Кадровый электронный документооборот в частной клинике: сквозь тернии к новым полезным it‑привычкам

А теперь в воображении дорисуйте к этому кипы внутренних кадровых бумажных документов: приказов, служебных записок, локальных актов, заявлений на отпуск. И зашивающихся сотрудников кадровой службы, вынужденных распечатывать, сканировать, подписывать руками и руками же отправлять Почтой России весь этот ворох бумаги.

Согласитесь, что как‑то не вяжется. Особенно сейчас, когда все уже давно привыкли к цифровым документам, электронным больничным и заявлениям в один клик. Тем не менее, это была та данность, с которой наша команда столкнулась в многопрофильной клинике на старте проекта по внедрению кадрового документооборота (КЭДО) через подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника. В статье расскажем, как это было.

“Привычка свыше нам дана”

Частенько, когда начинаешь задумываться над необходимыми переменами в жизни, в уме всплывает строчка из романа «Евгений Онегин»: «Привычка свыше нам дана: замена счастию она». И действительно, каким бы полезным и эффективным нам ни представлялось нечто новое, привычный образ мысли и действий всегда выглядит более безопасным, а значит надёжным и привлекательным.

И пусть дорога от дома до работы бесконечно долгая, гораздо проще из раза в раз преодолевать ее пешком, чем однажды встать на самокат. Почему? Потому что страшно! А вдруг, что‑то пойдёт не так, и самокат не заведется? А если не справишься с управлением? А если собьешь пешехода? И чем больше неизвестности в новом способе решения привычной задачи, чем больше вопросов возникает, тем быстрее страх берет верх и зачастую даже не даёт попробовать сделать что‑то по‑новому. Вот почему так важно, чтобы, когда перемены становятся неизбежными, рядом оказался кто‑то опытный, точно знающий, что теперь делать и как.

В проектах автоматизации бизнеса наша команда в 99.9% случаев оказывается этим самым «бывалым», готовым отвечать на 100500 вопросов, подставлять плечо, работать жилеткой — идти на любые подвиги, лишь бы сотрудники заказчика чувствовали себя более уверенно и не сопротивлялись неизбежным переменам. А они сопротивляются! Да порою так, что ИТ‑проект, затевающийся для улучшения и облегчения их работы, оказывается на грани срыва. Особенно тяжело переживают процесс изменений люди со статусом и стажем, эксперты своего дела, десятилетиями не менявшие проторенную дорожку от старта рабочего дня до его окончания. Понятное дело, что любые новые программы и системы кажутся им инородными, сложными и совершенно лишними.

В 2023 году наша команда столкнулась с подобным вызовом на старте проекта автоматизации кадровой службы в многопрофильной частной клинике, старейшей клиники столицы, очень дорожащей своим имиджем и репутацией. Сотрудники клиники, годами работавшие с традиционными “бумажными” документами, представить себе не могли, что их жизнь и работа может значительно упроститься, достаточно лишь отказаться от лишней бумаги и освоив новые it‑привычки.

Основные возражения, с которыми столкнулся НЭП при внедрении КЭДО

Ситуация усугублялось тем, что сотрудники кадровой службы скептически относились к любым переменам в их вотчине. Вот основные возражения, с которым нашей команде пришлось столкнуться:

• бумажные документы надежнее — они не могут «вдруг» исчезнуть как электронные;
• нет доверия к электронным подписям — а что, если их «подделают» или они не сработают;
• нет привычки к электронному взаимодействию — в живую‑то сподручнее;
• страх утечки личных данных — «это же подсудное дело!»;
• недоверие к сведениям о стаже в электронном виде — «эдак и я могу написать о себе всё, что хочу!»;
• компьютер не всегда доступен, а телефон не для работы — «рабочие вопросы решать в мобильнике как‑то неправильно!»;
• нежелание разбираться в новой системе — а это главный железобетонный аргумент, который зачастую даже не озвучивается.

Казалось бы, аргументы весомые. Но все они были связаны с отсутствием у сотрудников клиники необходимых знаний и опыта взаимодействия с современными it‑сервисами. Этим мы охотно с ними поделились и приступили к реализации проекта.

Основные бизнес задачи

Поскольку откладывать изменения было уже нельзя: штат в тысячу сотрудников клиники обслуживали всего шесть человек кадровой службы — мы приступили к проекту внедрения КЭДО в медицинском учреждении.

Кроме сокращения трудозатрат бизнес ставил перед нашей командой следующие цели:

1. Сократить затраты на обслуживание оргтехники, закупку бумаги и других расходных материалов, необходимых для работы с бумажными документами;
2. Повысить степень защиты важных документов от несанкционированного доступа и копирования, повреждения и утери;
3. Контроль процессов согласования и подписания кадровых документов;
4. Ускорение процессов подготовки отчетности для контролирующих органов;
5. Соблюдение ТК РФ.

На реализацию этих задач руководство клиники выделило нам полгода. При том, что срок кажется внушительным, предварительный этап работы содержал в себе сбор требований и анализ текущих процессов работы. Поскольку работа с людьми всегда самая напряженная и трудозатратная, на доработку и адаптацию в реальности оставались считанные месяцы.

Этапы внедрения КЭДО

Первый этап — пилотный. В нем участвовало всего сто пятьдесят сотрудников клиники. Мы провели с ними интервью, собрали требования и написали техническое задание на подключение сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Чтобы не оставлять пользователей один на один с новой системой, мы написали подробные инструкции и провели десятки часов обучения. И только после того как сотрудники почувствовали себя уверенно, мы запустили сервис в тестовом режиме.

Этап второй — тираж. После успешного завершения пилотного этапа, мы запустили второй этап — тираж на всех сотрудников клиники, т.е. на более чем тысячу человек. И даже после того, как все работники были подключены к новому сервису, мы их не бросили — взяли компанию на сопровождение и развитие сервиса.

Подводные камни проекта

Первый подводный камень. С ним мы столкнулись ещё на стадии обсуждения проекта — это сложность выбора версии сервиса «1С: Кабинет сотрудника»: локальной или облачной. При всех очевидных плюсах облачного решения (гибкость и масштабируемость, скорость обновления и поддержки, доступность из любой точки мира и экономия на it‑инфраструктуре), выбор был сделан в пользу локальной версии. На момент старта проекта, в 2023 г., доработки можно было делать только в локальной версии, поэтому была выбрана она.

Раньше при наличии специфических требований по адаптации рекомендовалось выбирать только локальную версию, теперь адаптация доступна для всех клиентов и в облаке (Инфописьмо Фирмы 1С №32765 от 26.02.25). Также локальную версию советуют выбирать, если есть повышенные требования к кибербезопасности и необходимо использовать собственные сервера для хранения данных, — это и стало ключевым аргументом в пользу локальной версии.

Второй подводный камень. С ним мы столкнулись уже при реализации проекта автоматизации кадровой службы, — это получение согласий сотрудников клиники на переход с бумажного кадрового документооборота на электронный. Дело в том, что по закону требуется письменное согласие каждого сотрудника на такого рода перевод. И получить его у штата в полторы тысячи человек — задача не из лёгких. Проблема усугублялась тем, что базовые настройки сервиса предполагали довольно сложную процедуру: рассылка приходила по штатным единицам, т.е. сразу (условно) 25‑ти медсестрам. Если согласие давала только одна, то необходимо было снова входить в систему, добавлять в исключения оставшиеся 24 фамилии, а потом повторять процедуру снова и снова.

Наши разработчики постарались и усовершенствовали механизм таким образом, что рассылка стала приходить конкретному человеку. Ему достаточно было один раз подписать письменное согласие на бумаге. В системе напротив его фамилии ставился флажок, после чего кабинет формировался автоматически (достаточно было просто пройти по ссылке). Это оказалось очень удобным: кадровики спокойны, а сотрудники довольны.

Единое окно для подписания документов КЭДО для руководителей

Еще одна полезная для сотрудников клиники доработка, которую нам удалось реализовать, — это «единое окно» для подписания документов. В нём с помощью фильтров руководители могут теперь отбирать конкретных сотрудников, подписывать по ним документы, или, например, сделать отбор по всем приказам на отпуск и подписать их в первую очередь.

Получать только свои документы — полезная привычка

Ещё одна привычка, которую мы смогли помочь преодолеть кадровой службе, — традиция формировать документы всей массой в один файл. Она была связана с исторической системой ЗУП (1С: Зарплата и управление персоналом), внедрённой в клинике ранее другим интегратором. Раньше дополнительные соглашения к трудовым договорам формировались по всему подразделению сразу или по группе пользователей с определенным отбором. «Допники» формировались в один документ в том числе для удобства печати. Представители заказчика хотели автоматизировать данный вид документа, но не все доработанные печатные формы можно направлять в КС. Перед нами стояла задача, во‑первых, адаптировать печатную форму для отправки ее в 1С:КС и, во‑вторых, адресовать каждое дополнительное соглашение своему получателю (сотруднику).

Мы реализовали разделение этого «слона» на части: теперь в Кабинет сотрудника отправляются только его дополнительные соглашения. Другими словами, каждый теперь получает только свой документ — и не надо распечатывать всю эту гору бумаги, руками разделять и разносить по рабочим местам. Согласитесь, очень полезная привычка — иметь дело только со своими документами!

Автоматизированное рабочее место сотрудника кадровой службы

Чтобы сделать взаимодействие работников клиники с КЭДО ещё приятнее, мы создали автоматизированное рабочее место (АРМ) для сотрудников кадровой службы, где им теперь удобно отслеживать подписанные и неподписанные документы, а также согласованные и нет.

Мобильное приложение 1С:КС

Для штатных сотрудников клиники (не кадровиков) мы тоже подготовили большой бонус и новую полезную привычку — внедрили мобильное приложение 1С:КС. Им люди могут пользоваться в веб‑интерфейсе, не обращаясь лично в кадровую службу.

Таким образом даже из дома медработники всегда могут подать заявление, ознакомиться с расчетными листками, посмотреть сколько отпуска у них накопилось к текущему дню.

Эффект внедрения КЭДО в клинике

В результате внедрения новых it‑привычек в клинике произошли следующие изменения:

• снизилась на 30% нагрузка на кадровую службу (появилось автоматическое формирование и отправка согласия на КЭДО, единое окно для подписания кадровых документов и др.);
• сократились риски потери документов (сейчас все хранится в электронном виде);
• появилась простая функция контроля для кадровой службы;
• снизились затраты на канцелярию;
• упростилось и ускорилось взаимодействие сотрудников клиники и кадровой службы (благодаря мобильному приложению 1С:КС).

Итоги проекта и новые задачи

Конечно, сопротивление изменениям со стороны сотрудников клиники было и не маленькое! По причине этого сопротивления сроки проекта уехали вправо, добавились часы на обучение и превращение новых навыков в устойчивые привычки. Но довольно быстро работники вошли во вкус и подготовили список новых доработок: например, сотрудники заказчика просят изменить форму заявления на отпуск и создать сложную маршрутизацию процессов для разных подразделений.

Как говорится, — к хорошему быстро привыкаешь. Тем более, если это новое значительно упрощает работу и высвобождает время на профессиональный рост и личную жизнь. Так что, стоит, наверное, давать шанс переменам. Особенно, если они сопровождаются надёжным плечом опытной команды профессионалов.