Три роли одного контрагента: как в 1С получить без дублей все отчёты по клиенту, поставщику и поклажедателю

Представьте: ваш покупатель заказывает товары, но у него несколько складов и офисов. При этом тот же самый контрагент может быть вашим поставщиком, а иногда — отдавать вам свои материалы на ответственное хранение. Как в учёбе не запутаться, где он клиент, где поставщик, и как учесть все адреса доставки? Сделаем это просто и понятно.

Задача

Допустим, у вашего покупателя несколько точек, куда нужно доставлять товары. Причём по одному адресу могут идти отгрузки по разным договорам, а по одному договору — сразу в несколько адресов. И этот же самый контрагент вдруг становится вашим поставщиком, либо оставляет у вас на складе свои товары на хранение.

Бухгалтерии нужен чёткий учёт взаимозачётов по каждому договору. А отдел продаж и финансисты хотят видеть отгрузки в разрезе адресов и номенклатуры. Раньше многие компании решали это двойной работой: вели учёт и в УПП, и в 1С:Бухгалтерии, а потом сводили данные в Excel. Это приводило к ошибкам и лишней рутине.

Решение

В современных программах 1С ERP (например, 1С:КА, 1С:ERP) есть два полезных справочника: «Партнёры» и «Контрагенты». Первый — для оперативного, управленческого учёта, второй — для бухгалтерского. Если правильно настроить их связь, то все нужные отчёты вы получите без доработок и лишних таблиц.

Настройка программы

Создание партнера и контрагента. Создаём партнёра и контрагента с одинаковым названием, например «Ромашка». При создании партнёра выбираем «Создание нового партнёра», при создании контрагента — «Создание нового Контрагента».

Совет по названиям: лучше указывать краткое имя, например «Ромашка» или «Ромашка ООО», а не полное «ООО «Ромашка»». Так проще искать документы и проверять отчёты, к тому же меньше шансов создать дубликат. Если в отчётах нужно видеть полное имя, его можно заполнить в поле «Полное наименование» у контрагента — оно будет подставляться при печати.

Теперь для каждого адреса доставки создаём подчинённого партнёра. Запускаем помощника создания партнера, вводим название партнера, нажимаем “далее”. Выбираем «Продолжить регистрацию партнёра и подчинить найденному» и указываем головного партнёра «Ромашка».

В итоге в справочнике «Партнёры» появится группа: головная «Ромашка», а внутри — дочерние партнёры (по числу адресов). В документах вы будете выбирать именно дочернего партнёра, соответствующего нужному адресу.

Контрагент при этом остаётся один. Чтобы проверить, что дочерний партнёр связан с нужным контрагентом, откройте его карточку, перейдите на закладку «Контрагенты» и установите флажок «Включая контрагентов‑родителей» — тогда вы увидите связь.

Работа с договорами. Договор создаётся у головного партнёра «Ромашка». В карточке договора ставим галочку «Разрешена работа с дочерними партнёрами». Теперь этот договор будет доступен при оформлении документов для любого дочернего партнёра.

Если нужно, вы можете создать отдельные договоры для каждого дочернего партнёра — и вести учёт по ним. Гибкость сохраняется.

Отчеты по отгрузке. Благодаря иерархии партнёров вы можете легко получать несколько видов отчётов:

• В разрезе адресов доставки — видно, сколько и куда отгрузили.
• В разрезе договоров — по каждому договору отдельно.
• По номенклатуре в разрезе дочерних клиентов — какие товары уехали на каждый адрес.
• По номенклатуре в целом по клиенту — общая картина по всей «Ромашке».

Все эти срезы доступны прямо в программе, без выгрузок и сводов.

В разрезе направлений отгрузки:

В разрезе договоров:

И также по номенклатуре по каждому дочернему клиенту:

Или по номенклатуре в целом по клиенту:

Делать это достаточно раз в месяц, перед закрытием периода. Нажмите кнопку «Рассчитать взаимозачёт» — и программа сама распределит суммы между дебиторами и кредиторами. При желании распределение можно поправить вручную.

В результате задолженность будет закрыта как по головному, так и по всем дочерним партнёрам.

Важно: если не провести взаимозачёт, в бухгалтерском учёте останется развёрнутое сальдо, что может привести к ошибкам в расчёте НДС и другим проблемам.

Если у вас настроен учёт оплат по заказам, то при проведении платёжного поручения суммы автоматически разнесутся по партнёрам.

Адрес грузополучателя в УПД. Чтобы в универсальном передаточном документе (УПД) автоматически подставлялся правильный адрес доставки, сделайте три простых шага:

1. В разделе «НСИ и Администрирование» → «Продажи» → «Печать документов» поставьте галочку «Адрес грузополучателя брать из адреса доставки».
2. В карточке дочернего партнёра укажите его фактический адрес доставки.
3. В документе «Реализация» на закладке «Дополнительно» нажмите «Реквизиты для печати» и выберите нужный адрес для этого партнёра.

Теперь при формировании УПД в поле «Грузополучатель» появится правильный адрес.

Учет поставщика. Если тот же контрагент выступает ещё и поставщиком, просто в карточке партнёра «Ромашка» поставьте галочку «Поставщик». При создании договора с этим партнёром выберите цель договора «Закупки». Тогда вы не будете дублировать контрагентов, сможете видеть общую задолженность и при необходимости проводить взаимозачёты между поставками и отгрузками.