Какие ресурсы помогут управлять знаниями команды

Не раз убеждался: успех проекта во многом зависит от того, насколько грамотно выстроены процессы управления информацией и знаниями внутри команды. Часто роль специалиста, который помогает руководителю компании соединять и держать команду, а, если нужно, заказчика, доверяют проджект‑менеджеру.

Основной скилл проджекта — структурировать и направлять потоки данных: требования заказчика, технические спецификации, документацию по проекту, регламенты работы команды. Держать всё в голове или в разрозненных файлах на компьютере просто нереально.

По моему опыту, без единой базы знаний компания теряет время на поиск нужной информации, новички долго входят в курс дела, а ценные инсайты проекта безвозвратно улетучиваются. Поэтому проджект TEAMLY обязательно использует систему управления знаниями.

5 отечественных ресурсов для управления знаниями компании

Несмотря на уход некоторых западных сервисов, российские пользователи не испытывают дефицита в платформах для организации корпоративных баз знаний. Скорее, наоборот — у руководителей бизнесов разного уровня появилась проблема выбора, потому что хороших российских решений достаточно много.

Предлагаю короткий обзор пяти достойных инструментов для управления знаниями команды. Постарался упомянуть основные преимущества каждой платформы и ее особенности, не углубляясь в детали. Надеюсь, будет полезно всем, кто хочет увеличить эффективность работы — своей и компании. Начну с продукта, к которому имею прямое отношение.

TEAMLY

Российская платформа для управления знаниями и совместной работы. Содержит инструменты для создания базы знаний, управления задачами и обучения сотрудников в компаниях любого масштаба. Разработана компанией QSOFT.

Чтобы эффективно управлять знаниями, в Тимли есть все инструменты: быстрый поиск по всей базе, умные таблицы (аналог баз данных Notion), LMS‑модуль для создания обучающих курсов из материалов базы знаний.

Наши проджект‑менеджеры отмечают, что им особенно помогают инструменты визуализации проектов через диаграммы Ганта и календарное планирование, канбан, чтобы эффективно отслеживать дедлайны и зависимости между задачами. Также есть возможность приглашать к работе над проектом не только членов команды, но и внешних пользователей. Для безопасности есть разные варианты доступов.

Полнофункциональная пробная версия доступна бесплатно в течение 15 дней. Расширенными функциями можно пользоваться на платных тарифах — начинаются от 199 рублей в месяц за пользователя.

Yonote

Главное преимущество Yonote, на мой взгляд, гибкая настройка под различные процессы. Сервис вполне успешно адаптируется для личных задач и для проектов команды. Для крупных проектов пользователям сервиса может не хватить функциональности. Проджекту в Yonote пригодится возможность создавать доски и таблицы для управления проектами.

Есть две версии: облачная и On‑Premise. На бесплатном тарифе доступен базовый функционал. Платные стартуют от 249 рублей в месяц за пользователя.

Platrum

SaaS‑платформа для автоматизации управления бизнес‑процессами. Сфокусирована на средние и крупные компании. База знаний — это только один из более чем 10 инструментов для управленческих задач.

Главное преимущество Platrum — комплексный подход к управлению бизнес‑процессами: можно выстроить структуру компании и привязать к ней все остальные инструменты. Подходит, чтобы систематизировать работу отделов компании, настроить процессы управления проектами и финансами.

Руководитель может быть уверен, что проджект‑менеджер получит сможет управлять проектами, в том числе, отслеживать KPI и создавать отчеты.

Однако у многофункциональности есть и обратная сторона: для некоторых компаний она будет избыточной — чтобы освоить все возможности Platrum, потребуется время.

На бесплатном тарифе можно создать не более 20 статей в базе знаний и не более 5 курсов с тестами и экзаменами для контроля знаний сотрудников. Полный функционал предоставляется на 4 платных тарифах.

ХайХаб

Платформа для управления корпоративными знаниями и информацией. Среди возможностей HiHub выделю: расширенный поиск по базе знаний, разграничение прав доступа и создание отдельных пространств для разных команд. Сотрудники могут писать статьи, заметки, инструкции, добавлять файлы и видео.

Сильная сторона HiHub — гибкость в настройке. Также есть редко встречающаяся у других игроков функция кастомизации — интерфейс настраивается под фирменный стиль компании.

Среди недостатков пользователи упоминают некоторые недоработки в редакторе и не всегда удобную работу с таблицами.

Сервис доступен в двух вариантах: SaaS и On‑Premise. На тарифе «Free» (до шести пользователей) сервис бесплатен. Далее есть индивидуальное ценообразование в зависимости от потребностей компании.

WEEEK

Платформа для управления проектами и командной работы. В числе ключевых компонентов: таск‑менеджер, база знаний, облачное хранилище документов, CRM. Подходит для небольших команд или индивидуального использования.

Кроме управления базой знаний, в функционале WEEEK есть создание проектов и рабочих пространств, управление задачами с помощью канбан‑досок и календарей. Доступна интеграция с Google Calendar и Figma.

Для проджект‑менеджера будут полезны инструменты аналитики для оценки эффективности работы команд, а шаблоны проектов ускорят запуск типовых задач.

Доступны две версии — SaaS и On‑Premise. Бесплатная SaaS‑версия вполне функциональна для команд до 5 человек. Платные тарифы начинаются от 199 рублей за человека в месяц.

Резюме

Предвосхищаю резонный вопрос: почему обошел вниманием известные и мощные EvaWiki, L2U InKnowledge или Minerva Knowledge? Никакой интриги нет.

Во‑первых, я хотел написать максимально компактный и удобный для чтения материал, поэтому выбрал инструменты, которые, на мой взгляд, универсальны и полезны и подойдут проджект‑менеджерам компаний разного формата. А во‑вторых, ориентировался на сервисы с разумным соотношением цены и возможностей.

Возможно, вышеперечисленные, а также другие системы управления знаниями, например, Ontoloo и KMS Gran, станут предметом следующего обзора.