных сложностях с бухгалтерией и нелепых ситуациях, из‑за которых срываются командировки одного сотрудника или целой группы.

Коротко о работе Ивана Бойцова

Зумерам и миллениалам хочется самим управлять поездкой

Когда мы организуем отдых, в нем участвуют максимум семья или друзья, с которыми мы едем. В бизнес‑тревеле задействовано в разы больше людей, и у каждого свои интересы, которые нужно учитывать:

• сотрудник, который едет в командировку, заинтересован в своем комфорте;
• тот, кто покупает билеты и бронирует номера, хочет, чтобы все можно было сделать быстро;
• тому, кто проводит командировочные расходы, важно, чтобы были необходимые документы и все цифры сходились;
• тот, кто отвечает за финансы, хочет, чтобы поездка обошлась дешевле.

Особенность бизнес‑поездок и в том, что они часто привязаны к определенной дате: если проходит конференция, выставка, тренинг, нельзя полететь на несколько дней раньше или позже. Также все нужно организовать так, чтобы сотрудник мог работать максимально эффективно. Если вы летите в отпуск, можно купить билеты на ночной рейс, утром выспаться в отеле, а днем пойти на пляж. Если вы едете в командировку, скорее всего, утром нужно быть полным сил — ночной перелет не подойдет.

Несмотря на возможность проводить встречи онлайн, деловых поездок становится все больше — только за последний год их количество на нашей площадке выросло на 25%. Люди любят живое общение и выбирают встречаться лично. Бизнес‑поездки внутри страны растут стабильно. Популярны Москва, Санкт‑Петербург, Екатеринбург, Сочи, Новосибирск, больше стали ездить в Калининград, Пермь, Владивосток, Норильск, Тюмень. Если говорить о зарубежных поездках, все чаще посещают страны СНГ и Азии. Например, в этом году мы организовали на 38% больше командировок в Китай, чем в прошлом.

Сменяются поколения сотрудников — среди них все больше миллениалов и зумеров, которые активнее выезжают в командировки. У них другие требования к путешествиям, под которые нужно подстраиваться и сервисам организации бизнес‑поездок, и работодателям.

Специалист постарше обычно не возмущается, когда ему присылают билеты и сообщают, где забронирован номер, — он едет, живет, потом, может, жалуется, если что‑то не понравилось. Зумерам и миллениалам не нравится, когда им говорят: «Вот твой рейс, вот — отель». Им хочется самим управлять поездкой. Пусть они будут ограничены звездностью гостиницы, стоимостью билетов, но им важно знать, сколько они могут потратить, и самостоятельно выбирать номера и рейсы. Также для зумеров и миллениалов важна цифровая простота — возможность оформить все быстро и поменять, если нужно.

Однако в целом бизнес‑тревел постепенно автоматизируется. Это связано с двумя проблемами. Первая — сложность в составлении документов, распределении расходов по статьям. Это все, что связано с бухгалтерской и кадровой частью. Мы с другими игроками рынка стараемся сделать так, чтобы люди просто покупали билеты, бронировали номера, а все остальное делала система за счет алгоритмов и интеграций с сервисами. В свое время турагентства не смогли настроить это. Точнее, смогли, но за очень большие деньги и под конкретных заказчиков.

Вторая проблема — невозможность спланировать маршрут. Часто это сложная задача, например когда нужно отправить работников в населенный пункт, куда едет один автобус, и непонятно, где ближайший аэропорт или ж/д станция. Проблему можно решить с помощью ИИ. Мы сами иногда используем публичные нейросети, чтобы найти оптимальный путь по запросу клиента: куда долететь самолетом, где пересесть на поезд, где — на автобус. Конечно, потом все проверяем и только после этого отвечаем.

Нельзя купить билет и никуда не отправить сотрудника

В бизнес‑поездках масса нюансов, которые связаны с бухучетом: нужно учесть все расходы на командировку и сделать это правильно. Много особенностей, связанных с НДС — этим налогом облагаются не все услуги. К примеру, оплата проживания в отеле идет без НДС, но только в случае бронирования напрямую. Если снимать номер через посредника, НДС может входить в стоимость услуги. Разобраться, что можно принять к вычету из прибыли, а что нет, нелегко.

Бывает, компания учитывает расходы на командировку, вычитает их из прибыли, потом составляет декларацию для уплаты налогов. После оказывается, что документов, подтверждающих поездку, нет или они оформлены неверно. В таком случае налоговая не принимает декларацию — приходится переделывать ее, еще и платить штрафы. Если компанию хоть раз поймают на том, что нет доказательств командировки, скорее всего, начнут тщательно проверять все остальные поездки сотрудников.

Небольшим компаниям немного проще учитывать расходы на командировку. Например, если вы на УСН «Доходы минус расходы», все затраты на поездку сотрудников нужно сложить и отнять от прибыли. Если компания на общем налоговом режиме, расходы нужно распределить по отдельным статьям — ошибиться легко.

В Авиасейлс для бизнеса есть модуль на 1С, с помощью которого расходы автоматически распределяются по статьям. Так ручной работы становится меньше, как и риска ошибиться. У нас можно заказывать справки о перелетах и проживании, чтобы не приходилось «трясти» каждого сотрудника, что особенно тяжело делать при распределенном офисе.

Многие нюансы бизнес‑поездок связаны с кадровой частью. К примеру, на командировку должен быть приказ. Еще есть категории сотрудников, которые должны давать письменное согласие на поездку, например инвалиды или женщины с детьми до трех лет. Должен быть отчет о командировке, на основании которого работнику компенсируют расходы.

В кадровом учете гораздо больше рисков. Если ошибка в бухучете грозит небольшим штрафом и более пристальным вниманием налоговой, то из‑за ошибки в кадровом учете на компанию могут подать в суд.

Работодатель отправил в длительную командировку сотрудницу на раннем сроке беременности. Она поехала, но потом подала жалобу в трудовую инспекцию, после дело разбирали в суде. Так случилось потому, что по трудовому кодексу работодатели вообще не могут отправлять беременных в командировки.

Сервисы, в том числе и мы, не могут уберечь от всех возможных ошибок. Мы не проверяем, можно ли отправлять в командировку конкретного человека. Но мы помогаем информационно — проводим бесплатные вебинары, куда приглашаем экспертов по кадровому и бухгалтерскому учету. Для участия в них не обязательно что‑то покупать у нас — достаточно зарегистрироваться на сайте.

Иногда просто непонятно, как действовать

В бизнес‑путешествиях не всегда все проходит гладко. Много сложностей возникает на этапе оформления: нужно согласовать все детали поездки, просчитать маршруты, правильно подобрать рейсы, иногда стыковочные, нередко нужно купить билеты на несколько видов транспорта. Дело даже не в том, что легко ошибиться, — иногда просто непонятно, как действовать.

Строительная компания привозит на работу в Россию индийцев, у которых часто нет фамилии, и жителей Шри‑Ланки, у которых часто нет имени. В такой ситуации неясно, как оформлять билеты. У каждой авиакомпании свои требования: одни просят указывать «no name», другие — «n/a», третьи — «нет». Если билеты покупают через наш сервис, мы просим писать «нет» и оставлять комментарий. Дальше заказ попадает на ручную обработку к специалистам, которые оформляют все по требованиям авиакомпании.

Тяжело учитывать визовые требования: иногда компании просто не знают о них. Например, о том, что для транзита через Европу нужно оформлять визу. Или что без нее нельзя сделать пересадку в некоторых штатах Индии. Иногда проблемы возникают потому, что сотрудники не взяли с собой какие‑то документы.

Гражданам Киргизии оформили билеты на самолет в Москву на внутренние паспорта, с которыми они приехали в аэропорт. Их не посадили на самолет, потому что рейс был с пересадкой в Стамбуле. Заграничные паспорта у них были, они просто не взяли их с собой. Пришлось бронировать новые билеты — на более позднюю дату.

Много проблем может возникнуть и в самой поездке. Авиарейсы часто задерживают, переносят, отменяют. Иногда не пускают пассажиров из‑за овербукинга. Нередко сотрудники опаздывают на рейс. Если виноват работник, например потому что не рассчитал время, он покупает новый билет сам — это указано в трудовом кодексе. Бывают и нестандартные кейсы.

Группа строителей в аэропорту Узбекистана два часа стояла не в той очереди на регистрацию — самолет улетел без них. Был случай, когда сотрудник заснул в зале возле гейта и пропустил рейс. Еще как‑то работник стоял в очереди на паспортный контроль, мимо пробежал ребенок и вырвал страницу из его паспорта.

Не всегда все гладко с жильем. Чаще всего проблемы возникают с апартаментами, например когда люди звонят, чтобы заселиться, а трубку не берут. Были ситуации, когда трубку брали, но нетрезвым голосом отвечали, что не понимают, чего от них хотят. Иногда проблемы связаны с тем, что предоставляют не тот номер, который бронировали, причем бывают и курьезные случаи.

Как‑то для двух сотрудников забронировали стандартный номер с раздельными кроватями. По приезде они узнали, что отель повысил класс обслуживания: им предоставили номер с названием «Казанова» и общей двуспальной кроватью. Причем сказали, что других вариантов размещения нет.

В непредвиденных ситуациях сервисы могут помочь. Конечно, мы не найдем сотрудника, который заснул в аэропорту, или толпу строителей, которая встала не в ту очередь, но мы можем купить новые билеты или забронировать номер в другом отеле. Хочу отметить, что мы отвечаем за все точки размещения, которые есть в системе Авиасейлс для бизнеса, — если новый номер дороже, мы компенсируем разницу в стоимости.

Иногда мы решаем проблемы не сами, а помогаем с коммуникацией. Например, когда сотрудник пропустил рейс из‑за болезни. Такая ситуация может попадать под критерий вынужденного возврата. Тогда мы просим прислать медицинскую справку и сами взаимодействуем с авиакомпанией, чтобы она вернула деньги за билет.

В командировках часто выручает страховка. Например, когда сотрудник по дороге в аэропорт попал в ДТП и опоздал на рейс. Еще когда поездка сорвалась из‑за того, что не выдали визу, или из‑за болезни работника. Российские авиакомпании возвращают деньги в случае болезни пассажира, иностранные — нет, для этого нужно оформлять отдельную страховку. Иногда стоит застраховать багаж, особенно если в нем дорогое оборудование — оно может сломаться или потеряться.

При зарубежных поездках стоит оформлять медицинскую страховку в том числе и потому, что работодатель отвечает за здоровье сотрудника во время командировки. Если специалист травмируется, по трудовому кодексу компания должна оплатить лечение.

Многие работодатели оформляют самую дешевую страховку, которая нужна для получения визы. А при поездках в безвизовые страны часто вообще не страхуют сотрудников. Предположим, специалист поехал в Китай и попал в больницу. По возвращении он предъявит работодателю счет с затратами на лечение, которые в Китае могут быть достаточно большими. Если здоровье сотрудника застраховали, выплаты по полису компенсируют расходы.

Фотограф: Валерия Шустер