Управление запасами в системе снабжения предприятия: почему важен квалифицированный персонал

Управлять запасами надо грамотно. Когда их слишком много, то деньги компании лежат на складе вместо того, чтобы работать. Если запасов мало, то возникают риски: производственные процессы могут задерживаться, сроки по договорам срываются, прибыль теряется. Чтобы бизнес работал бесперебойно, а лишних вложений не было, нужны выстроенная система управления запасами и квалифицированная команда.

Роль запасов в системе снабжения предприятия

Запасы выполняют роль буфера между поставками и производством. Поставщик не может привозить сырье ровно в тот момент, когда оно нужно цеху. Логистика бывает непредсказуема, сроки поставок колеблются, а спрос меняется. Запас сглаживает эти колебания и обеспечивает бесперебойную работу. Проблема в том, что этот буфер стоит денег: деньги вложены в материалы, которые лежат на складе, а не генерируют прибыль. Задача грамотного управления — сделать запасы минимально необходимыми, а не максимально большими.

Как рассчитать объем запасов

Отправная точка в управлении запасами — нормирование. Норма запаса по каждой позиции складывается из нескольких составляющих. Текущий запас — это объем, который расходуется между двумя плановыми поставками. Страховой запас — резерв на случай задержки поставки или скачка потребления. Сезонный запас создается заранее, если производство или спрос на продукцию зависят от сезона.

Для точного расчета и быстрой адаптации к условиям, которые меняются из‑за рынка или сезона, используют MRP‑систему, которая:

• анализирует текущий запас сырья и потребности в нем на основе производственного графика и прогнозов спроса на конечный продукт;
• рассчитывает, сколько материалов, в каком объеме и когда надо заказать, чтобы не было нехватки или излишка;
• помогает оптимизировать цепочку поставок, расходы и повысить общую эффективность работы предприятия.

Как классифицировать запасы: методы ABC и XYZ

Не все запасы одинаково важны, поэтому тратить одинаковое внимание на все позиции нецелесообразно. ABC‑анализ помогает расставить приоритеты, применив принцип Парето. Как правило, 70–80% всех затрат на запасы уходит на 10–15% номенклатурных позиций. Это запасы группы А, которые требуют приоритетного внимания и модели управления с фиксированным уровнем или точкой перезаказа. Около 15‑25% затрат идет на позиции группы В — средние по значимости и по уровню контроля. Низший приоритет, простейший контроль и модель управления с фиксированным интервалом между заказами достаются позициям группы С.

XYZ‑анализ дополняет ABC. Он делит запасы по стабильности потребления и основывается на опыт специалиста, которые классифицирует запасы. Группа X — материалы с равномерным расходом, их легко прогнозировать и закупать по плану. Группа Y — позиции с умеренными колебаниями, под них создают страховой запас. Группа Z — материалы с непредсказуемым или разовым потреблением, их закупают по факту возникновения потребности. Когда компания совмещает оба анализа, получается матрица из девяти групп с четкой стратегией управления для каждой — это позволяет высвободить оборотные средства, не создавая рисков для производства.

Когда и сколько заказывать: модели управления запасами

После классификации запасов встает практический вопрос: как именно организовать процесс пополнения. Самая распространённая модель — фиксированный размер заказа. Компания заказывает одну и ту же партию каждый раз, когда запас опускается до «точки перезаказа». Точка перезаказа рассчитывается с учетом среднего потребления и времени поставки. Это удобно для позиций с равномерным расходом — группы А или X по результатам АВС или XYZ‑анализа.

Альтернатива — модель фиксированного интервала. Запас пополняют не по достижении точки перезаказа, а через одинаковые промежутки времени. При этом можно регулировать объем партии под текущий остаток. Эту модель используют для заказа запасов групп В и С или Y и Z.

Инструменты автоматизации управления запасами

Когда номенклатура насчитывает сотни и тысячи позиций, управлять запасами вручную или в таблицах практически невозможно. Данные устаревают, расчеты запаздывают, ошибки неизбежны. Работу надо автоматизировать.

Для этого есть инструменты:

• ERP‑системы — ведут сквозной учёт запасов, связывают снабжение с производственным планом и финансовым контуром;
• WMS‑системы — управляют физическим движением товаров на складе в режиме реального времени;
• F&R‑системы — автоматически рассчитывают сигналы к пополнению запасов на основе прогнозов потребления.

Компании, которые переходят к цифре и автоматизации, сокращают складские остатки на 15–30%, снижают долю срочных закупок, повышают оборачиваемость запасов.

Автоматизация не только ускоряет расчеты. Она убирает человеческий фактор из рутинных операций и освобождает менеджера по снабжению от ежедневного мониторинга каждой позиции. Он принимает решения только там, где нужен управленческий взгляд. Внедрение ERP или WMS требует инвестиций, времени на адаптацию и обучение персонала, но окупается, как правило, в течение первого года.

Квалификация команды для эффективного управления запасами

Эксперты УЦ НЦПО рекомендуют следующие варианты обучения сотрудников:

• направить на переподготовку по складской логистике и управлению цепочками поставок — подойдет, когда надо полностью обновить компетенции, перевести специалиста на новую должность;
• отправить на краткосрочные курсы повышение квалификации по конкретным направлениям, например, методам анализа данных, работе с ERP‑системами, технологиям нормирования оптимального запаса — подойдет, если нужно точечно закрыть пробелы в знаниях.

Управление запасами — это финансовый инструмент, а не складская рутина. Правильно выстроенная система снижает замороженный оборотный капитал, сокращает расходы на хранение и ликвидирует дорогостоящие срочные закупки. Методы нормирования, ABC/XYZ‑классификация дают методологическую основу. ERP, WMS и F&R автоматизируют исполнение. Но работает всё это только в руках специалистов, которые понимают логику системы и умеют с ней работать.