Как построить digital‑агентство и автоматизировать SEO

От контроля к делегированию

Я веду digital‑агентство полного цикла — от стратегии до внедрения. Работаем с SEO и контекстной рекламой под ключ. Проектов много, их количество стабильно увеличивается. Когда‑то я замыкал на себе 25‑27 проектов одновременно. Это тупиковый путь, если хочешь масштабироваться. Для бутикового агентства на пару десятков клиентов — нормально. Для роста нужна система и команда тимлидов.

Сейчас производство работает процентов на 70 от идеала. Продажи — тоже на 70%. Маркетинг — около 30‑40% от возможного. И это при том, что все бизнес‑процессы у нас прозрачны, каждая задача оцифрована по времени. Клиенты могут видеть отчеты через нашу CRM‑ERP систему.

Главная задача руководителя — понимать, что контролируем, кто отвечает за результат, и бить в эту точку, пока задача не будет сделана.

Как собрать команду

Сейчас у нас 40+ человек. Больше 30 работают full‑time, остальные — парттаймщики и постоянные фрилансеры.

Самый большой отдел — SEO (10 человек). 2 постоянных программиста и 4 на part‑time. 4 аккаунт‑менеджера, руководитель производства, руководитель отдела продаж, менеджер по продажам.

При подборе работает принцип: подобное притягивается к подобному. Все сотрудники — мое отражение в той или иной степени. У нас есть и системные исполнители, и творческие люди, за которыми нужен глаз.

Когда выкладываю вакансию, четко визуализирую нужного человека. Текст пишу конкретно и простым языком: описываю ценности и атмосферу.

Откликаются те, кто совпадает по ценностям. Если человек не подходит, это видно максимум за три месяца. Остальные работают годами — есть те, кто с нами 8 лет, 3‑5 лет. Люди задерживаются надолго.

Главные достижения

Мы хорошо проводим созвоны с клиентами, обрабатываем заявки с понятной конверсией. Все предсказуемо: даешь определенное количество лидов на входе — получаешь определенное количество продаж. Осталось понять, как увеличить входящий поток в два раза. Пришлось активно включаться в продажи самому, но тут возник нюанс: где найти время? Ведь продажа — это не только переговоры, это документация, бухгалтерия, общение, организация работы. Это вылилось в два больших момента, которыми я горжусь: организовал правильное делегирование и создал два отдела, которые позволили мне сосредоточиться на ведении бизнеса, а не на работе с проектами.

Я посчитал, что самым эффективным инструментом здесь будут простые и понятные инструкции, с максимальной наглядностью. Естественно, чтобы подать пример, первые инструкции писал сам.

Далее объяснил руководителям отделов, что и как я писал, к этой работе уже подключились они. По цепочке эта работа дошла и до специалистов. Правило простое: если что‑то может потребовать объяснения, то объясни.

Например, если ребята в процессе работы сталкиваются с рутинными или необычными задачами, пока свежо в памяти, нужно записать пояснение, как такая задача была выполнена. Кто‑то пишет текстом, кто‑то — записывает пошаговое видео. Мы создали свою внутреннюю базу знаний, куда все эти инструкции на любой случай и складываем. Это, кстати, существенно облегчает онбординг и вовлечение новых сотрудников.

Второй момент, который стал основой принципов делегирования в Webtronics — конкретное указание зон ответственности и создание четкой иерархии подчинения.

Если механизм создания инструкций уже отточен до автоматизма, то здесь еще не все так гладко, как хотелось бы. MVP создали очень быстро, но компания растет и меняется, поэтому меняется и структура: появляются новые отделы и должности, о которых на старте я и не думал даже. Но даже сейчас это работает, и это самое главное.

Создание новых отделов. Еще важным моментом стало то, что на мне было завязано слишком много производственных процессов. Я решил провести, своего рода, эксперимент и посмотреть, что получится: взять человека на должность аккаунт‑менеджера и поручить непосредственное управление проектами ему. Звезды совпали удачно, именно в этот момент мне написала знакомая, с которой мы работали когда‑то над проектом. Ей нужна была работа. И я решил, что раз все складывается одно к одному, то пришла пора попробовать.

Многое было на старте: мне приходилось не просто обучать человека с нуля всему, что я знал, но еще работать психологом, когда от нагрузки сдавали нервы, контролировать, помогать, направлять. Это была тактика, которая могла не оправдаться: буквально бросить человека в озеро и смотреть, выплывет он или нет. Справилась.

В этом было два резона. Во‑первых, посмотреть, насколько гибко работает мозг у человека, как он готов решать сложные задачи и как ведет себя в моменты сложных и стрессовых ситуаций. Во‑вторых, такой подход дал понимание, насколько человек крепкий, понимающий, насколько ему можно доверять.

Через год встал вопрос о втором аккаунт‑менеджере. Росло и количество проектов, и желание моей подопечной сходить в отпуск. Вдобавок, появился отдел мобильной разработки, где на проекты тоже требовался человек. В итоге «мой эксперимент» обучила и направила в работу четырех аккаунт‑менеджеров, которые сейчас закрывают всю управленческую часть в проектах и уже доросли до статуса проджект‑менеджеров.

С отделом продаж все было, конечно, проще. Любой бизнес, построенный на оказании услуг, всегда начинается с «сарафана», когда ты делаешь хорошо одному заказчику, а он уже идет и советует тебя дальше, а потом уже новые клиенты тебя советую своим знакомым… Собственно, так мы и работали до 2022‑го года. Как‑то жили, но тут ключевое слово «как‑то». Груз производства я с себя снял, теперь хотелось делегировать продажи, чтобы лиды шли не только по знакомству. Мы пробовали разные варианты: нетворкинг, посещение мероприятий, закупка лидов, построили партнерскую сеть. Появился сначала менеджер по продажам, затем — полноценный коммерческий директор. В 2025‑ом году в отдел добавился лидоруб, ведущий коммуникации с холодной базой клиентов.

Не могу сказать, что отдел продаж и каналы получения лидов у нас выстроены от и до. Мы все еще пробуем разное, используем новые технологии, разрабатываем новые услуги, ведь конкуренцию никто не отменял. Продажи работают системно, подчиняясь бизнес‑процессам и установленной структуре, сбоев практически не бывает.

Инсайты работы с клиентами

Главная проблема — молодые предприниматели с нереалистичными ожиданиями. СМИ и реклама внушают, что можно вложить копейки и быстро получить результат. Иногда так бывает, но это везение.

Любой результат — это долгий труд. Нужно пройти путь, много раз ошибиться, попробовать разные варианты, пока не найдешь работающий.

Бывает, человек хочет проект за несколько сотен тысяч, но для его целей нужен бюджет с одним‑двумя нулями справа. Когда реальность не стыкуется с фактами, это становится проблемой. Один‑два таких клиента в год попадаются.

Советы для новичков

Любой предприниматель должен работать над собой. Нужно понимать новые технологии и подходы к автоматизации. Все предприниматели должны держать руку на пульсе IT.

Важно общаться с коллегами и другими предпринимателями. Многих граблей я мог бы избежать, если бы узнал о них от других.

Читаю бизнес‑литературу примерно час в день — non‑fiction книги. Конспектирую и внедряю интересное в жизнь и бизнес.

Хожу в бизнес‑клубы, на встречи и митапы предпринимателей. Узнаю много из чужого опыта и вдохновляюсь.

Измеряйте все:

1. В производстве — время работы сотрудников, метрики проектов (трафик, позиции, лиды).
2. В маркетинге — CPL и CPO по каждому каналу, количество лидов.
3. В продажах — количество звонков, время на линии.

Другие принципы:

1. Давайте команде свободу в решениях, не решайте все сами. Поддерживайте людей и в ошибках, и в успехах.
2. Ведите грамотный финансовый учет. Перед запуском нового направления считайте финмодель в Excel, а потом делите маржинальность на 2 — вы точно где‑то ошиблись, плюс возникнут непредвиденные обстоятельства.
3. Делайте выводы на основе измерений. Начните с построения системы аналитики. Агентство — это цифры, метрики и постоянное улучшение.
4. Агентство — это марафон, а не спринт. Масштабироваться можно только через системность, делегирование и четкие процессы.