Рассылка корпоративных подарков к Новому году

Приближаются новогодние праздники, а вместе с ними хлопоты по рассылке корпоративных подарков. Но если отнестись к этой задаче недостаточно серьезно, из приятного ритуала она может превратиться в источник головной боли и негативных эмоций. В статье расскажем, как все это организовать без лишнего стресса.

Рассылка новогодних подарков — на что обратить внимание

Начнем с закупки и подготовки подарков к передаче в транспортную компанию. Эта задача не так проста, как кажется на первый взгляд. Формирование и согласование списка клиентов и партнеров, поиск и проверка их адресов, производство и брендирование продукции, ее дальнейшая упаковка и оформление — на все это придется потратить силы и время, что важно предусмотреть при планировании проекта: разобраться с задачей между другими делами не получится.

Упаковка — фактор, который часто недооценивают. А ведь она влияет не только на первое впечатление получателя, но и на стоимость логистики. В стремлении уберечь товар от повреждений компании часто злоупотребляют упаковочным материалом, искусственно увеличивая объем посылки. Как ни странно, это вовсе не гарантирует защищенность подарка, но значительно увеличивает стоимость доставки. Ниже мы расскажем об основных правилах подготовки новогодних подарков к перевозке.

Перед Новым годом у логистических компаний традиционно растет объем заказов, а вместе с ним и нагрузка на все виды транспорта. Неизбежно увеличиваются сроки доставки. Например, привычные лимиты авиадоставки могут вырасти на семь дней. По тем же причинам возникает дефицит курьеров, чью работу дополнительно осложняют погодные условия. Рост ставок на перевозки и вынужденная необходимость использовать скоростные тарифы могут привести к кратному росту бюджета проекта.

Теперь давайте подробно разберем подводные камни каждого этапа, чтобы получить отличный результат без лишних расходов сил и средств. Сохраните новогоднее настроение, чтобы поделиться им с окружающими.

Этап первый — выбор подарков

Так, например, необходимо иметь в виду, что растения, жидкости, хрупкие материалы, грузы с батарейками, пищевые или спиртосодержащие продукты несут серьезные риски для служб доставки, а значит потребуют дополнительных расходов.То же касается крупных или негабаритных грузов — отказавшись от них, можно ощутимо сэкономить на логистике.

Новогодний подарок — не просто знак внимания, а своего рода сообщение партнеру или заказчику

В последнее время многие российские компании в качестве корпоративных подарков выбирают цифровые сертификаты и подписки. Этот вариант, пожалуй, самый не затратный, но в какой мере он отвечает целям компании? Запомнится ли он? Продемонстрирует ли заботу о получателе? По данным исследования Института общественного мнения «Анкетолог», на сегодняшний день 91% россиян предпочитают традиционные сувениры, которые можно взять в руки и использовать в быту.

Этап второй — выбор логистического партнера

При выборе логистической компании заказчику следует ориентироваться, в том числе, на возможность пользоваться широким перечнем услуг, не ограничиваясь только транспортировкой.

Опытный подрядчик проконсультирует по всем вопросам, связанным с логистикой, подстрахует в случае непредвиденных ситуаций, поможет избежать лишних трат и предложит обширный перечень дополнительных услуг. Вы должны быть уверены, что ваш поставщик обеспечит сборку и упаковку грузов, оформление всех необходимых документов, подбор экономичного способа отправки в нужные сроки. Также подрядчик может предоставить доступ в личный кабинет, где отправитель получает информацию о статусе доставки каждого подарка в режиме онлайн, а значит, может своевременно сопроводить его устным поздравлением.

Этап третий — подготовка запроса в логистическую компанию

Правильно поставленная задача — залог получения нужного результата. Именно поэтому подготовка к работе с логистической компанией требует самого пристального внимания.

Главное на этом этапе — составить список получателей подарков с указанием актуальных адресов и телефонов. Почему это важно? Возможность сгруппировать адресатов по городам позволяет транспортной компании оптимизировать маршруты и консолидировать грузы, что значительно снижает стоимость доставки. С другой стороны, любая ошибка в контактных данных может привести к отмене или переадресации заказа, а значит — к удорожанию проекта.

Одна из наиболее распространенных ошибок — пытаться удешевить проект на старте, указав только крупных клиентов или партнеров. Как показывает практика, итоговое количество получателей серьезно возрастает в самый последний момент, когда доставка становится дороже. Гораздо эффективнее, в том числе, с финансовой точки зрения, подумать обо всех заранее.

Одна из наиболее распространенных ошибок — пытаться удешевить проект на старте, указав только крупных клиентов или партнеров

На работу со списком стоит запланировать не менее 10 рабочих дней. Внутренние согласования, поиск и проверка данных, в зависимости от принятых в компании процедур и объема работы, могут потребовать и большего количества времени.

Этап четвертый — упаковка подарков

Во‑первых, размер и форма упаковки должны быть адекватны содержимому. Перевозчики учитывают не только фактический вес посылки, но и так называемый объемный вес. Это значит, что чем больше габариты груза, тем выше стоимость его доставки, даже если фактическая масса невелика. Неправильная или сложная геометрическая форма отправлений также увеличивает стоимость перевозки, поскольку образует незаполненное пространство, а значит, низкую эффективность загрузки.

Во‑вторых, важно учитывать, что любая попытка сэкономить на внутренних креплениях, амортизаторах и защитных материалах, приводит не только к прямым финансовым потерям, но и к репутационному ущербу. Мятые или поврежденные подарки получать не очень приятно.

Заключение

Подготовку к новогодней рассылке стоит начатьза 1–1,5 месяца до праздников. В первую очередь, имеет смысл проанализировать прошлогодний опыт: часто на его основе можно упростить процессы согласования, подойти к выбору подрядчика с новыми, более осознанными требованиями, или предпочесть сувениры, рассылка которых не потребует избыточных расходов.