КЭДО для малого и среднего бизнеса: преимущества и внедрение. Полное руководство

По оценке экспертов в 2025 году на кадровый электронный документооборот перешла четверть российских компаний. КЭДО упрощает работу с удаленными сотрудниками, позволяет экономить на подписании, хранении и пересылке документов. Кроме того, некоторые документы уже оформляются только в электронном виде — отчётность в ПФР и ФСС, электронные трудовые книжки, договоры с ИТ‑специалистами, претендующими на льготы.

Если вы ещё не перешли в цифру, эта статья поможет вам разобраться, что такое КЭДО, чем она будет полезна вашему бизнесу и как внедрить систему без ошибок и проблем с законом.

Что такое КЭДО и зачем он бизнесу

Российские законы разрешают перевести в цифровой формат большинство бумаг, но на некоторые до сих пор действуют ограничения.

Изучить все правила работы с электронными документами можно в следующих нормативно‑правовых актах:

1. Федеральный закон от 06.04.2011 №63‑ФЗ от «Об электронной подписи» указывает на разницу в типах ЭП: их разновидности, юридическую силу и сферы применения.
2. Статьи 22.1–22.3 и 312.2–312.3 ТК РФ регламентируют взаимодействие между компанией и сотрудниками в цифровом пространстве.
3. Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, а также приказ Минтруда России №578н от 20.09.2022 регулируют хранение электронных документов.

Электронные документы не нужно дублировать на бумаге, благодаря чему бизнес‑процессы проходят быстрее, прозрачнее и дешевле. Расскажем подробнее о преимуществах КЭДО.

Преимущества КЭДО перед бумажным документооборотом

Экономия на пересылке. До 99% кадрового делопроизводства (КДП) получится перевести в онлайн‑формат. Это позволяет сократить расходы на бумагу, сэкономить на пересылке документов, а также сократить площадь архивов, где хранятся бумаги.

Контроль документов. КЭДО позволяет сократить риск потери документов. Все они хранятся на защищенных серверах компании, доступ к которым есть только у сотрудников с необходимыми правами. Система фиксирует все операции пользователей в КЭДО, в том числе действия в личном кабинете и неудачные попытки входа.

В электронных документах не получится подделать дату и подпись. А ещё сотрудники видят, на каком этапе подписания находится документ — это позволяет избежать ошибок и задержек.

Электронные акты и приказы, подписанные в сервисе КЭДО, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы, которые заверены собственноручной подписью. Согласно ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ, подписывать электронные документы можно со всеми сотрудниками в штате.

Как внедрить КЭДО: 4 шага

Собрали пошаговую инструкцию, которую получится адаптировать под любую отрасль и размер бизнеса.

Шаг 1. Назначить ответственных. Внедрение КЭДО — командная работа. Вот кто должен войти в рабочую группу:

1. Сотрудник отдела кадров. Знает кадровые процессы «изнутри»: за сколько дней нужно уведомить об отпуске, как оформить трудовые договоры для удаленных сотрудников, с кем согласовать командировку.
2. ИТ‑специалист. Обеспечит техническую сторону перехода на КЭДО, а также безопасность процесса. Настроит интеграцию с другими сервисами — например, 1С, ATS, Travel‑системами или портальными решениями.
3. Юрист. Проверит, что переход проходит по всем правилам и законам. Подготовит необходимые документы по работе с КЭДО.

На основе аудита сформулируйте конкретные измеримые цели. Например, «сократить время подписания приказа с 3 дней до 1 часа», «полностью исключить потерю заявлений сотрудников» или «снизить расходы на канцелярию и почтовые отправления на 80%». Эти цели станут главным ориентиром при выборе решения и дальнейшей оценке эффективности внедрения.

Шаг 3. Выбрать систему КЭДО. По ст. 22.1 ТК РФ, чтобы вести кадровый электронный документооборот, нужна информационная система. На рынке много решений, поэтому при выборе стоит опираться на следующие критерии.

Функциональность. Уточните, какие нужные вам опции есть в системе:

1. Для автоматизации документооборота важно наличие шаблонов, параллельного и последовательного согласования, возвратов на доработку, гибкой настройки дедлайнов и правил подачи заявлений.
2. Проверьте, можно ли разграничить доступ по ролям, чтобы настроить оргструктуру: назначить заместителей, выстроить иерархию согласований.
3. Есть ли готовые модули для интеграции с учетными системами — например, 1С, СБИС, Контур и другими.
4. Если это актуально, узнайте, поддерживает ли система работу с иностранными сотрудниками.

Поддержка разных видов электронной подписи. Система должна поддерживать все типы электронных подписей, с которыми к вам может прийти работник: простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). А также работать с различными удостоверяющими центрами — например, Контур, КриптоПро.

Вот какие подписи есть в КЭДО VK HR Tek:

1. ПЭП. Не требует криптографического шифрования, поэтому ее часто используют, чтобы подписать и отправить документы по email. Такую ЭП также удобно использовать во внутренних документах компании, например, для служебных записок. Однако ей нельзя подписывать кадровые документы: заявления об увольнении, трудовой или ученический договора.
2. УНЭП. Защищена криптографическим шифрованием и позволяет сохранить целостность документа. Если изменить данные внутри после подписания, соглашение станет недействительным. Благодаря своей надежности, подходит для большинства кадровых документов — кроме приказа об увольнении, акта о несчастном случае или документах по охране труда.
3. УКЭП. Самый защищенный вид ЭП, который имеет юридическую силу, равную собственноручной подписи. УКЭП обеспечивает полную конфиденциальность и неизменность официальных бумаг. Ее можно использовать для любых документов, включая кадровую отчетность для госорганов.

В компаниях большинству сотрудников оформляют УНЭП, так как она защищена шифрованием, более безопасна и универсальна. УКЭП обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех оформлять ее не обязательно.

Стоимость. Выясните, как рассчитывается тариф за использование системы КЭДО. Компания будет платить отдельно за каждого пользователя или только за подписку, как часто происходят выплаты: каждый месяц, год или только при подключении. Уточните, что входит в стоимость — только внедрение или ещё мобильное приложение, интеграции и персональный проект‑менеджер.

Перед основным запуском ознакомьтесь с интерфейсом системы. В демо‑версии можно посмотреть, как работает платформа и чем она будет вам полезна.

Шаг 4. Подготовить документы и выдать сотрудникам ЭП. На этом этапе вам понадобятся две ключевые формы:

1. Положение о КЭДО. Это внутренний регламент, где нужно указать общие сведения о сервисе КЭДО и добавить инструкции по получению доступа для сотрудников. Пропишите в нем документы, которые планируете подписывать электронной подписью и категории работников, которых переводят на новый формат. Определите сроки, за которые должно происходить подписание электронных документов и исключения, при которых возможно использовать бумажные договоры.
2. Согласие на КЭДО. У сотрудников есть право не переходить на формат КЭДО, поэтому работодатель обязан предупредить персонал о внедрении. Форму согласия подписывают все штатные работники, а также новички при поступлении на работу.

Если сотрудники согласны использовать сервис КЭДО, выдайте им ЭП. Оформить подпись можно через специализированные удостоверяющие центры или на «Госуслугах» — всё зависит от роли сотрудника и документов, которые он будет подписывать.

На этом этапе компании часто сталкиваются со страхами и возражениями сотрудников. Многие опасаются, что электронные документы легко подделать и использовать в мошеннических целях, например, взять кредит на имя работника. Развеять сомнения помогают подробные инструкции по использовании КЭДО и разбор мифов на личных встречах. Объясните, что электронная подпись защищена шифрованием — оно не позволяет использовать ЭП без ведома владельца.

Подчеркните, что законодательство строго регламентирует КЭДО — каждый документ можно проверить в любое время в личном кабинете.

Внедрять систему лучше постепенно. Начните с одного отдела или с одного типа документов. Когда сотрудники увидят преимущества новой системы, они поддержат ее масштабирование на весь кадровый документооборот компании.