Как подготовить компанию к переходу на ЭТрН: пошаговый алгоритм

Многие компании уже начали подготовку, но внедрение ЭТрН остается непростой задачей. Разберем пошагово, как подготовить компанию к переходу на электронные транспортные накладные и избежать распространенных ошибок.

Почему компании откладывают переход на ЭТрН

До обязательного перехода на ЭТрН и изменений закона «О транспортно‑экспедиционной деятельности» остается совсем мало времени. Но многие участники рынка все еще находятся на этапе подготовки и при внедрении электронных документов сталкиваются с различными проблемами.

Чтобы выяснить степень готовность рынка к ЭТрН, в мае 2026 логистическая площадка «Атракс» провела опрос среди представителей рынка перевозок — грузовладельцев, перевозчиков, экспедиторов и логистов. В нем приняли участие 734 участников рынка перевозок.

В ходе анкетирования выяснилось, что главным барьером для внедрения ЭТрН у 27% остается неготовность контрагентов. Среди других сложностей участники исследования назвали:

• техническую интеграцию и доработку IT‑систем;
• изменение внутренних процессов и обучение сотрудников;
• юридические и организационные вопросы;
• стоимость внедрения и нехватку ресурсов.

При этом чаще всего трудности перехода на ЭТрН возникают из‑за отсутствия единых стандартов работы, интеграции разных информационных систем и разного уровня цифровой готовности участников перевозок.

Как избежать проблем при запуске ЭТрН и с чего начинать подготовку? Рассмотрим основные шаги, которые помогут организовать переход на новый формат работы.

Шаг 1. Назначьте ответственного за внедрение ЭТрН

Чтобы избежать такой ситуации, выберите человека, который будет отвечать за весь проект внедрения ЭТрН. Чаще всего эту роль берет на себя руководитель логистики, директор по цифровизации или руководитель транспортного направления.

Его задача — координировать работу всех подразделений и контролировать соблюдение сроков. При этом другие сотрудники могут обращаться к нему за вопросами и рекомендациями по работе с электронными накладными.

Шаг 2. Определите схему подписания документов

Чтобы избежать вопросов на тему того, кто должен подписывать первый титул ЭТрН, заранее определите схемы перевозки:

1. Если грузовладелец напрямую заключает договор с транспортной компанией, первый титул подписывает он сам.
2. Если перевозку организует экспедитор и привлекает перевозчиков от своего имени, подпись первого титула остается за ним.

Бывает, что в перевозке участвуют несколько юридических лиц. Например, торговый дом оплачивает перевозку, а погрузку товара осуществляет производственная площадка. В этом случае первый титул подписывает юридическое лицо, которое осуществляет погрузку готовой продукции.

Если документы подписывает не руководитель компании, ответственному сотруднику потребуется оформить квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность (МЧД).

Шаг 3. Выберите оператора ЭТрН

Для обмена электронными перевозочными документами потребуется оператор ЭДО — Контур, Saby (СБИС) или другие.

При выборе оператора обратите внимание на несколько факторов:

• наличие интеграций с используемой учетной системой;
• удобство работы для логистов и водителей;
• возможность подключения перевозчиков;
• техническую поддержку;
• опыт работы с электронными перевозочными документами.

Важно учитывать не только собственные потребности компании, но и готовность контрагентов работать через выбранное решение.

Шаг 4. Проверьте готовность IT‑инфраструктуры

Перед запуском ЭТрН оцените, насколько внутренние системы вашей компании технически готовы к обмену электронными документами.

Что нужно сделать в первую очередь:

1. Аудит ИТ‑инфраструктуры предприятия. Важно объективно оценить ресурсы вашего внутреннего IT‑отдела — ERP- и TMS‑системы, складского учета, интеграций с перевозчиками и электронного документооборота.
2. Деление проекта на этапы. Лучше разделить внедрение на два этапа: базовый — что будет сделано до 1 сентября, чтобы запустить ЭТрН в установленные законом сроки, эталонный — что будет реализовано при дальнейшей работе.

Далее подготовьте матрицу готовности систем — оцените, что уже сделано и что находится на стадии подготовки.

Шаг 5. Обновите договоры с перевозчиками и экспедиторами

Переход на ЭТрН требует корректировки договорной базы. В документах рекомендуется закрепить:

• обязанность сторон работать с ЭТрН;
• порядок подписания титулов;
• ответственность за несвоевременное подписание документов;
• порядок действий при сбоях и нестандартных ситуациях;
• требования к использованию электронных подписей.

Отдельно укажите обязанность перевозчиков обеспечивать водителей доступами к электронной системе — для подписания документов во время рейса.

Шаг 6. Проведите пилотный запуск ЭТрН

Даже если система электронных накладных настроена, запускать ее на весь объем перевозок рискованно — безопаснее начать с пилотного проекта.

Для тестового запуска достаточно выбрать несколько перевозчиков и протестировать полный цикл работы:

• формирование ЭТрН;
• подписание титулов;
• работу мобильных приложений;
• передачу статусов между системами;
• завершение перевозки.

Если пилотный запуск проходит успешно, продолжайте перевод всех перевозчиков на электронный документооборот, не дожидаясь крайнего срока — 1 сентября 2026 года.

Шаг 7. Подключите контрагентов заранее

Чем раньше контрагенты начнут подключаться к новому формату работы, тем меньше вероятность сбоев системы после массового запуска ЭТрН.

Тестовый запуск помогает выявить не только технические проблемы, но и организационные вопросы, которые невозможно увидеть на этапе планирования — неготовность контрагентов или иные непредвиденные факторы.

Главное

Переход на ЭТрН — это прежде всего организационный проект. Компаниям необходимо заранее определить ответственных, описать процессы, подготовить IT‑инфраструктуру, обновить договоры и провести пилотное тестирование.

Такой подход позволит избежать спешки и снизить риски перед обязательным переходом на электронные накладные.