Что в первую очередь стоит отдать на транспортный аутсорсинг, чтобы оптимизировать ресурсы бизнеса

Эксперты говорят, что плата за содержание своих машин может составлять до 20% бюджета компании. С помощью автопарков на аутсорсинге эти расходы можно сократить: не нужно платить лишние налоги, следить за ТО и держать штат сотрудников. Можно просто взять в аренду нужное количество автомобилей, а потом вернуть без штрафов.

В статье вы узнаете, что такое аутсорсинг транспорта, как его организовать, какие задачи можно передать подрядчику, и увидите примеры аутсорсинга из опыта работы Делимобиля.

Преимущества и функции аутсорсинга транспорта

Аутсорсинг — это передача части задач подрядчику. Компании могут купить машины, нанять водителей, сами обслуживать транспорт, а могут воспользоваться каршерингом для бизнеса и взять машины в аренду у подрядчика. Во втором случае расходы меньше, а заботы о техосмотре, ремонте и страховке берет на себя поставщик услуг. Вот основные задачи аутсорсинга.

Адаптироваться к изменениям спроса. Гибкий автопарк позволяет быстро реагировать на спрос и снижать расходы в период спада. В отличие от покупки и лизинга, аренда не требует долгосрочных обязательств. Можно взять нужное число машин, использовать их месяц‑два и вернуть без штрафов. Это удобно для сезонного бизнеса и проектов с разной длительностью.

Например, курьерские службы и e‑com в конце года арендуют у нас дополнительно от нескольких штук до десятка машин, чтобы справляться с новогодним потоком заказов. В середине марта, после всех праздников, когда заказов становится меньше, бизнес оставляет только часть машин и не переплачивает за лишний транспорт.

Уменьшить риски. Если у компании есть собственные машины, она отвечает за страховку, ДТП, поломки, возможные угоны. При аренде транспорта эти риски берет на себя поставщик.

Одна из главных проблем владения автопарком — простои из‑за поломок и аварий. Если машина выходит из строя, бизнес теряет транспорт и вынужден искать замену. С арендной эту проблему можно решить за день. К примеру, у нас в стоимость аренды входят техобслуживание и подменный транспорт в случае поломки.

Избавить от проблем с перепродажей авто. Сейчас бизнес покупает в основном автомобили китайских брендов. Эти машины доступнее, чем европейские, но пока непонятно, как долго они прослужат и сколько будут стоить при перепродаже. Есть риск, что продать их позже будет сложно и невыгодно. Аутсорс решает эту проблему. Компания просто пользуется автомобилем, а руководитель не думает, как долго машина прослужит и что когда‑то ее придется продавать.

Что можно передать на транспортный аутсорсинг

Вот что можно доверить внешнему подрядчику.

У подрядчика бизнес может подключить нужное количество машин без обязательств на долгий срок. Например, наш парк укомплектован фургонами Sollers Atlant. Их можно купить на авторынке. Но если у бизнеса ярко выраженная сезонность и ему не нужны эти машины на весь год, то их можно без проблем взять в аренду на те месяцы, когда бизнесу надо.

Поездки руководителей и сотрудников. Даже когда сотрудники пользуются машинами на постоянной основе, например посменно, можно обойтись без покупки. Процент по лизингу зависит от ключевой ставки, также есть первоначальный взнос и штрафы за досрочное расторжение. В каршеринге можно взять нужное количество машин в постоянное управление на долгий период.

Все сотрудники наших клиентов подключаются к сервису Делимобиля и арендуют машины через приложение. Управляющий или логист всегда может посмотреть маршруты в личном кабинете и получить документы по поездкам.

Техобслуживание, диагностика и ремонт. Когда у компании свой автопарк, она отвечает за его обслуживание. Машины нужно ремонтировать, менять масло, проводить техосмотр. Это требует времени и денег. В Делимобиле все авто проходят плановое и внеплановое ТО без участия клиента.

Уплата налогов и страховок. Компании, у которых есть свои машины, платят транспортный налог, покупают полисы ОСАГО и КАСКО, ведут отчетность. При аренде транспорта думать об этом не нужно. Компании не придется заниматься бумажной работой — подрядчик берет на себя всю отчетность. Например, когда бизнес арендует машины в Делимобиле, бухгалтер получает единый счет и электронные документы в личном кабинете.

Кому подходит аутсорсинг автомобилей и почему

На примере аутсорсинговых услуг Делимобиля разберем ситуации, когда выгоднее взять машины в аренду. Делимобиль предлагает бизнесу два формата аренды автомобилей: выделенный парк и корпоративный каршеринг.

Корпоративный каршеринг — это краткосрочная аренда. Такие услуги аутсорсинга помогают бизнесу с выездными поручениями, командировками, деловыми встречами и быстрой подменой служебных машин.

Выделенный парк — это долгосрочная аренда машин для компании. Она заменит лизинг, собственный транспорт или дополнит его. Доступ к транспорту получают только сотрудники, а управление автомобилями происходит через приложение — без передачи ключей и лишних формальностей.

Рассмотрим подробнее, в каких случаях подойдут арендные машины на примере нескольких категорий авто Делимобиля.

Руководители могут выбрать статусные модели для деловых поездок, встреч с партнерами и командировок. Например, если директор отправляется на переговоры с инвесторами, он может арендовать премиальный кроссовер без наклеек, чтобы подчеркнуть уровень компании.

Если менеджеры постоянно встречаются с клиентами, корпоративный каршеринг избавит от затрат на такси и выручит в случае поломки личного транспорта.

Курьерам грузовой транспорт с вместительным багажником поможет без перебоев доставлять продукцию в нужных объемах. Подойдет для перевозки техники, оборудования, стройматериалов и паллетированных грузов.

Как перейти на транспортный аутсорсинг

Вот как пошагово перейти на арендный транспорт.

Шаг 2. Выбрать формат. Если транспорт нужен постоянно, лучше выбрать выделенный парк. Если только периодически — корпоративный каршеринг.

Шаг 3. Заключить договор. Например, подключить компанию к корпоративному каршерингу можно самостоятельно на сайте. На заполнение заявки уйдет несколько минут. А на заключение договора на долгосрочную аренду — до трех дней.

Шаг 4. Настроить процессы и подключить сотрудников. Сотрудники получают доступ к автомобилям через приложение. В личном кабинете можно контролировать поездки, а также устанавливать лимиты и отслеживать расходы, если платите за каждую.

Шаг 5. Оптимизировать расходы. Если машин в долгосрочной аренде стало слишком много или, наоборот, не хватает, можно изменить количество автомобилей. В тариф можно включить бензин, страхование на выбор или всё сразу.

Как выбрать компанию‑аутсорсера

Разберем, на что смотреть при выборе компании‑поставщика:

Опыт и репутация. Выбирайте компанию с проверенной историей. Так вы будете уверены, что машины исправны, персональный менеджер быстро решает любые вопросы, а техподдержка работает без сбоев.

Гибкость условий. Важно, чтобы поставщик предлагал удобные условия аренды без жестких обязательств. Это особенно удобно для компаний с сезонными нагрузками.

Технологичность. Управление автопарком должно быть простым и удобным. Например, есть сервисы, в которых сотрудники бронируют и передают машины через приложение. А руководитель в личном кабинете видит маршруты поездок и получает отчетность.

Прозрачные цены. Хороший поставщик не скрывает дополнительные платежи. В Делимобиле компании получают единый счет в конце месяца, где уже учтены все расходы. Это упрощает бухгалтерию и позволяет точно планировать бюджет.

Широкая география. Если у компании‑аутсорсера много машин по всей стране, вы сможете взять авто в нужном месте и в любое время.

С арендными машинами бизнес экономит часть бюджета на транспорт и за пару дней увеличивает свой автопарк в высокий сезон. Руководителям и сотрудникам не приходится заботиться об обслуживании, страховке, поэтому можно сосредоточиться на задачах бизнеса.