Кейс BAR creative agency: как перенести в Kaiten 200 клиентских проектов и не сойти с ума

Смена таск‑трекера — задача не из легких. Теперь представьте, что в новое пространство необходимо перенести несколько лет жизни крупного креативного агентства, при этом не останавливая текущие рабочие процессы.

Гуд бай, Notion!

BAR creative agency — известное в России и за рубежом креативное агентство, с крупными клиентами в портфеле и большим количеством сотрудников, среди которых аккаунт‑менеджеры, креаторы, SMM‑щики, копирайтеры, дизайнеры и не только.

Шаг 1. Под проект собирали отдельный юнит из наших специалистов. С клиентом напрямую общался аккаунт‑менеджер, который передавал задачи и требования коллегам.

Шаг 2. Отдельная страница была создана под документооборот. Здесь хранились договоры, акты, сведения о клиентах.

Шаг 3. Для клиента заводили отдельную страницу в Notion, где создавали канбан‑доски со столбцами, куда добавляли задачи.

Шаг 4. Задачи по проектам ставились в формате карточек, куда прикрепляли материалы, необходимые для работы — например, брендбуки, логотипы, презентации.

Шаг 5. Сотрудники переписывались и тегали друг друга в карточке, а не в чатах в мессенджере — так важные сообщения не терялись.

Работать в Notion было удобно — все задачи, документы и материалы хранились в одном месте. Важно, что многие поля интерфейса были кастомными — настроены под нужды агентства.

Но в сентябре 2024 года Notion закрыл доступ для пользователей из России. Платформа продолжила работать с VPN, но возник серьезный риск, что ее дальнейшее использование будет невозможно даже в таком формате, и мы потеряем годы наработок. Договор с ними у нас завершался в середине декабря, поэтому было принято решение найти до этого момента альтернативу и осуществить переезд.

Привет, Kaiten!

1. Российский таск‑трекер — он точно не уйдет с рынка, а снова переезжать спустя некоторое время нам не хотелось.
2. Оптимальная стоимость — в Kaiten несколько тарифных планов, цена за одного пользователя начинается от 420 рублей в месяц и не меняется при скачках валют. В Notion мы платили 4 000 $ долларов, а сумма в рублях зависела от курса. Вдобавок Kaiten легко оплатить из России.
3. Безопасность данных — серверы защищены на уровне Tier III, также у сервиса есть сертификат безопасности от Минцифры. Это важно, поскольку у нас хранятся юридические документы и конфиденциальные данные клиентов и партнеров.
4. Удобный интерфейс — работа в таск‑трекере выстроена вокруг интуитивно понятных канбан‑досок, которые уже нами использовались.

Один переезд равен двум пожарам

Переход на новый таск‑трекер был непростым. В Notion мы хранили большой объем данных, около 200 папок — чтобы все это перенести, потребовалось много времени. Сложности добавил и высокий сезон клиентских проектов, остановить работу по ним было невозможно. В итоге переезд занял у нас почти три месяца с момента первого взаимодействия с командой Kaiten, вплоть до декабря.

Переездом занималась я с командой из четырех сотрудников. Данных у агентства было настолько много, что мне пришлось покупать отдельный жесткий диск

Ноутбук просто не справлялся с такой нагрузкой при импорте — перегревался, зависал и выключался. Чтобы перенести данные, мы подключили демо‑версию Kaiten — решили протестировать сервис, прежде чем покупать лицензию. В пробном периоде были доступны все модули и функции без ограничений, а также можно добавить любое количество пользователей. Демо‑версию дают на 14 дней, но (снова спойлер!) нам продлевали ее несколько раз из‑за проблем импортом.

Расскажу, как проходил переезд, на примере страницы с документооборотом — только их мы переносили две недели. Чтобы ускорить процесс, импортировали не все данные разом, а сначала провели тестовый переезд нескольких страниц. Для переноса использовали Convertinator — специальное приложение от Kaiten.

Мы думали, что так же сможем за один раз импортировать все страницы, но нас ждал сюрприз. Одна за другой возникали технические проблемы.

На этапе экспорта из Notion данные просто не скачивались полностью — даже спустя день загрузка продолжалась. Тогда я решила выбрать несколько отдельных страниц, чтобы проверить, как они будут скачиваться. В этот раз все прошло быстрее — данные загрузились за пару часов.

Тогда мы поняли, что проблема возникает из‑за большого объема данных. Стали импортировать кусочками по 1 ГБ — процесс долгий, но это в итоге помогло. Изменение формата через Convertinator прошло гладко, а на этапе с Яндекс Диском вновь появились сложности. Загрузка прерывалась на отметке 99% и выдавала ошибку.

Мы долго решали проблему с менеджерами техподдержки Kaiten, они постоянно были с нами на связи в отдельном чате мессенджера

Вместе перепробовали много решений, например, разработчики несколько раз дорабатывали версию Convertinator, а сотрудники саппорта запрашивали у нас экспортированные файлы, чтобы найти в них ошибки.

В итоге перенести документы удалось, хотя мы потратили на это гораздо больше времени, чем планировали. Но появилась новая проблема: страницы отображались неправильно — буквально одним столбцом. Пришлось переделывать логику группировки вручную в каждой карточке. Позже по аналогии с документами мы перенесли проекты и отделы.

После переезда осталось научить сотрудников работать в Kaiten. Для этого мы провели общий созвон, где аккаунт‑директор агентства показала, как пользоваться сервисом, как устроены карточки, где хранятся документы, а дополнительно мы разработали для коллег инструкцию по навигации.

Что изменилось

В Kaiten под каждого клиента отведено отдельное пространство. Это удобнее, чем в Notion, где под клиента мы создавали всего одну страницу.

Благодаря Kaiten мы поняли, как усовершенствовать нашу систему управления задачами. После перехода оказалось, что в Notion у нас было много лишних элементов: например, в карточках мы создавали кастомные поля, аналоги которых уже предусмотрены среди стандартных полей.

В Kaiten набор функций шире, чем в Notion. Удобно, что есть типы карточек, которые можно создавать под разные доски. Например, у нас есть доска для маркировки рекламы — под нее мы создали тип карточки с определенными полями. Также есть типы карточки под разные документы.

Мы не жалеем, что перешли на Kaiten. Постепенно во всем разбираемся и теперь не переживаем, что он тоже уйдет с российского рынка, и придется проходить этот сложный путь снова.

Kaiten — инструмент для управления задачами, проектами и командами