Планерки 80 уровня на Wildberries, Ozon и других маркетплейсах

Уверены ли вы, что ваши собрания приносят реальную пользу? Организовать по‑настоящему продуктивное совещание непросто и многие превращают их в клуб по интересам без конкретной повестки.

Главное пообщаться, а цели и регламент подождут.

Похоже на вас? Не переживайте, ведь с таким сталкиваются многие. Я работаю с маркетплейсами уже шестой год, пообщался с более чем 500 продавцами, и большинство именно так общается со своей командой. Но раз вы здесь, значит вы цените своё время и хотите использовать его с умом.

Разновидности совещаний

Раз в день. 10 — 15 минут в начале рабочего дня, чтобы расставить приоритеты на задачи и зарядиться энергией.

Раз в неделю. Обычно около 45 минут. Подводят итоги прошедшей недели и ставят план на следующую.

Раз в месяц. Более серьёзное мероприятие, часто объединяют с еженедельным. Длится в среднем 90 минут.

Экстренные. Спонтанный поиск решений для возникших проблем.

В центре нашего внимания сегодня — это еженедельные совещания. По моему убеждению, это главный формат, определяющий движение всей компании. Грамотно выстроенные регулярные планёрки станут прочным фундаментом для любых других встреч.

Ещё раз: ваша задача в том, чтобы уложиться в 45 минут. Разумеется, бывают исключения, но закономерность такова: если встреча затягивается, значит, вы ведёте её неэффективно. И это не просто мнение, а констатация факта.

Оптимальное количество участников такой встречи, лучше не более 10 человек. Если пригласить больше, продуктивность, скорее всего, снизится. Чем просторнее состав, тем лаконичнее должны отвечать участники, но краткость не должна идти в ущерб содержательности.

И ещё: готовится каждый должен заранее, тратим на подготовку не больше пяти минут (зависит от количества участников). А само совещание посвящаем главному. разбор сложностей и планам на будущее.

Вот же как заманчиво, если бы все, или может многие команды работали, как в анекдоте выше. Но, правда иная, что схемы такой никогда не встречается. А значит переходим к проведению планёрок.

Вопрос ребром

Сначала сами себе ответьте на два вопроса. Я их для себя давно сформулировал, они простые, но фундаментальные. Не знаете, что ответить не тратьте время команды.

Как начать? Какая у вас причина стягивать всех в одно место, это не надуманные повод? Вы в курсе, сколько стоит эта самая минута коллективной работы? Если нет, то давно пора посчитать.

Как закончить? Здесь я подразумеваю, что любое совещание обязано завершаться результатом — точным и измеримым. Руководствуйтесь следующим правилом:

Совещание — это не цель, а инструмент

И так, план по шагам

Шаг один: объяснение целей. Вы рассказали как будет происходить планёрка, какие есть ограничения и какой хронологии будите придерживаться.

Время: 2–3 минуты.

Шаг два: отчёт о проделанной работе. Команда делится результатами, что получилось или не получилось сделать, смогли ли выполнить планируемое.

Участник заранее подготавливается к созвону и посещает его, только с результатами и идеями по решению сложностей. Временные рамки на этот блок устанавливаются согласно количеству участников.

Время: 15–20 минут.

Шаг три: разбор сложностей. Случаются различные сложности при исполнении плана, очень важно их проговорить — коротко и по делу. Возможно, если сложность существенная, то рекомендую договориться на отдельный созвон. Опять же, если время осталось, то можно небольшое мозговой штурм организовать.

Время: 10–15 минут.

Шаг четыре: постановка задач. Важно проконтролировать, чтобы все участники имели план на будущую неделю. Если план по задачкам повторяется, то скорее всего исполнитель не может справиться с загрузкой, или вероятно задача не декомпозирована. Обратите внимание на это.

Время: 5–10 минут.

Шаг пять: резюмирование. Повторюсь, каждый участник совещания должен уйти с поставленным планом и осознанием, что необходимо будет подготовить отчёт по его выполнению.

Будет хорошим тоном, если будет на встрече модератор. Очень желательно, чтобы он не был обременен презентацией как и другие участники, так как совмещать и то и другое, одинаково хорошо — может быть тяжело. Без него в целом можно обойтись, но он существенно сможет оптимизировать временные затраты на прописывание плана и важных тезисов. Время: 5–7 минут.

Диагностика проведённого совещания

Не бойтесь, если совещания всё ещё текут как резиновые или вы обсуждаете одну и ту же тему раз за разом. Особенно если это ваши первые опыты после прочтения статьи. Ниже прикреплю небольшой чек‑лист, пожалуйста пользуйтесь им, чтобы проверить свои планёрки.

Некоторые рекомендации

Ознакомьтесь с ключевыми советами, которые помогут удержать плановое совещание в рабочих рамках и не скатиться в бесполезную болтовню.

Грамотно организуйте планёрку. Чётко обозначьте, какой цели вы хотите достичь. Иначе встреча рискует превратиться в пустой разговор без начала и конца.

Управляйте ходом беседы. Бывает, что обсуждение запросто может перейти в свободную, даже хаотичную степень. Важно не позволить этому случиться, если хотите лучшую эффективность получить от встречи.

Установите и объясните правила игры. Пропишите и донесите до каждого участника временные рамки, очерёдность выступлений, требования к подготовке и необходимые отчёты. Не стоит рассчитывать, что без чётких инструкций команда сама догадается о ваших ожиданиях.

Заряжайте энергией и по ситуации добавляйте юмор. Если на дворе сложные времена, а уровень энтузиазма такой низкий, очень важно уметь взбодрить коллектив. Это критически важно, знаю по своему опыту..

Вместо заключения

Планёрка — это деятельность строгая. Чём серьёзнее подойдёте к подготовке вы и ваши люди, тем круче будет результат в следующем периоде. Но имейте ввиду: если раньше жили без правил, найдутся те, кто начнёт бунтовать. Почему‑то прозрачность нравится не каждому.