ЭТрН в логистике: как подготовить персонал к обязательному ЭДО в 2026 году

Зачем нужны ЭТрН

ЭТрН — привычная транспортная накладная, только в цифре. По сути, это пакет XML‑файлов или титулов. Их подписывают все участники перевозки груза: грузоотправитель при отправке, перевозчик при приёмке, грузополучатель при получении. Для подписи используют УКЭП, для которой нужны специальные доверенности — МЧД. Вся информация попадает в ГИС ЭПД и доступна надзорным органам. Это значит, что «дооформить» документы задним числом или исправить накладную без следа уже не получится.

До сентября года компании сами выбирали, как им работать: с бумагой или цифрой. С того момента, как поправки к закону заработают, ЭТрН станет единственным допустимым вариантом. Цель полного перехода на цифру — убрать серые схемы, споры и упростить налоговый контроль. Помимо этого, у экспедитора появится конкретный статус и обязанности участника перевозки. Роль простого посредника он больше играть не будет.

Плюсы от введения ЭТрН

Для специалистов по логистике цифра обеспечивает прозрачность логистической цепочки на всех этапах. Статус груза, подтверждение приёмки, геолокация, факт доставки отражаются в системе по мере того, как каждый участник подписывает свой раздел накладной. Кроме того, это экономит время. Продуктивность ваших сотрудников возрастает.

Почему бизнесу надо готовиться сейчас

Эксперты НЦПО предупреждают: до дедлайна надо успеть организовать переход и отладить новые рабочие процессы. Откладывать это не стоит. Если вы начнете перестраивать работу в последний момент, есть риск опоздать с подключением к ГИС ЭДО, не успеть настроить учетную систему, делать ошибки из‑за неподготовленного персонала. Кроме того, можно сорвать сроки по договорам. Ваши партнеры или клиенты, которые стали работать с ЭТрН раньше, физически не смогут сотрудничать с вашей компанией. За отсутствие цифровой накладной предусмотрены санкции по КоАП.

Что надо сделать:

• подключиться к оператору ЭПД, чтобы можно было формировать и подписывать ЭТрН через Личный кабинет;
• сделать УКЭП и МЧД для специалистов подразделений, которые будут подписывать титулы;
• собрать документы и зарегистрироваться в ГосЛог до 1 мая, если вы работаете как экспедитор;
• обучить специалистов подразделений работать с ЭТрН, чтобы они не допускали ошибки после 1 сентября.

На обучение надо направить тех, кто будет подписывать титулы. Это бухгалтеры, так как они занимаются учетом выручки и отчетностью для ИФНС, а также специалисты по логистике. Дополнительно можно обучить и менеджеров, которые занимаются аналитикой. В Личном кабинете они смогут просматривать статистику. Для подготовки достаточно краткосрочных курсов повышения квалификации. Обратите внимание, что для бухгалтеров и логистов они разные. Программа должна учитывать функции специалиста.

Штрафы за нарушения требований