Как проверять документы сотрудников на подлинность: пошаговая инструкция для работодателя

Кандидат успешно прошёл все этапы собеседования и подходит вам. Но перед тем, как сделать оффер, лучше проверить будущего сотрудника на благонадёжность — подлинность документов, наличие судимостей и долгов.

Правовые основания: что работодатель имеет право требовать и проверять

Список документов, которые работодатель может потребовать при приёме на работу, прописан в ст. 65 ТК РФ. Так, к ним относятся:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка, исключение: трудовой договор заключается впервые;
• СНИЛС;
• документы воинского учёта — для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании.

Также дополнительно работодатель вправе запросить:

• справку об отсутствии судимости или факта прекращения уголовного преследования;
• справку от отсутствии административного наказания за потребление наркотиков и психотропных веществ;
• медицинскую справку или заключение — для профессий, где важна профпригодность;
• справку от врача‑психиатра;
• водительское удостоверение.

Работодатель не может требовать документы, которые не предусмотрены трудовым законодательством. Например, это регистрация, справка о кредитной истории, справка о доходах за прошлые годы. Это не характеризует человека как специалиста, поэтому требовать такие документы незаконно.

Когда нужно согласие на обработку персональных данных. Закон разрешает работодателю обрабатывать личные данные сотрудников без отдельного согласия, если это требуется для исполнения трудового договора. Например, компания может запросить реквизиты банковской карты для начисления зарплаты.

Но отдельное согласие на обработку персональных данных требуется, если компания планирует передать личные данные третьим лицам. К примеру, работодатель отправляет сведения в страховую компанию для оформления ДМС.

Визуальная экспертиза: на что смотреть в первую очередь

Шаг 1. Проверка паспорта. Проверьте, все ли обязательные графы заполнены. Это ФИО, пол, дата, место рождения. Затем оцените водяные знаки — просветите их фонариком, рельеф печати — есть ли выпуклость у герба, и качество ламинации третьей страницы — нет ли пузырей и отслаиваний.

Важно: на паспорте не должно быть лишних надписей.

Шаг 2. Проверка трудовой книжки. Если у кандидата бумажная трудовая книжка, то шов должен быть виден на просвет, а печать работодателя должна закрывать часть подписи и разворот.

Если подлинность документа вызывает сомнение, отправьте запрос в Госзнак с серией и номером трудовой книжки.

Шаг 3. Проверьте диплом. При осмотре диплома обратите внимание на чёткость гербовых печатей, сложность микро рисунка сетки, приложение к диплому со списком дисциплин, оценками, подписью уполномоченного лица.

Также в дипломе должен быть элемент, меняющий цвет под углом. Например, само слово «диплом» при наклоне должно переливаться с золотистого на зелёный или с фиолетового на бирюзовый.

Шаг 4. Проверьте ИНН и СНИЛС. ИНН имеет строго установленную структуру: реквизиты ФНС, серия и номер, персональные данные, дата выдачи. Любые неточности или отклонения — повод усомниться в подлинности.

У ИНН есть контрольные цифры, рассчитанные по специальному алгоритму. Вы можете проверить их через онлайн‑калькулятор контрольных сумм. Он покажет, корректны ли цифры. Однако эта проверка не доказывает подлинность самого документа.

С 2019 года граждане получают уведомление о регистрации в системе индивидуального учёта, а не «зелёную карточку» СНИЛС. У документа изменился формат, однако принципы проверки остались те же — корректность номера, соответствие персональных данных, контрольные суммы СНИЛС.

Цифровая проверка: официальные государственные сервисы

МВД: проверка паспорта. На официальном сайте министерства внутренних дел России найдите сервис «Проверка по списку недействительных российских паспортов». В форму добавьте серию и номер паспорта. После система покажет, есть ли этот документ в списке недействительных.

Сервис не подтверждает личность владельца. Он лишь фиксирует статус документа в базе МВД — действителен или нет. Поэтому даже если паспорт есть в базе, это не даёт гарантии, что он не поддельный.

Сохраните результат проверки в личном деле сотрудника. Это подтверждение, в каком статусе находился паспорт на дату проверки.

Рособрнадзор: Федеральный реестр сведений о документах об образовании. На сайте ведомства перейдите в раздел «Формирование и ведение ФРДО». В форме проверки заполните обязательные поля:

• ФИО владельца;
• уровень образования;
• наименование образовательной организации;
• год окончания;
• серия и номер документа;
• дата выдачи.

Если диплом не найден в базе, то не это не всегда означает подделку документа. Возможно, диплом был выдан до 1992 года, а такие документы в реестр не вносятся, или учебное заведение пока не передало сведения в ФРДО. Ещё одна причина — опечатки в данных.

Проверьте, корректно ли введены данные. Если опечаток нет и диплом не найден, отправьте запрос в образовательное учреждение.

ФНС: сведения об ИНН физического лица. На сайте ФНС перейдите в сервис «Сведения об ИНН физического лица». Введите ФИО сотрудника, дату рождения, данные паспорта — серия и номер. Система покажет ИНН или сообщит об отсутствии данных.

Важно: сервис не проверяет подлинность ИНН, а сопоставляет данные с базой ФНС.

Госуслуги: подтверждение учётной записи. Если кандидат добровольно предоставляет ссылку на профиль с подтверждённой учётной записью, это говорит о достоверности сведений. Личность пользователя верифицирована через банк, МФЦ или электронную подпись.

Такой способ не заменяет юридическую проверку документов. Использовать данные профиля можно только с согласия кандидата и строго в рамках закона.

Сайт ФССП: проверка задолженностей. На сайте ФССП можно проверить наличие открытых исполнительных производств по ФИО и дате рождения. Но проверка задолженностей не относится к проверке достоверности документов. Это лишь косвенное свидетельство благонадёжности кандидата — большое количество долгов и активные производства говорят о рисках.

Помните, проверка ФССП не является законным основанием для отказа в приёме на работу. Это дополнительная информация о кандидате.

Работа с контрагентами: запросы в учебные заведения и бывшим работодателям

Проверка документов на подлинность не ограничивается визуальным осмотром и сверкой данных в цифровых ресурсах. Иногда для подтверждения сведений нужно обращаться к первоисточникам.

Запрос в учебное заведение. По запросу выпускника вуз или колледж может представить информацию о подлинности диплома. Работодатель тоже вправе подать такой запрос, однако к нему нужно приложить скан согласия соискателя на предоставление данных.

В тексте запроса укажите название вуза, суть просьбы, ФИО выпускника и данные диплома. Лучше также приложить копию документа об образовании.

Пример запроса:

Ответ должен прийти в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Звонок предыдущему работодателю. Все персональные данные вы можете получить только у самого сотрудника. Если вам нужно что‑то узнать у третьих лиц, например, у предыдущего работодателя, то вы должны получить письменное согласие от работника.

Избегайте вопросов о личных качествах, не связанных с трудовой деятельностью. Например, политические взгляды, вероисповедание и наличие детей не характеризуют специалиста как профессионала. А отказ в трудоустройстве по этим причинам будет дискриминацией.

Чек‑лист: красные флаги подделки документов

Кандидат отказывается дать время на проверку или торопит с подписанием договора — попвтка не дать работодателю провести стандартную проверку документов.

Несоответствие даты выдачи паспорта возрасту человека — паспорт меняют в 20 и 45 лет. Если дата выдачи не совпадает с этими временными рубежами, то лучше запросить объяснение у кандидата.

Ошибки в словах печати организации — явным признаком подделки будут опечатки в названии госорганов, аббревиатурах, адресе и реквизитах.

Разный шрифт или кернинг в одном документе — в подлинных документах оформление единообразно.

Следы механического воздействия — царапины поверх фото, следы клея, расслоение пластика, неровности.

Ошибки в базовых словах печатей организаций.

Предложение «решить вопрос» с документами неофициально — приостановите трудоустройство кандидата при любых намёках на незаконные схемы.

Типичные ошибки работодателей

1. Использование нелегальных баз данных для проверки кандидата — риск уголовной ответственности самого работодателя. Такая проверка нарушает неприкосновенность частной жизни, ст. 137 УК РФ
2. Хранение сканов паспортов всех кандидатов после собеседования — так компания нарушает ФЗ‑152 «О персональных данных»
3. Отказ в приёме на работу устно по причине подозрений в подделке — возможно только мотивированное письменное объяснение, в противном случае отказ можно признать дискриминацией
4. Вера на слово сотруднику МФЦ или полиции при устном звонке — только официальные бумаги подтверждают достоверность документов

Когда стоит подключить профессионалов

Ещё одна законная причина — работа с государственной тайной. Проверка для допуска к гостайне выходит за рамки стандартной кадровой проверки документов. Однако это условие работы обязательно должно быть прописано в вакансии.

Если должность связана с материальной ответственностью, управлением финансами и ценными активами, то будет резонно проверить кредитную историю кандидата, судимости и наличие исполнительных производств.

Проверка на полиграфе. Проверка на полиграфе может применяться только при соблюдении ряда условий. Так, кандидат должен дать письменное согласие, проверка должна укладываться в рамки трудового и гражданского законодательства и нельзя задавать вопросы, касающиеся частной жизни и не относящиеся к трудовым функциям.

Исследование на полиграфе может проводить только квалифицированный специалист с соответствующим техническим требованиям оборудованием.

Помните, что результат полиграфа не является юридическим доказательством и единственным основанием для отказа в трудоустройстве. Это только ориентир для дальнейшей проверки данных о кандидате.