Проведение инвентаризаций аутсорсинговыми компаниями

Чтобы увидеть истинное положение дел в компании, необходимо регулярно проводить инвентаризацию. Необходимость этой процедуры обусловлена не только законодательными требованиями, но и здравым смыслом, ведь она помогает обнаружить потери, оптимизировать запасы и обеспечить сохранность активов.

В этой статье поделимся опытом проведения инвентаризаций в данной сфере.

Зачем нужна инвентаризация?

Законодательно норма о проведении инвентаризации предусмотрена Федеральным законом “О бухгалтерском учете” №402‑ФЗ (статья 11), а также Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”.

Инвентаризация является обязательной:

• при составлении бухгалтерской отчетности;
• передачи активов в аренду, управление, безвозмездное пользование;
• при отчуждении активов экономического субъекта;
• при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
• при смене руководителя коллектива, либо выбытия более 50% работников коллектива;
• при установлении факта утраты или порчи актива;
• в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
• при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
• при ликвидации организации.

Инициативные инвентаризации проводятся для укрепления финансовой дисциплины, выявления хищений, оценки реального состояния и ликвидности активов компании, повышения дисциплины со стороны материально ответственных лиц, повысить эффективность складским бизнес‑процессов.

Как провести инвентаризацию своими силами

Проведение инвентаризации состоит из следующих шагов.

Подготовка. Шаг включает в себя:

• формирование инвентаризационной комиссии;
• издание приказа об инвентаризации со сроками проведения инвентаризации, составом инвентаризируемого имущества и составом инвентаризационной комиссии;
• подготовку инвентаризационных описей;
• получение расписок от материально‑ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы или списаны.

Проведение пересчета и сверки. Шаг состоит из фактического пересчета и сверки с данными бухгалтерского учета.

Оформление результатов. Шаг включает в себя:

• составление сличительной ведомости;
• выявление причин расхождений;
• утверждение руководителем организации результатов инвентаризации.

Для проведения инвентаризации своими силами требуется отвлечение большого количества сотрудников от основной работы, кроме того сотрудники компании, проводящие инвентаризацию, не всегда заинтересованы в достоверном отражении ее результатов.

Почему и в каких случаях проведение инвентаризаций доверяют профессиональным аутсорсинговым компаниям

Инвентаризация является очень сложным и трудоемким процессом, который порой требует привлечения большого количества рабочей силы, а также применения современных технологий.

Передача процесса проведения инвентаризаций профессиональным аутсорсинговым компаниям позволяет повысить точность и скорость, снизить фактор отвлечения персонала от выполнения своих основных задач, а также исключить риски, связанные с мошенничеством со стороны сотрудников инвентаризируемых объектов и получить независимую оценку. Кроме того, зачастую, сложность и объемы планируемой инвентаризации таковы, что только специализированная компания, обладающая большими опытом и штатом, а также необходимыми технологиями, способна справится с ее проведением.

Кто является самыми частыми заказчиками инвентаризаций у аутсорсинговых компаний?

Крупные промышленные компании с активами, расположенными в различных регионах. Зачастую объемы пересчитываемых товарно‑материальных ценностей настолько большие, что проведение полноценной инвентаризации силами сотрудников просто невозможно. Также для отдаленных региональных подразделений всегда встает вопрос независимости и объективности пересчета.

Строительные компании. Сфера, которая в особой степени подвержена рискам мошенничества с материалами, поэтому проведение независимой инвентаризации тут всегда актуально.

Рестораны. В ресторанном бизнесе есть много нюансов, связанных с подсчетом остатков сырья и заготовок, а также алкоголя. Аутсорсинговые компании обладают необходимыми компетенциями и опытом чтобы учесть все эти нюансы и не допустить ошибок при подведении итогов инвентаризации.

Владельцы и арендаторы крупных офисных помещений — для проведения инвентаризации мебели и оборудования.

Для успешного проведения инвентаризации у профессиональных компаний обычно бывет 3 слагаемых успеха:

1. Технологии — для проведения каждой инвентаризации используются терминалы сбора данных и специальные программы, которые позволяют быстро сводить полученные с терминалов данные и сопоставлять их с данными из учетной системы. А если пересчитываемые ценности промаркированы штрих‑кодами это еще сильнее упрощает процесс и позволяет более эффективно использовать терминалы.
2. Четкий алгоритм проведения инвентаризации, который обычно разработан на основе многолетнего опыта работы на различных проектах.
3. Люди, которые проходят специальное обучение и имеют большой опыт.

Перед началом инвентаризации мы всегда проводим дистанционные переговоры с клиентом — пытаемся узнать у него как можно больше информации, необходимой для успешного выполнения проекта:

• какое количество единиц нужно пересчитать;
• сколько SKU;
• каким образом устроен склад;
• есть ли труднодоступные позиции, пересчет которых требует особого подхода;
• есть ли позиции, для пересчета которых требуется специальное измерительное оборудование.

Следующим этапом работы является тестовый выезд команды на объект инвентаризации. В ходе данного выезда оценивается скорость пересчета — измеряется, сколько единиц товара может быть посчитано за 2‑3 часа. Данный подход позволяет экстраполировать данные на весь объем инвентаризации и рассчитать необходимое количество специалистов и времени.

На скорость влияют такие факторы:

• доступность пересчитываемых позиций — если часть позиций располагается на верхних ярусах стеллажей, либо доступ к ним по каким‑то причинам затруднителен, это может серьезно увеличить время проведения инвентаризации;
• необходимость вскрытия тары;
• упорядоченность склада.

После проведения тестового выезда происходит получение от клиента выгрузки из учетной системы с остатками пересчитываемых ценностей для ее загрузки в программу. Помимо прочего из данной выгрузки можно взять наименования позиций и соответствующих им штрих‑кодов (при их наличии) для повышения эффективности работы терминалов сбора данных.

Успешное проведение подготовительных этапов упрощает проведение самой инвентаризации.

В ее ходе происходит: определение зон ответственности счетчиков‑ревизоров, ручной ввод в терминалы сбора данных (при отсутствующей маркировке), либо сканирование штрих‑кодов; фиксация расхождения с учетными данными.

По итогам проекта заказчику передаются данные по итогам инвентаризации в оговоренном заранее формате. Кроме того аутсорсинговая компания по итогам инвентаризации может дать свои рекомендации по хранению товарно‑материальных ценностей, маркировке товара, организации адресного хранения.

Заключение

В настоящее время проведение инвентаризации — это высокотехнологичный процесс, который может выполняться профессионалами с большим опытом и эффективными инструментами. Передача процесса проведения инвентаризации аутсорсерам обладает целым рядом преимуществ:

• независимый и объективный взгляд, отсутствие конфликта интересов;
• профессиональный подход;
• использование отработанных технологий, которые ускоряют процесс;
• отсутствие необходимости отвлекать сотрудников от основной работы.

Передача инвентаризации на аутсорсинг может являться правильным стратегическим решением, направленным на повышение прозрачности и эффективности бизнеса.

В то же время некоторые компании продолжают проводить инвентаризации самостоятельно.