Как управлять десятками федеральных проектов, когда в команде всего 5 человек

Дальневосточный федеральный университет — один из крупнейших в России. 20 000+ студентов, 4 000+ сотрудников и непрерывный поток проектов по трансформации образовательной деятельности. Часть из них — локальные, но значимые для университета. Часть — реализуется в рамках программы академического лидерства «Приоритет 2030». При этом внешние требования — от Минобрнауки и других регуляторов — транслируются внутрь проектов, чтобы выдерживать качество на каждом этапе.

Меня зовут Никита Дербенцев, я заместитель директора по трансформации в ДВФУ. И дальше я расскажу, как нашей команде удалось выстроить управление так, чтобы в любой момент дать четкий ответ проректору, директору школы или федеральному проверяющему — без ручного сбора данных из переписок и таблиц.

Проектный спецназ — кто мы и за какие задачи отвечаем

Структура управления в ДВФУ классическая: ректор → проректоры по направлениям → директора школ и институтов. Наша дирекция стоит вне этой линейной иерархии — мы подчиняемся напрямую проректору по учебной работе и взаимодействуем практически с каждым подразделением университета.

В команде 5 человек. У каждого — разные проекты, которые зачастую не пересекаются между собой. Именно поэтому единой картины по работе долгое время не было: кто‑то вел задачи в Excel, кто‑то — в Яндексе. Чтобы показать первым лицам, что происходит и кто на каком этапе, нужно было собирать данные вручную из разных мест. Это отнимало время и все равно не давало нужной прозрачности.

Мы начали искать единое решение — и вот как это было

Эта логика у нас уже проверена на практике. Когда‑то для видеоконференций университет использовал продукт крупного западного вендора. Сервис ушел с рынка — и мы остались без инструмента. Нашли российский аналог, который тогда еще активно дорабатывался, сделали на него ставку — и стратегия сработала: за 3 года продукт сделал колоссальный шаг вперед и стал одним из самых популярных в стране. Вывод мы из этого вынесли простой: молодое отечественное решение с правильным вектором развития обгоняет привычные зарубежные быстрее, чем кажется.

С таск‑трекером сработала та же логика, но с дополнительным требованием. Поставить задачу и назначить ответственного умеют многие — мы смотрели разные системы, включая конкурентов, и везде на этом все и заканчивалось. Нам нужно было другое: видеть зависимости между этапами, выстраивать последовательность и понимать, где узкое место. Этого не нашлось почти нигде.

В итоге остановились на Кайтене — его, кстати, принес сам директор. Решающим аргументом стала возможность строить таймлайны с вехами и связями. В проектах с жесткими дедлайнами и зависимыми этапами обычный список дел бесполезен: он показывает, что нужно сделать, но не показывает связи между задачами — что от чего зависит и какая задержка потянет за собой остальные. А таймлайн со связями сразу делает это видимым: понятно, как сдвиг на одном этапе бьет по всей цепочке. Это было именно то, чего не хватало в других трекерах.

Как проходило внедрение — и что помогло справиться с сопротивлением команды

Все изменилось в конце 2023 года, когда на протяжении 1,5 месяцев мы интенсивно работали над одним сложным проектом. Команде пришлось буквально жить внутри таск‑трекера — мы планировали, координировали задачи, отслеживали прогресс. Именно тогда, на реальной задаче, стало понятно, что инструмент действительно работает, и скепсис ушел сам.

Отдельных тренингов нам так и не понадобилось. Сработало простое правило: разобрался сам — объясни коллеге. Каждый вникал в своем темпе, опираясь на открытые инструкции, а дальше знание расходилось по команде через peer‑to‑peer обмен. Это оказалось быстрее и дешевле любого формального обучения.

Лучше всего это видно на одном из важнейших направлений работы для нас — национальном проекте «Приоритет 2030».

Первый серьезный тест пришел вместе с «Приоритетом 2030»

«Приоритет 2030» — федеральная программа академического лидерства, в рамках которой университеты получают ресурсы на развитие и трансформацию. Но для участников есть важное условие: каждый шаг и артефакт нужно подтверждать документами, чтобы в любой момент их можно было показать проверяющим органам.

Один из ключевых проектов в рамках программы — пересборка инженерного образования. Для участия мы отобрали 19 образовательных программ в нашем университете — их руководители должны были переосмыслить и перестроить свои программы в новой логике.

Мы сразу понимали сложность и уровень риска этого проекта. Вопросы «что с этой задачей?», «на каком этапе?», «где узкое место?» могли возникнуть в любой момент — от проректора, директора школы или федерального проверяющего. Четкий ответ нужен был здесь и сейчас, без ручного сбора данных из переписок и таблиц. Поэтому мы приняли решение выстроить всю работу в единой системе — для нас это был Кайтен.

Далее каждая из 19 образовательных программ получила отдельную дорожку на доске. Карточки проходили ряд этапов и обязательных действий:

• обучения в школе РОПов;
• сбор согласий на участие;
• проектирование образовательной программы;
• загрузка артефактов для проверяющих органов.

А чтобы сделать работу еще понятнее, мы использовали несколько дополнительных инструментов:

Чек‑листы и комментарии внутри карточек. Каждый этап — свой чек‑лист. В комментариях фиксировали всю коммуникацию, чтобы ничего не потерять в переписках.

Связанные карточки. Дочерние карточки внедряли для детальной декомпозиции задач внутри программы, если этап требовал отдельного трекинга.

Гостевой доступ. Для директоров школ и других заинтересованных лиц сделали гостевые доступы без докупки дополнительных лицензий. Так они могли в любой момент зайти и посмотреть, на каком этапе находится та или иная программа и при необходимости оставить комментарий.

Привязка к Яндекс.Диску. К каждой карточке в разделе «Артефакты» добавили ссылку на Яндекс.Диск со всеми материалами — документы были доступны мгновенно.

В итоге до момента, пока работа по программе полностью не разошлась по наставникам, весь трекинг по 19 программам жил в Кайтене. Так мы получили необходимый уровень прозрачности и сняли нагрузку с руководителей именно там, где это было особенно критично.

Как создали дорожную карту для Минобрнауки

Второй крупный кейс — переход на новую структуру высшего образования. Напомню, что в 2023 году Министерство образования запустило пилотный проект по реформе системы высшего образования в России: вместо привычных бакалавриата и магистратуры вводятся новые уровни — базовое высшее и специализированное высшее. ДВФУ вошел во вторую волну университетов, которые участвуют в этом пилоте (Указ Президента Российской Федерации от 22.01.2026 N 27 о внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2023 г. N 343).Мы одни из первых в стране проектируем будущее высшего образования.

Отсюда у нашей дирекции появилась конкретная операционная задача — презентовать МинОбрНауки логику работы и план перехода, а также зафиксировать обязательные шаги.

В итоге получился рабочий инструмент — его открывали прямо на совещании с министерством, по нему отслеживали прогресс, на него опирались в решениях. А главное — ничего не нужно было пересобирать руками. Из этой же дорожной карты в один клик мы выгружали Excel‑файл, который потом использовали как готовое приложение к приказу. Так один источник данных закрыл сразу и совещание с регулятором, и внутренний документооборот.

Наши находки и честные выводы

За пару лет в таск‑трекере мы перепробовали разное — что‑то прижилось, что‑то нет. Вот к каким решениям в итоге пришли:

Каждый крупный проект ведем в отдельном пространстве со своим набором досок. У «Приоритета 2030» — свое, у пилота по уровням образования — тоже.

Таймлайн подключаем точечно — там, где нужно увидеть зависимости между этапами или спланировать нагрузку. Не как обязательный элемент каждой доски, а как инструмент для конкретной задачи со сложной структурой.

Рутину сокращаем при помощи автоматизации. Используем ее, например, при движении карточек. Когда она переходит на следующий этап, система сама добавляет в нее новые поля: роли, ответственные, сроки выполнения и т.д.

Для разных задач создали отдельные типы карточек с собственным набором полей. Так исполнитель с самого начала видит структуру задачи и понимает, какие данные нужно внести.

Теги по школам и институтам помогают быстрее собрать нужный срез информации и показать его первым лицам университета. По одному фильтру можно увидеть, какие школы и институты участвуют в проекте и как продвигается работа по каждому из них.

Также планируем подключить автоматическое добавление чек‑листов при переходе карточки на новый этап. Надеемся, что это позволит нам еще точнее контролировать, что должно быть сделано на каждом шаге.

• информацию, которую обсудили;
• какие задачи поставили;
• какие заметки зафиксировали.

Эксперимент продолжался почти год, с апреля 2024 по январь 2025. Потом мы поняли, что у каждого сотрудника слишком разные задачи даже в рамках одного совещания, и общий шаблон начал ощущаться избыточным. Но идея рабочая и, возможно, мы еще вернемся к ней.

Учет времени тоже запускали. Но в нашей сфере фиксация времени зачастую уходит на второй план — приоритеты меняются, появляются срочные поручения от ректора, регулятора, партнеров. Поэтому функционал не прижился.

В итоге мы получили прозрачность там, где раньше был хаос

Наш опыт показал, что даже команда из 5 человек способна вести проекты федерального масштаба без сложного внедрения и дорогих интеграций.

При этом Кайтен мы не насаждали приказом — он разошелся по университету сам. Достаточно было показать коллегам, как у дирекции устроена работа, и система начала расходиться дальше: лицензии для своих команд купили проректоры по международным отношениям и по развитию, а студенты ведут собственные ИТ‑проекты самостоятельно — на бесплатном тарифе.

Главное, что нам дал таск‑трекер, — это прозрачность там, где раньше был хаос из Excel и переписок. В любой момент можно показать первым лицам или проверяющим, кто на каком этапе и какие документы уже готовы.

И отсюда же финальный урок: чем сложнее проект и чем больше в нем участников, тем важнее единое пространство для работы. Так вы экономите не клики, а самый дорогой ресурс — время, которое раньше уходило на сбор картины по кускам вместо реальной работы.