Как мы используем Kaiten для организации частных ремонтов с 2022 года: опыт Kim Building Buro

Управлять процессами в строительно‑ремонтной сфере непросто — нужно одновременно вести десятки задач и взаимодействовать с разными подрядчиками. Для этого нужен надежный сервис.

Выбрали гибкое решение с привычными функциями

Мы узнали о том, что Asana уходит из России одними из первых и сразу же начали думать, как теперь навести порядок в рабочих процессах. Я рассматривал только отечественные решения — мне было важно, чтобы там были:

1. Диаграмма Ганта. На стройке важно максимально дотошно планировать все этапы, а также вести график поставки материалов на объекты. Мы активно использовали визуализацию в Asana и знали, что она помогает ничего не упустить.
2. Гибкие настройки. Хотелось, чтобы прорабы могли прямо в карточке планировать работу — например, рассчитать стоимость материалов. Мы искали решение с возможностью добавить поля и формулы для учета расходов и доходов на проекте.
3. Фильтрация. Удобно, когда можно отсортировать карточки по одному объекту, посмотреть все незавершенные задачи или оценить занятость конкретного руководителя проектов.
4. Автоматизация. Нам было нужно, чтобы при открытии карточки к ней автоматически подтягивался чек‑лист для прораба.

Я изучил российский рынок и остановился на Kaiten, потому что там можно было гибко настраивать процессы.

Переносили данные из Asana в Kaiten 1,5 месяца

Когда мы переезжали на Kaiten, там еще не было автоматического переноса задач из других сервисов. Пришлось мне с коллегой вручную выгружать все задачи через CSV → редактировать данные в Excel → и также через CSV загружать информацию в Kaiten.

Работа заняла полтора месяца, но мы не сдались и дошли до конца. А через пару недель в Kaiten добавили инструмент для импорта — я подумал: «Где вы были раньше?»

Смогли организовать ведение проектов в Kaiten практически как в Asana

Изначально Asana сильно отличается от Kaiten по формату отображения досок и карточек. Но диаграмма Ганта очень похожа — с нее мы и начали структурировать проекты.

Для каждого проекта создаем отдельный таймлайн, к которому привязываем доски: с планом работ, необходимыми материалами и инструментами, а также личными карточками мастеров и прорабов.

Привязываем к таймлайну информацию о проекте — дизайн‑проект и расчет стоимости.

В конце стройки собираем карточку объекта. Туда добавляем всю необходимую информацию для заказчика, например, имена ответственных подрядчиков или рекомендации по уходу за материалами. Готовую карточку отправляем в виде ссылки.

Назначаем задачи, планируем ресурсы и контролируем сроки — всё в одном сервисе

Все проекты собираем в «Сводную» папку. Задачи в ней разделены на четыре группы: «Этапы работ», «Чистовые материалы», «Личные задачи» и «Учет инструментов». Это позволяет нам быстро проанализировать на каких объектах, что происходит.

Например, ко мне пришел мастер и говорит, что ему нужна работа. Я захожу в «Сводную», отфильтровываю все незавершенные задачи и смотрю какие у нас есть работы по плитке или малярке.

Что еще используем?

Также, каждая карточка по умолчанию содержит ссылку на формулу расчета чернового материала. Как работает формула:

1. Вручную вводим стоимость работы и закупки материалов.
2. Маржа и доход прораба рассчитывается автоматически.

Учет инструментов. Тоже ведем в формате карточек. Например, если руководитель проекта возьмет на объект пылесос или шуруповерт, он фиксирует это на доске. Благодаря этому, через «Сводную» в любой момент можно узнать, где какой инструмент находится.

Аналитика. Мы не используем стандартные отчеты Kaiten. В стройке слишком много этапов — ключевую информацию удобно смотреть на интерактивных досках. Вот, например, как мы контролируем дедлайны.

До начала проекта мы обязательно планируем срок, за который мастера должны выполнить все работы. Нам важно держать руку на пульсе и в любой момент понять на каком объекте мы опережаем график, а где отстаем.

Для этого, одновременно с таймлайном проекта создаем базовый план, где фиксируем сроки. Руководитель проекта может в любой момент зайти и проверить, есть ли на его объекте отставание.

Планируем все детали стройки в одном месте, нам нравится

Мы целый год работали только на базе Kaiten — вели проекты, рассчитывали стоимость материалов и обучали сотрудников, создавали чек‑листы.

Сводные доски, таймлайны, типы карточек — все это мастхев для строительной фирмы, помогает ничего не забыть и нигде не накосячить. При этом Kaiten достаточно простое решение для руководителей проектов. Они открывают доски и понимают как нужно выстроить работу на проекте с учетом ресурсов компании и заказчика.

Редактор: Дарья Лебедева