Централизовать или делегировать: где теряются деньги без прозрачности

Ситуация, когда бизнес теряет деньги без видимой на то причины — нередкое явление. Финансовый отчет не всегда поможет разобраться в проблеме, поэтому необходимо смотреть на текущее положение дел. В реальности потери прибыли кроются в «мелочах»: закупка одной позиции товара по разной цене, долгое согласование, продолжительное время неисполнения срочных заявок и др. Решение проблемы есть — настройка централизованного управления операционной деятельностью и делегирование определенных полномочий персоналу.

Решения для автоматической централизации и делегирования

Чтобы не терять контроль, важно выстраивать процессы, включающие:

• проведение и согласование крупных сделок;
• соблюдение единого регламента согласования;
• отслеживание скорости принятия решений;
• контроль децентрализованных заявок.

Автоматизировать эти задачи помогают современные цифровые системы.

Планум — гибкая система для интегрированного бизнес‑планирования, в том числе автоматизации бюджетирования и аналитики, консолидации и интеграции корпоративных данных. При его использовании можно автоматизировать утверждение бюджетных лимитов и контроль расходов введением режима расходов «план‑факт». Благодаря этому можно оценить эффективность централизованного контроля расходов бюджета и исполнение персоналом, делегированных ему полномочий.

Aспро.Cloud — облачная CRM‑система, позволяющая автоматизировать различные бизнес‑процессы компании. Сервис «централизирует» процесс закупки в единой базе, и отражая, каждый ее этап в одном инфопространстве. Путем исключения махинаций со сделками, в том числе дробления и ошибок в документах превышение расходов минимизируются или исключаются полностью.

Майснаб — платформа обеспечивает сквозную автоматизацию процессов снабжения в сфере строительства: от формирования заявки и проведения закупочных процедур до финальной приемки товара на складе. В результате значительно сокращается объем ручного труда и минимизируется количество ошибок.

Cинтека — цифровая система, которая решает проблему автоматизации службы снабжения и складского учета в строительных компаниях. Ее функционал позволяет централизировать цикл закупки путем автоматизации контроля за ним. Программа автоматически формирует тендерные листы, сравнивают коммерческие предложения и показывают актуальные статусы сделок.

MDAudit — платформа, позволяющая контролировать стандарты рабочего процесса и управления персоналом в режиме реального времени. Программа помогают оценить эффективность исполнения полномочий, делегированных работнику с помощью регулярного аудита операционной деятельности. Автоматизация проверок позволяет: оценивать соответствие регламентам, контролировать устранение выявленных нарушений и управлять рабочим процессом.

Imredi — cистема позволяет контролировать соблюдение стандартов и принимать управленческие решения на основе показателей. С помощью платформы можно вести контроль работы персонала, в том числе с целью проверки результативности, например, руководителя подразделения, которому делегированы новые полномочия. Такой подход реализуется через цифровизацию аудита с применением электронных чек‑листов, удаленного фотоконтроля и автоматизированной аналитики полученных данных.

Где централизация окупается

Обращение с большими оборотами средств тянет за собой риск их бесконтрольной растраты. В такой ситуации помогает централизация всех денежных потоков, которая работает безотказно в следующих процессах:

1. Крупные закупки. Распространенное явление: для обхода установленных лимитов бюджета большую сделку дробят на несколько мелких. В результате — превышение расходов. Консолидация закупок в единой платформе устраняет эту проблему, и позволяет взять под контроль финансовые потоки и повысить экономию.
2. Применение единого регламента согласования. Ситуация, когда менеджер указывает в заявке наименование позиции «Болт М10х20», а другой — «Болт 10/20» может привести к закупке лишнего товара, а бухгалтерия не сможет правильно провести оплату поставщику. Внедрение общей информационной базы снижает количество подобных ошибок.

Где делегирование выгоднее (при прозрачности)

Необходимость наделения подчиненных полномочиями вызывает у руководителя определенные опасения. Но без этого могут серьезно пострадать бизнес‑процессы — теряются скорость и гибкость их проведения. Например, в сфере строительства делегирование положительно отражается на:

1. Скорости принятия необходимых решений на местах. Начальника уполномочили согласовывать и утверждать оперативные заявки, например, для приобретения расходных материалов (бетонная смесь, гипсоклей, крепежные элементы и др.) на строительно‑монтажный отдел. Результат — снижение времени на работу с закупками и повышение личной ответственности руководителя.
2. Контроле за децентрализованными заявками. Начальнику строительно‑монтажного отдела делегированы полномочия, но их исполнение контролируется через систему. В ней прораб видит границы выделенного бюджета на отдел и статусы утвержденных заявок. Результат — устранены невидимые риски денежных потерь от деятельности уполномоченного работника.

Автоматизация отслеживания эффективности делегирования возможна с помощью сервисов Майснаб и Cинтека. Функционал систем позволяют автоматически управлять циклом закупки, в том числе отслеживать время исполнения каждого этапа, формировать и согласовывать заявки, взаимодействовать с поставщиками и контролировать поставки.

Минимальный набор контроля: без лишней бюрократии

При внедрении прозрачности через централизацию и делегирование под контроль берутся следующие элементы бизнес‑процессов.

План‑факт и лимиты. Внедряется IT‑решение, которое автоматически сравнивает плановые и фактические расходы по проектам или ЦФО (центр финансовой ответственности), и предупреждает, если ожидается превышение лимита расходов. Реакция следует по факту, а не «в конце квартала». Такими возможностями обладает сервис Планум. Он использует функции бюджетирования и прогнозирования, анализа расходов и учета доходов.

Регулярный аудит. Внутренние проверки процессов предоставляют информацию о соблюдении стандартов, с помощью которой нарушения оперативно выявляются и устраняются. Внешний контроль дает независимую оценку работы «полевых» команд.

Автоматизация постоянного мониторинга реализуема с помощью платформ Imredi и MDAudit. Их использование позволяет планировать аудит, оценивать риск появления нарушений и управлять задачами.

Типовые утечки денег: куда смотреть в первую очередь

Внебюджетные заявки и согласования в чатах. Закупки, которые не обеспечены бюджетом, устные «договоренности» по телефону и письменные в мессенджерах с контрагентом — признаки частого перерасхода средств.

Дробление закупок и «свои» поставщики. Постоянные заказы у одного поставщика без аукциона и разделение крупных сделок на мелкие относятся к верным признакам не лимитированной растраты финансов.

Долгие согласования. Без консолидации необходимых данных, согласование самой незначительной заявки растягивается на недели. Персонал тратит время впустую, а компания теряет деньги.

«Сетка» ответственности: кто за что отвечает

Для определения ответственных работников достаточно прописать следующую матрицу:

1. Кто составляет заявку? (например, менеджер)
2. Кто утверждает? (например, руководитель отдела)
3. Кто исполняет? (например, снабженец)
4. Кто контролирует итог? (например, финансовый директор)

На каждом уровне необходимо определить финансовые ограничения, в пределах которых каждый из ответственных распоряжается бюджетом. Например, при заявке до 50 000 руб. — решение принимает руководитель отдела, а если сумма выше, то требуется виза вышестоящего начальника.

Указанный подход упрощает и делает прозрачнее контроль за бюджетом и дисциплинирует руководящий состав компании.

Метрики для руководителя: что смотреть раз в месяц

«Бесконечное» количество показателей могут не отражать текущей ситуации в бизнес‑процессах и вводить руководителя в заблуждение. Для оценки обстановки достаточно отслеживать следующие метрики:

1. Процент отклонения плана от факта по ЦФО или проектам. Показывает насколько точен процесс планирования расходов.
2. Доля заявок сверх лимитов на расходы. Отражает уровень финансовой дисциплины в команде.
3. Экономия при проведении открытых и конкуретных закупок. Прозрачность поставок снижает вероятность финасовых манипуляций в этом процессе.
4. Доля операций «в обход» ERP. Чем она меньше, тем больше финансовых потоков находится под контролем.
5. Выявленные нарушения и скорость их устранения. Показывает, как быстро компания исправляет ошибки.

Короткий план внедрения

Диагностика. Проводится инвентаризация всех информационных баз, утвержденных регламентов и стандартов и запускается пилот «прозрачности» в ключевых процессах одного отдела или филиала.

Внедрение. Настраивается контроль лимитов по расходам. Процесс закупок делается сквозным: каждый этап возможно отследить в режиме онлайн.

Анализ и масштабирование. Проводится аудит «до/после», фиксируются изменения в положительную сторону. Успешный результат распространяют на другие подразделения.

Итог

Ключевой принцип прозрачности заключается в балансе централизации и делегирования. Контроль обязателен для рисковых финансовых потоков: крупные закупки, бюджетирование, денежные операции. Выработка решений по остальным процессам перепоручается подчиненным из числа руководителей, но под цифровым «присмотром». Прозрачность процессов снижает финансовые потери и делает бизнес одновременно гибким и управляемым.