Кто и как заполняет ЭТрН при перевозках с экспедитором

Разберем несколько ситуаций, кто и как оформляет ЭТрН при доставке грузов с экспедитором.

Перевозка с одним экспедитором, который принял груз во владение

Рассмотрим сразу на примере.

Она выдает директору СтройРесурса экспедиторскую расписку и забирает груз на свой склад. С этого момента груз считается принятым во владение экспедитором. Дальше ЛогистикПро привлекает перевозчика ИП Иванова, контролирует доставку и отчитывается перед СтройРесурсом.

Роли в этом примере:

• заказчик и грузоотправитель — компания «СтройРесурс»;
• экспедитор — компания «ЛогистикПро». В ЭТрН выступает как грузоотправитель по отношению к перевозчику;
• перевозчик — ИП Иванов. В ЭТрН подтверждает прием груза;
• грузополучатель — гипермаркет «Дом и Сад».

При таком сценарии ЛогистикПро становится инициатором документа для перевозчика. Разберем пошагово, кто и какие титулы заполняет.

Шаг 1. Титул 1 — создает и заполняет ЛогистикПро после того, как выдал экспедиторскую расписку заказчику.

После заполнения титула 1 ЛогистикПро подписывает накладную квалифицированной электронной подписью, КЭП, и передает ее через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Шаг 2. Титул 2 — заполняет перевозчик ИП Иванов сразу после того, как загрузил товары в машину.

В титуле 2 он указывает:

• состояние груза: целостность упаковки, пломб, наличие повреждений;
• дату и время погрузки.

ИП Иванов подписывает титул своей КЭП. С этого момента ответственность за сохранность груза в пути переходит к перевозчику.

• подтверждает прием груза, указывает дату и время выгрузки;
• фиксирует состояние груза при получении: есть ли повреждения, расхождения по количеству или объему;
• если нужно, прикладывает фото или акт расхождений.

Подпись грузополучателя в титуле 3 подтверждает, что груз доставили и приняли.

Шаг 4. Титул 4 — заполняет и подписывает перевозчик ИП Иванов после того, как грузополучатель подпишет титул 3:

• указывает данные о месте и времени выдачи;
• описывает, как прошла перевозка: пробег, возможные отклонения от маршрута.

Подписанный титул 4 закрывает документооборот по перевозке, после чего накладная перемещается в раздел «Архив».

Перевозка с одним экспедитором, который не принял груз во владение

Рассмотрим на аналогичном примере.

Роли в этом сценарии:

• грузоотправитель — компания «СтройРесурс». Договор либо заключают напрямую между СтройРесурсом и ИП Ивановым, либо ЛогистикПро подписывает его от имени СтройРесурса по доверенности;
• экспедитор — компания «ЛогистикПро». В ЭТрН не фигурирует как грузоотправитель и не подписывает ни один титул. Может быть подключен как наблюдатель — видит документ, статусы, контролирует прохождение груза;
• перевозчик — ИП Иванов;
• грузополучатель — гипермаркет «Дом и Сад».

При таком сценарии ЭТрН оформляется по базовой схеме простой перевозки — точно так же, как если бы экспедитора в цепочке не было.

Шаг 1. Титул 1 заполняет СтройРесурс — до того момента, как товары погрузили в машину ИП Иванова.

Титул подписывают КЭП уполномоченного лица компании «СтройРесурс» и передают через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Шаг 2. Титул 2 — заполняет перевозчик ИП Иванов после того, как погрузил товары в машину. Он указывает дату и время погрузки и подписывает титул КЭП.

Шаг 3. Титул 3 — заполняет гипермаркет «Дом и Сад» в момент, когда груз прибыл на склад. Представитель гипермаркета проверяет груз и подписывает титул 3:

• подтверждает прием, фиксирует дату и время выгрузки;
• отмечает состояние груза, наличие или отсутствие расхождений.

Шаг 4. Титул 4 — заполняет перевозчик ИП Иванов после того, как Дом и Сад подпишет титул 3. Закрывает перевозку — указывает место и время выдачи, подписывает КЭП.

В перевозке участвуют несколько экспедиторов

Роли в этом примере:

• грузоотправитель, он же владелец груза, — СтройРесурс;
• экспедитор № 1 — ЛогистикПро. Принимает груз во владение, оформляет экспедиторскую расписку. Затем передает его экспедитору № 2 по договору субэкспедиции. В ЭТрН выступает как заказчик экспедитора № 2;
• экспедитор № 2 — ТрансЛог. Принимает груз во владение от ЛогистикПро, тоже оформляет экспедиторскую расписку, нанимает перевозчика и заключает с ним договор. В ЭТрН выступает грузоотправителем с признаком «является экспедитором»;
• перевозчик — ИП Иванов;
• грузополучатель — Дом и Сад.

Пошагово заполнение ЭТрН будет выглядеть так.

Шаг 1. Титул 1 — формирует и подписывает экспедитор № 2 — ТрансЛог, когда выдал экспедиторскую расписку компании «ЛогистикПро».

Сотрудник ТрансЛог подписывает титул КЭП и передает через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Шаг 2. Титул 2 — заполняет перевозчик ИП Иванов, когда погрузил товары в машину: указывает состояние груза, дату и время погрузки и подписывает своей КЭП.

Шаг 3. Титул 3 — заполняет грузополучатель «Дом и Сад», когда товар доставили к нему на склад. Представитель гипермаркета проверяет груз, фиксирует прием, отмечает состояние и расхождения, подписывает титул КЭП.

Шаг 4. Титул 4 — заполняет перевозчик ИП Иванов, когда Дом и Сад оформит титул 3. ИП Иванов подписывает титул КЭП и закрывает перевозку.

Разберем нюансы ситуации, когда в перевозке участвует несколько экспедиторов.

Перевозка сборного груза со склада временного хранения

Снова разбираем на примере.

На распределительный склад «РЦ Терминал» в течение недели поступают мелкие партии стройматериалов от нескольких производителей, включая СтройРесурс. Все грузы ждут отправки в один гипермаркет — «Дом и Сад».

Когда набирается полный кузов, диспетчер склада звонит экспедитору ЛогистикПро и поручает организовать перевозку. Экспедитор присылает своего представителя, тот осматривает сборный груз, подписывает экспедиторскую расписку — и с этого момента ЛогистикПро отвечает за сохранность всей партии до вручения получателю.

Разберем роли:

• первичные грузовладельцы, они же заказчики груза, — СтройРесурс и другие производители. В ЭТрН заказчиков груза не указывают;
• склад‑консолидатор — РЦ Терминал. В ЭТрН занимает раздел «Заказчик» — как заказчик доставки у ЛогистикПро;
• экспедитор — ЛогистикПро. Принимает сборный груз во владение, оформляет экспедиторскую расписку, нанимает перевозчика и выступает грузоотправителем в ЭТрН с признаком «является экспедитором»;
• перевозчик — ИП Иванов;
• грузополучатель — Дом и Сад.

В этой ситуации один грузоотправитель — экспедитор «ЛогистикПро» — и один грузополучатель — гипермаркет «Дом и Сад», поэтому достаточно одной ЭТрН на всю сборную партию. Количество заказчиков внутри партии не ограничено.

Шаг 1. Титул 1 — формирует и подписывает экспедитор «ЛогистикПро», когда выдал экспедиторскую расписку заказчику «РЦ Терминал».

Сотрудник ЛогистикПро подписывает титул КЭП и передает через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Шаг 2. Титул 2 — заполняет перевозчик ИП Иванов, когда загрузил товары в свой автомобиль. Он вносит в накладную данные машины и водителя, состояние груза, дату и время погрузки, подписывает титул КЭП.

Шаг 3. Титул 3 — заполняет грузополучатель «Дом и Сад», когда товары привезли к нему на склад. Представитель гипермаркета принимает груз, сверяет с комплектовочной ведомостью, фиксирует состояние и расхождения и подписывает титул КЭП.

Шаг 4. Титул 4 — заполняет перевозчик ИП Иванов после того, как грузополучатель подписал титул 3. Указывает место и время выдачи и закрывает перевозку — ставит свою электронную подпись.

Отказ от груза и его переадресация

Компания «СтройРесурс» отправляет партию сухих смесей в гипермаркет «Дом и Сад». Поручает перевозку экспедитору «ЛогистикПро», которая принимает груз во владение. Экспедитор привлекает перевозчика ИП Иванова. Водитель привозит груз в магазин «Дом и Сад», но заведующий складом не принимает всю партию, так как часть смесей подмочена.

СтройРесурс просит другой магазин сети «Дом и сад — Север» принять подмоченные смеси, так как у них склад больше и есть место просушить груз. Дом и сад — Север согласен, и непринятый груз везут к ним.

Роли в этом сценарии:

• грузоотправитель — «ЛогистикПро» — экспедитор, принявший груз во владение;
• перевозчик — ИП Иванов;
• первый грузополучатель, он же отказавший, — «Дом и Сад»;
• новый грузополучатель — «Дом и Сад — Север».

Пошаговое заполнение ЭТрН при отказе и переадресации.

Шаг 1. Титул 1 — создает и заполняет экспедитор «ЛогистикПро», когда выдал экспедиторскую расписку заказчику.

После заполнения титула 1 ЛогистикПро подписывает накладную КЭП и передает ее через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Шаг 2. Титул 2 — заполняет перевозчик ИП Иванов сразу после того, как погрузил товары в автомобиль. В титуле 2 он указывает:

• состояние груза: целостность упаковки, пломб, наличие повреждений;
• дату и время погрузки.

Затем Иванов подписывает титул КЭП. С этого момента к нему переходит ответственность за сохранность груза в пути.

Шаг 3. Титул 3 — заполняет первый грузополучатель «Дом и Сад» и ставит отметку «Отказ в приеме груза»:

• указывает причину отказа, например «повреждение упаковки, намокание груза»;
• прикладывает фото или акт о повреждении, если нужно;
• подписывает титул своей КЭП.

Статус ЭТрН меняется на «Не принят получателем».

Шаг 4. Титул 4 — заполняет перевозчик ИП Иванов после того, как Дом и Сад подписал титул 3:

• указывает дату и время попытки выгрузки;
• фиксирует, что получатель отказался от приема;
• подписывает КЭП.

На этом первая фаза документооборота завершается. Груз остается в кузове, и теперь нужно решить, куда его везти дальше.

ЛогистикПро, ИП Иванов и СтройРесурс договариваются доставить непринятый груз магазину «Дом и Сад — Север».

Шаг 5. Титул 9 — формирует и заполняет экспедитор «ЛогистикПро». Он указывает:

• дату и время переадресовки — когда новый маршрут вступает в силу;
• основание переадресовки — документ, на основании которого меняется маршрут: название, номер, дату, реквизиты сторон, подписавших документ;
• сведения о новом пункте выгрузки — новый адрес доставки, дату и время подачи машины под выгрузку;
• сведения о новом грузополучателе — если меняется не только адрес, но и получатель.

ЛогистикПро подписывает титул 9 своей КЭП. Если переадресацию инициирует грузополучатель «Дом и Сад — Север», тогда титул 9 формирует он.

Шаг 6. Титул 7 — формирует перевозчик ИП Иванов, когда получил титул 9. Он заполняет:

• дату и время переадресовки — фактическое время изменения маршрута;
• основание для переадресовки — ссылку на документ‑основание из титула 9;
• сведения о новом пункте выгрузки — адрес, дату и время;
• сведения о новом грузополучателе — реквизиты нового получателя, если меняется;
• отметки при переадресовке — если нужны, например, уточнения по состоянию груза.

ИП Иванов подписывает титул своей КЭП и отправляет накладную через оператора ЭДО в ГИС ЭПД. После этого:

• ГИС ЭПД обновляет QR‑код для водителя — с новыми данными маршрута;
• прежний грузополучатель «Дом и Сад» видит статус «Переадресовано», его участие в документообороте завершено;
• новый грузополучатель «Дом и Сад — Север» получает титул 7 и все ранее сформированные титулы.

Шаг 7. Титул 3 — открывает и заполняет новый грузополучатель «Дом и Сад — Север» после того, как примет и проверит товары:

• подтверждает прием, фиксирует фактические дату и время выгрузки;
• отмечает состояние груза и количество, наличие или отсутствие расхождений;
• подписывает своей КЭП.

Шаг 8. Титул 4 — оформляет перевозчик ИП Иванов. Он указывает данные о выдаче груза новому получателю, подписывает титул КЭП и закрывает перевозку.